Juridisch

Dit model regelt het vrijwillig gebruik van privétoestellen (BYOD) voor professionele doeleinden. BYOD laat werknemers toe om met hun vertrouwde, actuele toestellen flexibel en productief te werken (mobiel, hybride). Dit model heeft voornamelijk tot doel de rollen en verantwoordelijkheden te regelen en de informatieveiligheid te waarborgen.

In deze policy wordt uiteengezet hoe het bedrijf omgaat met de persoonsgegevens die zij verzameld en verkregen heeft via het gebruik van cookies en gelijkaardige technologieën.

Na de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zal ook rekening gehouden moeten worden met het risico dat de verwerking van persoonsgegevens kan mislopen. De voorgestelde procedure in dit document betreft richtlijnen om de onderneming bij te staan.

U kunt deze template gebruiken om een kandidaat werknemer/sollicitant te informeren over het verkrijgen, het gebruik en het beheer van zijn/haar persoonsgegevens in het kader van een wervings- en selectieprocedure bij de firma waar hij/zij solliciteert.

In deze policy wordt uiteengezet hoe het bedrijf omgaat met de persoonsgegevens die zij verzameld en verkregen heeft via het internet en hoe zij deze gegevens verwerkt. Indien uw website cookies en aanverwante technologieën gebruikt, zal uw onderneming dit model samen met het model “cookie policy” (zie nr. 22) moeten implementeren.

Een klokkenluidersysteem is een systeem dat door een privé- of publieke organisatie wordt opgezet en dat individuen de mogelijkheid biedt om bepaalde feiten, waarvan zij menen dat deze strijdig zijn met de toepasselijke wetgeving of reglementen, te kunnen aangeven. De Europese Unie zag de noodzaak voor een klokkenluidersrichtlijn EU2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden. Deze richtlijn is in Belgische wetgeving omgezet op 28 november 2022 (Wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector). Dit model houdt rekening met deze nieuwe wettelijke bepalingen en kan gebruikt worden om de werknemers op de hoogte te brengen van de procedure binnen de onderneming en van hun rechten en plichten. De wet is van toepassing op de volgende ondernemingen: Vanaf 15 februari 2023 voor ondernemingen vanaf 249 werknemers Vanaf 17 december 2023 voor ondernemingen met 50 tot 249 werknemers Deze wetgeving geldt dus niet voor ondernemingen met minder dan 50 werknemers (behoudens uitzonderingen zoals de financiële sector).

Dit model bevat een voorbeeld van een algemene informatieclausule voor gebruik van persoonsgegevens voor "klantenbeheer en direct marketing", voor "direct marketing" en voor "leveranciersbeheer".

Dit document geeft de bewaringstermijnen weer die wettelijk worden opgelegd m.b.t. vennootschapsrechtelijke, boekhoudkundige, sociaalrechtelijke, welzijns- en fiscale documenten.

De GDPR heeft tot doel aan ieder individu de controle te geven over zijn persoonsgegevens. Hiertoe voorziet de GDPR verschillende rechten, zoals het recht op inzage / toegang tot zijn eigen persoonsgegevens. Dit document voorziet in een toelichting over dit recht en tot hoever dit recht reikt. Voorts bevat het een procedure om na te gaan of de verzoeker wel degelijk de persoon is die hij beweert te zijn en een modelbrief om op een dergelijk verzoek te antwoorden.

Met het oog op de preventie en vaststelling van diefstal kan een werkgever het nuttig achten uitgangscontroles van werknemers mogelijk te maken bij het verlaten van de onderneming of de werkplaats. Deze policy legt de regels over uitgangscontroles door de werkgever vast. Het is immers van groot belang dat de werknemers weten welke hun rechten zijn bij een uitgangscontrole en binnen welke grenzen de werkgever uitgangscontroles kan uitvoeren. De uitgangscontroles zullen te allen tijde in overeenstemming met de Collectieve Arbeidsovereenkomst nr. 89 van 30 januari 2007 betreffende de diefstalpreventie en de uitgangscontroles van werknemers bij het verlaten van de onderneming of de werkplaats ('cao nr. 89')worden uitgevoerd.

