Stilstaan is achteruitgaan, zeker voor een 3D-printingbedrijf. Met die filosofie in het achterhoofd ging het Oost-Vlaamse ZiggZagg op zoek naar een manier om zijn financiële opvolging te automatiseren. CEO Stijn Paridaens deelt zijn ervaringen.


In een notendop 

  • ZiggZagg uit Aalter is expert in Additive Manufacturing, hoofdzakelijk 3D-printing. Hun klanten zijn voornamelijk B2B maar hun producten bereiken ook de B2C-markt.
  • De kmo fabriceert op maat gemaakte producten die bijgevolg stuk voor stuk verschillen. Dat maakte van automatische facturatie een enorm struikelblok.
  • Software op maat laten schrijven is een te grote investering voor de kmo. Business software Exact is dankzij zijn modulariteit ideaal.
  • De implementatie nam zo’n drie à vier maanden in beslag. Daarbij werd ZiggZagg bijgestaan door een expert van Exact.
  • De facturatie van het 3D-printingbedrijf loopt nu volledig automatisch. Binnenkort volgt een extra integratie waardoor de printers vanuit Exact aangestuurd worden, evenals automatische invoicing.

ZiggZagg uit Aalter is expert in Additive Manufacturing – de verzamelnaam voor alle productietechnieken waarbij objecten aan de hand van 3D modelling software laag per laag opgebouwd worden – met een specialisatie in alles van prototyping tot massaproductie. Met een tiental printers die dag en nacht draaien, moet ook de rest van de workflow op wieltjes lopen. Maar dat is niet vanzelfsprekend, zeker niet voor een 3D-printingbedrijf.


Twee voorbeelden van architecturale modellen

Complexe producten vragen om complexe software

Paridaens vertelt. “Additive Manufacturing is een enorm complex proces. Wij maken nu eenmaal geen simpele off-the-shelf-producten met een vaste prijs. Elk product is uniek, wat ervoor zorgt dat de prijs bepaald wordt door verschillende factoren. Logischerwijze brengt de financiële opvolging uitdagingen met zich mee waar de meeste klassieke softwarepakketten geen antwoord op hebben. Voor onze facturatie waren we op zoek naar een tool die meekan met de complexiteit van onze producten.”

Op zoek naar software op maat van een kmo

“Idealiter is die tool op maat geschreven. Zo zou een SAP-oplossing bijvoorbeeld ideaal zijn geweest, maar voor een kmo als de onze is dat best wel duur. Zelfs de opstartkost alleen al zou een enorme investering geweest zijn.” 

“We hebben in het verleden veel tijd verloren aan slechte software. Op zich was die software niet slecht, maar wij werkten telkens met de basispakketten die voor onze business niet uitgebreid genoeg waren.”

In de zoektocht naar een oplossing die voor een kleine onderneming financieel interessanter is, testte ZiggZagg verschillende softwareprogramma’s. “We hebben in het verleden veel tijd verloren aan slechte software. Op zich was die software niet slecht, maar wij werkten telkens met de basispakketten. Die waren voor onze business niet uitgebreid genoeg. Na een tijd zijn we bij Exact terechtgekomen. Hun business-software was voor ons de beste keuze omdat de tool heel modulair is, en daardoor beter aanpasbaar aan onze noden.”

Exact houdt rekening met specifieke factoren

“Eigen aan 3D-printing en Additive Manufacturing is dat er verschillende factoren invloed hebben op de prijs. Factoren die in andere industrieën minder snel voorkomen, zoals bijvoorbeeld volumetrisch werken. Ook zijn er bijkomende afwerkingstechnieken en productieprocessen die apart gefactureerd moeten worden. Op zo’n zaken moeten wij dieper kunnen ingaan, want ze zijn belangrijk voor de nacalculatie. Met een standaard boekhoudpakket lukt dat vaak niet. Maar met deze software kunnen we extra velden toevoegen, waardoor die specifieke factoren mee berekend kunnen worden.”

“Ook de prijs sloot het beste aan bij onze verwachtingen. Dankzij de tool loopt onze facturatie nu volledig geautomatiseerd. Daarnaast gebruiken we de tool analytisch. We werken met verschillende business units, en dergelijke software stelt ons in staat om die met elkaar te vergelijken.”

