Meer kandidaten over de vloer dankzij sterke employer branding: zo doet HiveCPQ het

Wie is HiveCPQ en wat doen jullie?
Frederik: “HiveCPQ biedt Configure Price Quote-software aan voor productiebedrijven die werken met een distributienetwerk. Ons team bestaat uit dertig voltijdse medewerkers. We zijn ontstaan in 2017 en werken vanuit Gent.”

Vanwaar de nood om werk te maken van jullie employer brand?
Frederik: “Toen Aude eerst naar mij kwam met de boodschap dat we aan ons employer brand moesten werken, was ik wat sceptisch. Maar toen we wat later plots een achttal nieuwe mensen nodig hadden, beseften we dat we er echt wel aandacht aan moesten besteden.”

Aude: “Ons team had veel werk, dus ik moest op korte termijn geschikte kandidaten vinden. We zitten midden in the war for talent, en als IT-bedrijf zijn we dan nog eens vaker op zoek naar zeldzame profielen zoals developers en engineers. Ook hebben we mensen met ervaring nodig. Dat bleek een moeilijke zoektocht, zeker als je geen groot bedrijf zoals Google of Microsoft bent. We hadden weinig instroom op onze vacatures, en zelf potentiële kandidaten benaderen is heel tijdsintensief. Mensen vinden dat trouwens vaak opdringerig. Daarom wilde ik op de lange termijn een instroom creëren waarbij mensen ons kennen en aan ons denken wanneer ze op zoek zijn naar een nieuwe job. Daarnaast hadden we nog geen vastgelegd wervingsproces, en om op lange termijn problemen te vermijden wilden we daar ook werk van maken.”

Hoe zijn jullie aan de slag gegaan?
Aude: “We gingen direct op zoek naar geschikte partners, en kwamen terecht bij Agoria. We waren al lid en wisten dat ze veel expertise hadden. We namen contact op met Agoria's Employer Branding Expert Sanja Chen en hebben samen met hem en enkele teamleden een workshop gedaan waarin we onze Employee Value Proposition bepaald hebben. We vonden het essentieel om in team te doen, zodat het consistent is en intern gedragen wordt.

Vervolgens stelden we ons de nodige vragen over ons werkgeversmerk: wie zoeken we precies? Wat zijn de verschillen tussen een senior en junior profiel? Wat verwachten kandidaten? Wat maakt HiveCPQ uniek? Sanja gaf ons een kader en ideeën, en we haalden veel waardevolle inzichten uit deze workshop.

Verder betrokken we HR-consultancybureau Happy Humans, die ons nog meer advies gaven over onder andere welzijn op het werk en andere HR-onderwerpen. We merkten ook dat onze vacatures soms wat saai en onduidelijk waren, dus zij hebben ons ook geholpen om die te verbeteren. Verder gaven ze ons advies over onze nieuwe jobpagina, sollicitatiegesprekken, adverteren, jobbeurzen en meer.” 

Heb je naast de initiële workshop je team verder betrokken?
Frederik: “We zijn eigenlijk gestart met te checken hoe het staat met ons bestaande team. Want nieuwe mensen aantrekken is nodig, maar zorgen dat je bestaande team gelukkig is, is nog veel belangrijker. De kennis die het team in de loop der jaren opbouwt, is zo waardevol. Daarom willen we dat onze medewerkers tevreden zijn en blijven, en daarbij open kunnen communiceren over de zaken die ze minder leuk vinden. Ook dat aspect maakt deel uit van onze employer branding, en dat hebben we eigenlijk onbewust vanaf dag één opgebouwd.”

Aude: “Veel ideeën voor recruitment komen eigenlijk van het team zelf. Dat is leuk, want zo komen er dingen naar voor waar ik zelf niet aan gedacht had. Wanneer we een vacature open hebben staan, dragen de collega’s vaak iemand voor of delen ze onze social posts. We hebben een incentive waarbij medewerkers beloond worden als er dankzij hen iemand nieuw komt werken, maar zelfs zonder die incentive raden ze HiveCPQ aan bij vrienden.”

Met welke uitdagingen krijg je nog te maken?
Aude: “Het blijft een uitdaging om vrouwelijke profielen te vinden, zeker eens je een ‘mannenclubje’ opgebouwd hebt. Dat is nu eenmaal eigen aan de tech sector. Gelukkig is de balans tussen mannen vrouwen bij ons al veel meer in evenwicht, waardoor vrouwelijke kandidaten ook sneller voor ons kiezen.

Ook senior profielen vinden, is moeilijker dan junior profielen vinden en onboarden. Ze hebben veeleer al hun eigen manier van werken die moet passen binnen ons kader én ons team. Daarom werken we nu aan een nieuw initiatief om onze junior profielen snel te doen evolueren naar senior profielen, door een leerrijke omgeving te creëren waarin ze kunnen groeien, met een goede mix van uitdaging en ondersteuning.”