Dit model van 'data protection policy' geeft aan op welke manier de onderneming/organisatie omgaat met de verwerking van persoonsgegevens: welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel, aan wie worden ze doorgegeven, wat zijn de rechten van de betrokkenen,… Het geeft het beleid weer van de onderneming(engroep) inzake gegevensbescherming.

Dit model is opgesteld om de werknemers te informeren over het gebruik en beheer van hun persoonsgegevens in het kader van hun arbeidsverhouding met de werkgever. Dit model van bijlage bij het arbeidsreglement bevat de verplichtingen van de werknemers m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens en verschilt op dit punt van model nr. 10.

Dit model van informatienota is opgesteld om de werknemers te informeren over het gebruik en beheer van hun persoonsgegevens in het kader van hun arbeidsverhouding met de werkgever.

Deze vragenlijst helpt u nagaan of de verwerker waarop u een beroep doet (dit betekent het verwerken van persoonsgegevens op uw instructie) gepaste technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen neemt. De verwerker is in dit geval dus een derde dienstenleverancier (bv. een sociaal secretariaat inschakelen voor de loonsverwerking, een cloud provider,…).

Wanneer een verwerkingsverantwoordelijke aan een andere organisatie (een verwerker) een opdracht verstrekt waarbij persoonsgegevens worden verwerkt (bv. verwerken van persoonsgegevens door een sociaal secretariaat, een cloud provider,….), moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten.

De GDPR legt meer nadruk op de documentatie- en verantwoordingsplicht die bij het verwerken van persoonsgegevens geldt. Een belangrijke verplichting in dat kader is het opstellen van een register. Agoria heeft een eenvoudig en gebruiksvriendelijk model van register uitgewerkt.

Heel wat bedrijven gebruiken om diverse redenen foto's van hun werknemers (toegangsbadge, intranet, website, reclamecampagnes,….). Bij het maken en verspreiden van foto's dient men echter rekening te houden met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene enerzijds, en met 'het recht op afbeelding' anderzijds. Dit document kunt u gebruiken om van uw medewerkers toestemming te verkrijgen voor het gebruik van beeldopnames.

Het controlerecht van de werkgever op het gebruik van e-mail en internet door de werknemer wordt geregeld door cao nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische online communicatiegegevens. Deze policy legt een aantal regels vast m.b.t. het gebruik van deze communicatiemiddelen. Het is immers van groot belang dat de werknemers weten hoe ze deze communicatiemiddelen dienen te gebruiken, hoe de werkgever het gebruik ervan (desgevallend) kan controleren en welke sancties er eventueel genomen kunnen worden bij misbruik. Het document bevat een toelichtende nota voor de werkgever en een model van gedragsregels t.a.v. de werknemers.

Heel wat bedrijven plaatsen camera's op de werkplaats. De redenen hiervoor zijn uiteenlopend: veiligheid van het personeel, bescherming van goederen tegen diefstal, controle van de arbeid van de werknemers,… De regels over camerabewaking zijn vastgelegd in cao nr. 68 van 16 juni 1998. Dit model van bijlage aan het arbeidsreglement informeert de werknemers over de doeleinden van en de voorwaarden voor het gebruik van camera's op de werkplaats.

De vertrouwelijkheid en integriteit van persoonsgegevens bewaren, is een basisbeginsel van de GDPR. De vertrouwelijkheid kan worden gewaarborgd door middel van technische en fysieke veiligheidsmaatregelen, maar kan ook juridisch worden afgedwongen door middel van een vertrouwelijkheidsclausule in de arbeidsovereenkomst en/of het arbeidsreglement. In dit model vindt u enkele clausules met betrekking tot de vertrouwelijkheidsverplichting.

Met een GPS in een bedrijfswagen kan een werkgever bepalen waar een werknemer zich tijdens de werkuren bevindt. Deze template is bestemd voor de communicatie naar werknemers van wie locatiegegevens worden verwerkt.

Het gebruik van het internet, softwareapplicaties en -toepassingen is niet meer weg te denken op de werkvloer. Via het internet maakt ook artificiële intelligentie (“AI”) een intrede op de werkvloer. Deze richtlijnen hebben tot doel om werknemers te wijzen op de mogelijkheden van artificiële intelligentie als hulpmiddel bij de uitoefening van de functie, maar ook op de beperkingen en risico’s hiervan. Dit document stelt eveneens richtlijnen voor om op verantwoorde en ethische wijze met artificiële intelligentie om te gaan.

