Vie privée et protection des données

Ce modèle régit l'utilisation volontaire d'appareils privés (BYOD) à des fins professionnelles. Le BYOD permet aux employés de travailler de manière flexible et productive (mobile, hybride) avec leurs appareils qui leur sont familiers et actuels. Ce modèle vise principalement à définir les rôles et les responsabilités et à garantir la sécurité des informations.

Cette policy définit la manière dont l'entreprise traite les données personnelles qu'elle a collectées et obtenues par l'utilisation de cookies et de technologies similaires.

Après la mise en oeuvre du règlement général sur la protection des données, il conviendra également de tenir compte du risque que le traitement des données à caractère personnel ne se déroule pas comme prévu, et plus exactement du risque de violation de données à caractère personnel.La procédure décrite dans ce document consiste en des lignes directrices visant à aider l'entreprise.

Ce document est un modèle pouvant être utilisé pour informer le candidat travailleur / le postulant de l'acquisition, l'utilisation et la gestion de ses données à caractère personnel dans le cadre d'une procédure de recrutement et de sélection au sein de la société où il postule.

Cette politique régit la manière dont l'entreprise traite les données personnelles qu'elle a collectées et obtenues via l'Internet et la manière dont elle traite ces données. Si votre site web utilise des cookies et des technologies connexes, votre entreprise devra mettre en œuvre ce modèle ainsi que celui de " Politique relative aux cookies " (cfr. n° 22).

Un système d'alerte professionnelle est un système instauré par une organisation publique ou privée et permettant à des individus de dénoncer certains faits qu'ils estiment contraires à la législation ou aux règlements applicables. L'UE a vu la nécessité d'une directive sur la dénonciation UE2019/1937 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union. Cette directive est transposée en droit belge le 28 novembre 2022 (Loi relative à la protection des persones qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatés au sein d'une entité juridique du secteur privé. Ce modèle tient compte de ces nouvelles dispositions légales et peut être utilisé pour informer les employés de la procédure en vigueur dans l'entreprise et de leurs droits et obligations. La loi s'applique aux entreprises suivantes : A partir du 15 février 2023 pour les entreprises de 249 employés ou plus A partir du 17 décembre 2023 pour les entreprises de 50 à 249 employés Cette législation ne s'applique donc pas aux entreprises de moins de 50 employés (sous réserve d'exceptions telles que le secteur financier).

Ce modèle contient des exemples de clauses d'information générales concernant l'utilisation de données à caractère personnel à des fins de "gestion de la clientèle et de marketing direct", à des fins de "marketing direct" uniquement et à des fins de" gestion des fournisseurs".

Ce document reprend les délais de conservation de différents document établis en vertu du droit des sociétés, du droit social, de la législation fiscale, comptable et relative au bien-être.

Le GDPR a pour but de permettre à chaque individu de contrôler l'utilisation de ses données à caractère personnel. Dans cette optique, le GDPR prévoit différents droits, tels qu'un droit d'accès aux données à caractère personnel propres. Ce document contient des explications concernant ce droit et la portée de celui-ci. Il contient également une procédure permettant de vérifier si le demandeur est bien la personne qu'il prétend être ainsi qu'un modèle de lettre pouvant être utilisé pour répondre à une telle demande.

En vue de prévenir et de constater les vols, un employeur peut juger opportun de permettre des contrôles de sortie des travailleurs quittant l'entreprise ou le lieu de travail. Cette politique fixe les règles concernant les contrôles de sortie effectués par l'employeur. Il est en effet essentiel que les travailleurs connaissent leurs droits en cas de contrôles de sortie et les limites dans lesquelles l'employeur peut les effectuer. Les contrôles de sortie doivent toujours être effectués conformément à la convention collective de travail n° 89 du 30 janvier 2007 concernant la prévention des vols et les contrôles de sortie des travailleurs quittant l'entreprise ou le lieu de travail (la "CCT n°89").

Ce modèle de " politique de protection des données " décrit la manière dont l'entreprise/l'organisation gère le traitement des données à caractère personnel: quelles données à caractère personnel sont traitées, à quelles fins, à qui sont-elles transférées, quels sont les droits des personnes concernées, ... Il reprend la politique de l'entreprise (ou du groupe d'entreprises) en matière de protection des données.