Frederik: “Een van de manieren waarop we dat doen is door onze juniors in een langlopend traject te koppelen aan ervaren freelancers, die we anders niet vast zouden kunnen aannemen. Je mag ook niet onderschatten dat jonge mensen veel verse ideeën binnenbrengen. Maar om ze naar een volgend niveau te krijgen, is die expertise van een ervaren profiel welgekomen.”

Welke initiatieven staan er nog op de planning?
Aude: “Ik wil graag nog interviews met het team afnemen voor artikels op de website over hoe ze hun job ervaren. Als ik op lange termijn mag dromen, dan zou ik graag een Instagramaccount opstarten om volop op employer branding te focussen, maar daar heb ik vandaag nog geen tijd voor. Ook wil ik meer op jobbeurzen staan; we hebben al veel contact met studenten maar ik zou graag vaste partnerships opzetten waarbij studenten bij ons op bezoek kunnen komen.”

Merken jullie al resultaten van jullie inspanningen?
Aude: “Inzetten op je employer brand is sowieso een langetermijnproject. Wel zien we dat we meer organische instroom hebben, waarbij mensen zelf naar ons komen. Dat zijn trouwens vaak mensen die heel goed matchen, zowel op vlak van skills als persoonlijkheid.”

Frederik: “Absoluut. Als we voorheen een vacature online plaatsten, hadden we niets van instroom. Nu hebben we dat wel, voor een groot deel dankzij het feit dat we een goed proces hebben en ons daardoor heel specifiek naar bepaalde profielen kunnen richten.

Heb je tips voor andere kmo’s die ermee aan de slag willen gaan of al mee bezig zijn?
Aude: “Zorg dat je met de juiste partner in zee gaat, iemand die meer ervaring heeft dan jijzelf. Denk daarbij ook aan een sterke digitale partner die snel kan schakelen om je website aan te passen of HR-experts die je kunnen helpen bij bijvoorbeeld video-interviews.

Frederik: “Ik zou zelfs nog een stap vroeger gaan: wees bereid erin te investeren. Je kan dromen van een groter team, maar je moet er mensen en budget op zetten. Zorg dat je geld aan de kant houdt om je website aan te passen, en investeer bijvoorbeeld in een fotograaf die de sfeer kan vastleggen. Want je kan wel vertellen dat je een leuke werkplek hebt, als je het niet toont, dan gelooft niemand je. Foto’s van teambuildings zijn trouwens ook fijn voor het team, dan hebben ze een herinnering aan die leuke momenten.” 

Aude: “Nog een tip: betrek je team. De HR-afdeling is afhankelijk van hun inzichten en feedback om op één lijn te zitten. Verder gaat het erom dat aanwerven een volledig proces is. Het start bij je employer branding, en gaat verder in je candidate experience: hoe ervaart een kandidaat je bedrijf en je wervingsproces, welk beeld straal je uit? Daarna moet je inzetten op een goede onboarding, en daarna moet je bewaken dat je team gelukkig blijft. Je proces mag niet eindigen vanaf ze getekend hebben.”

Frederik: “Verspil ook de tijd van je kandidaten niet. Ons eerste interview duurt standaard een kwartier: voelen we na vijf minuten dat er geen match is, dan ronden we af. Voelen we dat wel, dan praten we een halfuurtje. Het maakt niet alleen alles efficiënter voor jou en de kandidaat, het toont ook dat we weten wat we willen.

Nog een laatste tip, en ook een die we zelf hebben moeten leren: je bent aan het werven, of je bent niet aan het werven. Er is geen tussenweg. Als je een vacature post, dan moet je heel duidelijk weten hoeveel je bereid bent te betalen voor die functie en ervaring, dat het team akkoord is, dat de jobbeschrijving duidelijk is, … Je moet er volledig voor gaan. Als je dat niet doet, dan voelt een kandidaat dat, en dan is de kans groot dat je niet in je opzet slaagt. 

Hoe kijken jullie naar de toekomst?
Frederik: “Het belangrijkste is dat we ons proces schaalbaar gemaakt hebben. Als we morgen een grote golf nieuwe mensen zouden moeten aannemen, dan zou dat kunnen. We weten nu hoe het moet, wat ons in de toekomst nog veel zal helpen.”

Aude: “We krijgen zelfs aanvragen van goede kandidaten voor wie we momenteel geen job open hebben staan. Dat is fantastisch. Vanaf wanneer we de geschikte job hebben, bellen we hen direct op. En dat lijstje wordt trouwens steeds langer.”