Dit model betreft een overeenkomst voor consultancy diensten tussen een opdrachtgever en een zelfstandige, natuurlijke of rechtspersoon, zonder werknemers in dienstverband. De opdracht dient verder omschreven te worden in de overeenkomst. De consultant voert deze opdracht autonoom uit tegen vergoeding van een overeen te komen uurtarief en brengt op regelmatige tijdstippen verslag uit over de uitvoering van de opdracht. De overeenkomst omvat een niet-concurrentiebeding en een afwervingsverbod ten aanzien van de consultant.

Deze “software as a serviceovereenkomst” verleent de klant een onoverdraagbaar en niet-exclusief gebruiksrecht op afstand, via elektronische weg, op de computerprogrammatuur van de dienstverlener. Dit recht wordt pas verleend na jaarlijkse voorafbetaling van de prijs, die bepaald wordt in functie van het aantal gebruikers. De overeenkomst houdt bepaalde garanties in inzake veiligheid en beschikbaarheid, alsook gebruiksvoorwaarden voor de klant en diens gebruikers.

Deze algemene verkoopvoorwaarden hebben als doel de rechten en plichten vast te leggen die toepasselijk zijn bij de verkoop van goederen door de onderneming-verkoper aan een professionele klant. Deze afspraken gelden enkel ten aanzien van de partijen bij de koop en zijn pas tegenstelbaar aan de klant wanneer deze er daadwerkelijk kennis van heeft kunnen nemen bij het sluiten van de koop en ze (expliciet dan wel impliciet) aanvaard heeft.

Deze algemene aankoopvoorwaarden hebben als doel de rechten en plichten van koper en verkoper vast te leggen die toepasselijk zijn bij de aankoop van goederen en zijn pas tegenstelbaar aan de verkoper wanneer deze er daadwerkelijk kennis van heeft kunnen nemen bij het sluiten van de koop en deze (expliciet dan wel impliciet) aanvaard heeft.

Dit model betreft de aanneming van werken in onroerende staat zoals gedefinieerd in art.30bis van de Wet van 27 juni 1969 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders. Dit houdt een voorafgaande meldingsplicht in door de hoofdaannemer in functie van de waarde van het contract en desgevallend een inhoudingsplicht zoals voorzien in art.6 van deze overeenkomst. Dit model legt de rechten en plichten vast van de opdrachtgever en aannemer en voorziet eveneens optionele bepalingen in cursief die de samenwerking regelt gelet op het verbod op terbeschikkingstelling van personeel en het beperkte instructierecht tussen opdrachtgever en het personeel van de (onder)aannemer.

Dit model betreft de aanneming van werken in onroerende staat zoals gedefinieerd in art.30bis van de Wet van 27 juni 1969 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders. Dit houdt een voorafgaande meldingsplicht in door de hoofdaannemer in functie van de waarde van het contract en desgevallend een inhoudingsplicht zoals voorzien in art.6 van deze overeenkomst. Dit model legt de rechten en plichten vast van de opdrachtgever en aannemer en voorziet eveneens optionele bepalingen in cursief die de samenwerking regelt gelet op het verbod op terbeschikkingstelling van personeel en het beperkte instructierecht tussen opdrachtgever en het personeel van de (onder)aannemer.

In ruil voor een overeengekomen prijs verbindt de aannemer zich ertoe bepaalde werken (uitgezonderd werken in onroerende staat, hiervoor geldt een specifiek model) uit te voeren zonder aan de opdrachtgever ondergeschikt te zijn. Dit model legt de rechten en plichten vast van de opdrachtgever en aannemer en voorziet eveneens optionele bepalingen in cursief die de samenwerking regelt gelet op het verbod op terbeschikkingstelling van personeel en het beperkte instructierecht tussen opdrachtgever en het personeel van de (onder)aannemer.

Dit model betreft de aanneming van diensten en legt de rechten en plichten vast van de klant en de dienstverlener, die de diensten uitvoert tegen een bepaalde prijs, zonder ondergeschikt verband. Het model voorziet eveneens optionele bepalingen in cursief die de samenwerking regelen gelet op het verbod op terbeschikkingstelling van personeel en het beperkte instructierecht van de klant ten aanzien van het personeel van de dienstverlener.