Het is in de huidige tijden technologisch geen enkel probleem meer om virtueel te vergaderen. Maar sommige zaken bespreekt u nu eenmaal liever rond de tafel. Waar moet u rekening mee houden als u een professionele ontmoeting wilt organiseren?


Sommige besprekingen vereisen nu éénmaal fysiek samenzitten. Denk bijvoorbeeld aan een brainstormsessie, waarbij iedereen samen in één ruimte zit, en het daardoor veel eenvoudiger is om ideeën uit te wisselen.  Ook voor gevoelige besprekingen blijft een fysieke vergadering de betere optie. Zo kunt u namelijk echt oogcontact maken met uw gesprekspartners, waardoor u elkaar veel makkelijker aanvoelt. 

Om vandaag een professionele ontmoeting te organiseren waarbij u ook de veiligheid van alle deelnemers waarborgt, kiest u best voor een locatie die voldoet aan een aantal specifieke voorwaarden: 

1. Kies voor een locatie die de officiële richtlijnen nauwgezet opvolgt.

Aanbieders van vergaderruimten moeten strikte regels naleven om de gezondheid van huurders te garanderen. Om zeker te zijn dat al die richtlijnen worden opgevolgd, checkt u best even de volgende zaken:  

  • Zijn er aparte in- en uitgangen?
  • Is er voldoende desinfecterende handgel ter beschikking?
  • Bewaren de medewerkers 1,5 meter afstand?
  • Hoe verloopt de registratie van de gasten?
    De aanmelding verloopt bij voorkeur contactloos, dat wil zeggen dat men zich bij het binnenkomen niet moet registreren via een touchscreen
  • Werden de vergaderzalen opgesteld om de afstandsregels te kunnen respecteren?
  • Worden de lokalen, inclusief alle audiovisueel materiaal zoals microfoons, afstandsbediening voor projectiemateriaal, etc. na elk gebruik grondig schoongemaakt?

2. Ook het cateringaanbod moet voldoen aan de nieuwe veiligheids- en kwaliteitsnormen

De catering is een erg belangrijk onderdeel van een succesvolle vergadering. De veiligheidsvoorschriften vragen momenteel echter om een volledig nieuwe aanpak.

Individueel verpakte maaltijden of voedsel zijn de norm, maar boeten daarom niet in op het vlak van kwaliteit of respect voor de natuur.

3. Kies voor een locatie waarbij u fysieke meetings kunt combineren met online oplossingen

De 1,5m afstandsregel heeft een enorme invloed op het aantal deelnemers dat u kunt uitnodigen.  Hoe kunt u als organisator de investering voor uw bijeenkomst ten volle benutten? Maak slim gebruik van de beschikbare technologieën! Teleconferentiesoftware kan voor kleinere bijeenkomsten een goede oplossing bieden om meer mensen te betrekken dan enkel de aanwezigen in de zaal zelf.  Voor grotere bijeenkomsten en congressen is een online streamingplatform dan weer de perfecte oplossing!

4. Laat u bijstaan voor de organisatie van een volledig virtueel event

Denkt u dat er momenteel toch nog te veel risico’s verbonden zijn aan een live of hybride evenement? Kies dan voor 100% virtueel! Dankzij de moderne technologie is het nu ook mogelijk om uw event volledig virtueel te organiseren! Herstart uw professionele activiteiten op een hoogtechnologische manier en zorg voor een bijkomende wow-factor!

BluePoint, meeting- en netwerklocaties met alles in huis!

De vergaderlocaties van BluePoint voldoen aan alle veiligheidsvoorschriften, beschikken over de recentste technologie en liggen op strategische locaties in België (Antwerpen, Brussel en Luik).

Dankzij hun investeringen in technologie en hun jarenlange ervaring met hybride evenementen, hebben ze zich nu ook toegespitst op volledig virtuele en budgetvriendelijke evenementen. Ze verbinden zich ertoe uw uitgave met 10% te verminderen, én u bereikt uw doelstellingen. De BluePoint-specialisten zorgen voor het technische gedeelte en integreren uw wensen in het virtuele platform!

Wilt u een professionele meeting of een succesvol event organiseren en daarbij zorgen dat de veiligheid te allen tijde gegarandeerd blijft? Neem dan contact op via marketing@bluepoint.be  en ontdek de verschillende opties van BluePoint Venues!