In de strijd tegen absenteïsme, begint u best bij uw arbeidsreglement en wat het over dit onderwerp zegt. Zorg voor duidelijke regels die voldoen aan het wettelijke kader voor afwezigheden, zoals:

• Wie moet een werknemer inlichten over zijn afwezigheid wegens ziekte/ongeval?
• Hoe waarschuwen en wanneer?
• Welke regels gelden voor ziektebriefjes?

Houd bij uw regels voor ziekteverzuim in het arbeidsreglement ook rekening met de volgende punten. Heeft u opgegeven:

• dat dit ook geldt bij verlenging?
• dat de werknemer zijn verblijfplaats moet doorgeven?
• wat de regels zijn voor medische raadplegingen? 

Wanneer een werknemer laat weten dat hij of zij wegens ziekte afwezig zal zijn, stel dan de juiste vragen:

• Heeft de werknemer de procedure gevolgd die voorzien is in het arbeidsreglement/zijn contract om zijn afwezigheid te melden (onmiddellijk waarschuwen, op welke manier...)?
• Werden de mensen die gevolgen ondervinden van de afwezigheid verwittigd?
• Moet hier worden overwogen een controlearts te sturen?
• Levert de werknemer tijdig een attest in? Bevat dit ziektebriefje de verplichte vermeldingen?

Afwezigheid wegens ziekte en om dwingende redenen mogen niet met elkaar worden verward. Een werknemer moet weten dat hij of zij zich niet ziek kan/mag melden als bijvoorbeeld een familielid (zoals een kind) ziek is. In dat geval kan de werknemer mogelijks recht hebben om afwezig te zijn om dwingende redenen (maximaal 10 dagen/jaar), maar hij of zij is niet arbeidsongeschikt en ontvangt geen gewaarborgd loon. Die regels even in herinnering brengen, kan zeker geen kwaad.

Geef in uw interne berekening duidelijk aan wat onder “verzuim” wordt verstaan, om het probleem correct aan te kunnen pakken: welke rekenmethode heeft uw voorkeur? Vallen hier ook de arbeidsongevallen en beroepsziekten onder?

Er bestaan verschillende meetindicatoren om het verzuim te berekenen. Met name de Bradford-factor (aantal dagen verzuim x frequentie²) is een relevante indicator, omdat deze rekening houdt met de impact van frequente korte afwezigheden die de werking van de organisatie vaak sterk verstoren.

Hou rekening met de privacy en de vertrouwelijkheid van medische gegevens van uw werknemers. Als u zich afvraagt wat de redenen zijn voor de afwezigheid van een werknemer die regelmatig ziek is, is het belangrijk om te begrijpen dat deze werknemer niet verplicht is om (uitgebreide) details over zijn of haar ziekte te verstrekken. Wees ook discreet tegenover collega’s. De werknemer moet u alleen onverwijld op de hoogte stellen van zijn afwezigheid, tijdig een geldig ziektebriefje voorleggen (indien de wet dit vereist) en zich indien nodig laten onderzoeken door een controlearts (en die hiervoor op de hoogte stellen van zijn verblijfplaats als hij niet thuis is).

Het terugkeergesprek is een uitstekend middel om langdurige afwezigheden tegen te gaan. U kunt dan onderwerpen bespreken zoals de maatregelen die u kan nemen om de re-integratie goed te laten verlopen, waarbij u nagaat of de werknemer moeilijkheden ondervindt op het gebied van de werksfeer, de uitvoering van taken of het tempo. U mag echter geen medische gegevens (op)vragen.

Uw werknemers sensibiliseren over het ziekteverzuimprobleem kan helpen het bewustzijn te vergroten en in bepaalde gevallen zelfs tot veranderingen leiden. Zo kan u bijvoorbeeld overwegen om op basis van een objectief criterium (bijvoorbeeld alle werknemers boven een bepaalde Bradfordfactor) de betrokken werknemers te informeren over:

• cijfers met betrekking tot hun afwezigheid;
• de impact van deze afwezigheden (op de organisatie, op collega’s…).

Belangrijk: sensibiliseren betekent niet beschuldigen!

Respecteer altijd de vertrouwelijkheidsprincipes met betrekking tot medische gegevens en geef blijk van discretie tegenover andere werknemers.

Eén van uw medewerkers is al enkele weken of maanden onafgebroken afwezig wegens ziekte. Wat kunt u doen?

• Controleer of de werknemer zijn verplichtingen naleeft, zoals het tijdig verstrekken van een ziektebriefje en het melden van verlenging van de afwezigheid. Als dit niet het geval is, neem dan opnieuw contact op om de betrokkene aan zijn verplichtingen te herinneren.
• Bespreek een eventuele re-integratie met de werknemer. Als die zich daartoe in staat acht, kan bijvoorbeeld via deeltijdse arbeid om medische redenen (met toestemming van de medisch adviseur van zijn ziekenfonds) weer aan het werk gegaan worden. Ook kunt u als werkgever na 3 maanden ononderbroken arbeidsongeschiktheid een re-integratietraject starten, waarbij u samen met de Preventieadviseur-Arbeidsarts de mogelijkheden bespreekt.
• Indien de werknemer langer dan 9 ononderbroken maanden ziek is, kunt u ook een procedure van 'beëindiging van de arbeidsovereenkomst medische overmacht' overwegen. Hiervoor dient u contact op te nemen met uw Preventieadviseur-Arbeidsarts, die na onderzoek van de werknemer zal bepalen of al dan niet aan de voorwaarden is voldaan of dat andere opties (zoals re-integratie) moeten worden overwogen.