Belang van goede implementatie

“Alles begint met een correcte implementatie, want een softwaretool is maar zo betrouwbaar als de data die je erin steekt.”

Doordat ZiggZagg al verschillende andere softwarepakketten uitgeprobeerd had, hadden ze al een idee van hoe het niet moet. “Alles begint met een correcte implementatie, want een softwaretool is maar zo betrouwbaar als de data die je erin steekt. Om niet dezelfde problemen mee te maken als met vorige tools, beslisten we om het systeem volledig te laten instellen door iemand van Exact.”

Live in drie maanden, met minimale groeipijnen

“Onze contactpersoon is samen met ons door het volledige productieproces gegaan, van order intake tot shipping. Op basis daarvan heeft hij de implementatie in orde gebracht. Dat nam zo’n drie à vier maanden in beslag. Intern hebben we drie mensen op het project gezet, uit management en boekhouding.”

“We hebben geen testfase doorlopen, maar zijn van de ene dag op de andere overgeschakeld. Uiteraard kregen we de eerste weken te maken met enkele pijnpunten – zoals dat altijd het geval is met nieuwe tools – maar die waren snel opgelost.”

Data, data, data

Naast de complexiteit van de producten brengt ook de winstmarge enkele uitdagingen met zich mee. “Onze marges wisselen van product tot product, van dag tot dag, afhankelijk van de bezetting van onze printers. De enige manier om daar inzicht in te krijgen? Data, data, data. En datamining vergt flexibele integraties en programma’s.

“Ik kan data opvragen op dagbasis, vergelijken met vorige maand of vorig jaar en daardoor heel kort op de bal spelen. Voor mij als CEO is dat het belangrijkste.”

“Voor mij persoonlijk is het dashboard een van de grootste troeven. Ik ben continu op de hoogte van wat er binnenkomt en buitengaat. Dat stelt ons in staat om zeer analytisch te werken. Ik kan data opvragen op dagbasis, vergelijken met vorige maand of vorig jaar en daardoor heel kort op de bal spelen. Voor mij als CEO is dat het belangrijkste. Hoe ver staan we, waar zitten we goed, waar moeten we bijschaven. De rapporteringsmogelijkheden speelden zeker mee in onze keuze.

Tijdsbesparing hardst merkbaar bij boekhouding

En of ZiggZagg de resultaten van de nieuwe tool al ziet? “Absoluut. We zagen de return van onze investering al direct, zeker doordat het geen onbetaalbare software is. Vooral de medewerkers op de boekhoudafdeling merken de tijdsbesparing.”

Toekomstplannen: softwareprogramma’s linken

Om in de toekomst nog meer tijd te besparen, wil Paridaens zoveel mogelijk software aan elkaar linken. “We wilden onze productiesoftware (de software die de printers aanstuurt, n.v.d.r.) pas koppelen aan andere software van zodra we zeker zijn dat we de tool zullen blijven gebruiken. Nu we al enkele maanden tevreden zijn over deze software, is het tijd om de programma’s te koppelen. Binnen nu en zes maanden hopen we dat af te ronden.”

“Automatische invoicing blijft nog een uitdaging doordat elk product dat we verkopen compleet anders is, maar ook daarin hopen we binnenkort verandering te brengen. Het doel is om nog meer te automatiseren. Als dat lukt, dan zullen we nog veel meer tijd besparen.”

Over ZiggZagg
ZiggZagg bestaat in 2020 tien jaar en telt 13 medewerkers. Hun klantenbestand bestaat voor 99% uit B2B, maar ook particulieren krijgen ZiggZagg’s producten in handen via B2B2C-aanbieders. De bedrijven die ze bedienen komen uit de automotive, de industrie en de medische sector, zowel nationaal als in internationaal (EMEA en Amerika). 

Over Exact
Exact ondersteunt kmo’s en accountants via innovatieve cloud business software. De onderneming bestaat sinds 1984 en is ondertussen uitgegroeid tot marktleider in bedrijfssoftware. Exact telt 1.400 medewerkers die samen zo’n 400.000 klanten bedienen. 

Nog meer inspiratie nodig?

Ga naar www.agoria.be/nl/digicoach voor nog meer getuigenissen, tools en andere nuttige informatie om met succes uw eigen digitale projecten aan te vatten.