Ce modèle a été rédigé pour informer les travailleurs sur l'utilisation et la gestion de leurs données à caractère personnel dans le cadre de leur relation de travail avec leur employeur. Ce modèle d'annexe au règlement de travail reprend les obligations des travailleurs en matière de protection des données à caractère personnel.

Ce modèle de note d'information a été rédigé pour informer les travailleurs sur l'utilisation et la gestion de leurs données à caractère personnel dans le cadre de leur relation de travail avec leur employeur.

Ce questionnaire a été rédigé afin de vous permettre de déterminer si le sous-traitant auquel vous faites appel (et qui traite donc des données à caractère personnel selon vos instructions) a mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (le sous-traitant est donc un prestataire de services tiers, tel qu'un secrétariat social chargé du traitement des salaires ou un fournisseur de services cloud).

Lorsqu'un responsable du traitement confie à une autre organisation (un sous-traitant) une mission impliquant le traitement de données à caractère personnel, un contrat de sous-traitance doit être conclu.P. ex. traitement de données à caractère personnel par un secrétariat social, un fournisseur de services cloud, etc.

Le GDPR met l'accent sur l'obligation de documentation et le principe de responsabilité qui s'appliquent dans le cadre du traitement de données à caractère personnel. La tenue d'un registre constitue une obligation importante à cet égard. Agoria a élaboré un modèle de registre clair et simple d'utilisation.

De nombreuses entreprises utilisent des photos de leurs travailleurs pour diverses raisons (badge d'accès, intranet, site web,…). D'autres utilisent les photos de leurs travailleurs dans le cadre de campagnes publicitaires. Cependant, lors de la réalisation et de la diffusion de photographies, il convient de tenir compte du respect de la vie privée de la personne concernée, d'une part, et du " droit à l'image ", d'autre part. Ce modèle peut être utilisé pour obtenir le consentement de vos travailleurs en vue de l'utilisation d'enregistrement vidéo et de photos les représentant.

Le droit de l'employeur de contrôler l'utilisation du courrier électronique et de l'internet par le travailleur est réglementé par la CCT n° 81 du 26 avril 2002 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l'égard du contrôle des données de communication électroniques en réseau. Ces règles fixent un certain nombre de règles concernant l'utilisation de ces moyens de communication. En effet, il est très important que les travailleurs sachent comment utiliser ces moyens de communication, comment l'employeur peut (si nécessaire) contrôler leur utilisation et quelles sanctions peuvent éventuellement être prises en cas d'abus. Ce document contient une note explicative pour l'employeur et un modèle de règles de conduite à l'attention des travailleurs.

Nombreuses sont les entreprises à équiper le lieu de travail de caméras et ce, pour diverses raisons: sécurité du personnel, protection des biens contre le vol, contrôle du travail des travailleurs,… Les règles en matière de surveillance par caméras sont fixées dans la CCT n° 68 du 16 juin 1998. Ce modèle d'annexe au règlement de travail a pour but d'informer les travailleurs sur les finalités et les conditions de l'utilisation de caméras sur le lieu de travail.

Le respect de la confidentialité et de l'intégrité des données à caractère personnel est un principe fondamental du GDPR. La confidentialité peut être garantie au moyen de mesures de sécurité techniques et physiques, mais peut aussi être imposée au moyen d'une clause de confidentialité dans le contrat de travail et/ou le règlement de travail. Ce modèle contient quelques clauses relatives à l'obligation de confidentialité.

La présence d'un GPS dans le véhicule de société permet à l'employeur de déterminer où se trouve le travailleur pendant ses heures de travail. Ce modèle peut être utilisé à l'attention des travailleurs dont les données de localisation sont traitées.

L'utilisation de l'internet, des logiciels et des applications est devenue indispensable sur le lieu de travail. Grâce à l'internet, l'intelligence artificielle ("IA") fait également son apparition sur le lieu de travail. Ces lignes directrices visent à sensibiliser les employés au potentiel de l'intelligence artificielle en tant qu'aide dans leur travail au quotidien, mais aussi à ses limites et à ses risques. Ce document propose également des lignes directrices pour une utilisation responsable et éthique de l'intelligence artificielle.