E-facturatie: kunt u nog uw algemene voorwaarden meesturen?

Vanaf 1 januari 2026 stuurt u geen pdf-facturen meer per e-mail, maar wordt dit via het Peppol-netwerk verzonden als een gestructureerd bestand en automatisch verstuurd aan de bestemmeling. Het Peppol-systeem laat weliswaar toe om bijlagen mee te sturen (o.a. in pdf-formaat), maar dit biedt geen garantie dat dit door de ontvanger correct zal ontvangen of verwerkt worden. Dit hangt o.a. af van de softwareoplossing die deze zal gebruiken. Sommige softwareoplossingen laten ook toe om in een vrij tekstveld uw algemene voorwaarden te kopiëren zodat die via Peppol meegestuurd worden, maar ook dat is niet standaard. 

Op de vraag hoe u dan nog uw algemene voorwaarden kunt afdwingen bij e-invoicing, dient u in eerste instantie te weten dat de algemene voorwaarden slechts tegenstelbaar zijn indien de andere partij in de mogelijkheid was om er effectief kennis van te nemen bij het sluiten van de overeenkomst en deze (impliciet of expliciet) heeft aanvaard (art.5.23 BW). Er geldt weliswaar een vermoeden dat een niet-betwiste factuur aanvaard werd door de tegenpartij, met inbegrip van de eraan gehechte algemene voorwaarden, maar dit is weerlegbaar en kan dus geprotesteerd te worden (art.8.11§4 BW). 

Met Peppol kunnen de algemene voorwaarden niet meer zoals vroeger eenvoudig meegestuurd worden met de factuur en is het dus des te meer van belang om deze al bij de contractsluiting mee te delen, zodat de medecontractant de bestelling plaatst met kennis van zaken. Door de voorwaarden reeds mee te delen bij de offerte of bestelbon -die zelf ook duidelijk vermeldt dat die voorwaarden erop van toepassing zijn- zijn deze in principe afdwingbaar voor zover de medecontractant er zich niet tegen verzet, ongeacht de vermeldingen op de factuur. Indien dat sluitend is, hoeven de algemene voorwaarden zelfs niet voorzien te worden op de factuur. 

Wel kan de factuur ook vermelden dat “de algemene voorwaarden erop van toepassing zijn zoals voorzien op de offerte of bestelbon”, al dan niet met een hyperlink naar de algemene voorwaarden. In Peppol kan dit eventueel ook vermeld worden in het vrije tekstveld dat meegestuurd wordt in het gestructureerd bestand. Dit is dan coherent met en bevestigt wat reeds voorzien is in de offerte. 

Indien de algemene voorwaarden de modaliteiten voor facturatie vastleggen, kunt u die ook best inhoudelijk aanpassen aan de overstap naar elektronische facturatie.

Lees hier meer over de tegenstelbaarheid van algemene voorwaarden op uw website.

Bent u nog volop bezig met de overstap naar e-facturatie? Bent u nog op zoek naar welke oplossing(en) voor u het meest geschikt zijn? 
Schrijf u dan zeker nog in voor de jaarlijkse e-facturatie conferentie op 21 oktober in Grimbergen, waar gedurende een volledige dag alle belangrijke facetten de overstap naar e-facturatie worden toegelicht! Inschrijven kan via deze link.

Expert aan het woord

Fiscaliteit, energie, sociaal recht, HR, innovatie ... Een van onze experts beantwoordt een vraag uit een bepaald expertisedomeinen van Agoria die vaak wordt gesteld.  Is er een vraag die u graag in deze rubriek beantwoord zou zien? Stuur dan een e-mail naar redactie@agoria.be.