Hoe word je een scale-up? Veel startups stellen zich die vraag. Daarom wil Scaleup.vlaanderen, een gezamenlijk initiatief van Agoria en Sirris, getuigenissen verzamelen van startups die momenteel aan het opschalen zijn. Hun verhaal kan u inspireren om uw eigen verhaal te schrijven. Vandaag is het de beurt aan Yesplan. 


Yesplan startte in 2011 en is vandaag marktleider in België en Nederland voor planning in cultuurhuizen. We spraken met Wouter Vermeylen, medeoprichter en CEO van Yesplan.

Hoe is Yesplan ontstaan?

Wouter Vermeylen: “In 2004 was cultuurcentrum Vooruit al bezig met de impact van digitalisering op cultuurbeleving in het algemeen en wat dat voor haar zou betekenen als organisatie. Ook het toen net opgerichte IBBT was op zoek naar haar plaats in de maatschappij. De toenmalige directeur van Vooruit, Erik Temmerman, had goede connecties met de universiteit. Uit die combinatie van factoren zijn een aantal onderzoeksprojecten ontsproten. Dat onderzoek besloeg voornamelijk drie grote domeinen: de impact van de digitalisering op bezoekers, op de kunstenaars en artiesten, en op de medewerkers van cultuurhuizen. Vooruit heeft als onderzoek een aantal testen gedaan. Zo was het één van de eerste organisaties die een eigen community oprichtte - al in 2006 had het een community-driven website. Het centrum werkte ook met kunstenaars rond immersieve beleving en de mogelijkheden van multimedia. Voor de eigen medewerkers zorgde men dan weer dat er bijvoorbeeld overal wifi was. In 2006 ben ik verkozen tot IT-manager van het jaar, met de verdiensten van het volledige team achter mij, en kregen we de mogelijkheid om wereldwijd te gaan vertellen hoe Vooruit omging met digitalisering.”

“Op een dag kwam Wim Casier, het hoofd Planning van de Vooruit naar me toe, met de vraag om een systeem te bouwen voor zijn planning. Hij had heel wat Excel-files en documenten, waar veel dubbel werk in zat en waardoor er elke keer wel iets verkeerd liep. We vonden het niet slim om zelf iets te bouwen voor Vooruit. Daarom verkenden we de markt en zagen dat er eigenlijk geen oplossing voorhanden was: grote systemen als SAP waren misschien wel geschikt, maar waren veel te duur, niet in het minst door de grote implementatiekost. Kleinere, goedkope systemen waren dan vaak gebouwd voor één klein bedrijf en statisch of waren zwaar verouderd. Toen hebben we beslist om toch een eigen systeem te bouwen, maar met de bedoeling dat het ook voor andere, vergelijkbare organisaties geschikt moest zijn. Dat is met vallen en opstaan gebeurd; er zijn veel versies de revue gepasseerd. Met de ervaring die we in dat traject hebben opgedaan, hebben we in 2010 samen met Inceptive, opgericht door drie Doctors in de Computerwetenschappen van de VUB, de huidige basis van Yesplan gelegd en een IWT-marktonderzoek gedaan naar de leefbaarheid van het softwareproduct. Dat onderzoek was positief, en in 2011 is dan Yesplan opgericht. We waren toen met zeven: vier mensen van de Vooruit, en drie van Inceptive. Onze eerste aanwerving was Wim Casier, de man die me in 2006 naar een planningssysteem had gevraagd.” 

Was Yesplan van bij het begin een succes? 

“Achteraf bekeken is het een wonder dat wij aan onze eerste tien klanten zijn geraakt,” lacht Wouter, “We hadden het geluk dat we heel veel knowhow van de markt hadden vanuit Vooruit, en heel veel technische knowhow vanuit Inceptive. Maar we hebben wel moeten knokken, omdat we op dat moment zelf nog heel hard aan het zoeken waren wie onze klanten juist waren. In het begin schoten we op alles: cultuurhuizen, maar ook musea en zelfs hotels die af en toe een event organiseren. We hadden gelukkig wel van in het begin gekozen voor het SaaS-model, wat ons voorsprong gaf op sommige concurrenten, die een desktop-based product hadden. Zij hadden het moeilijk om de switch te maken naar SaaS. Yesplan was op het juiste moment op de juiste plaats. In de culturele sector was iedereen zijn planning nog aan het organiseren met Excel, maar velen begonnen zich ervan bewust te worden dat er betere manieren moesten bestaan om dat aan te pakken. Wij vertegenwoordigden die betere manier.”

Hoe hebben jullie je groei in die periode aangepakt?

Wouter: “Wij zijn trots dat we vanaf het begin heel ambitieus waren. Ik zie soms bij andere startups dat ze te weinig ambitie hebben. Daardoor beknotten ze zichzelf in hun groei. Wij wisten van onszelf dat de knowhow van de markt en de technische knowhow wel goed zaten, maar we hadden te weinig kaas gegeten van sales, marketing, financials, ... Daarom zijn we op zoek gegaan naar mensen die dat beter kenden en hen gevraagd om mee in onze raad van advies te zetelen. Zo heeft bijvoorbeeld Piet Buyck zijn kennis rond het SaaS-businessmodel meegebracht.”

Als je groeit, heb je ook mensen nodig. Hoe vind je de juiste personen?

“Buikgevoel!” lacht Wouter, “Wat voor ons belangrijk is, is dat de mensen als het ware het goeie DNA hebben en de waarden van Yesplan delen. Zo is het voor ons onder andere belangrijk dat de klant altijd centraal staat. Dat toetsen we af bij een account manager, maar ook bij een developer en een office manager. De invulling van die waarde is voor elke rol anders: een financial director zal eerder getriggerd worden door de waarde die we voor een klant creëren, terwijl een developer eerder kickt op de schoonheid van de applicatie die zij aflevert. Ik moet niet met iedereen op café kunnen gaan, maar die waarden zijn wel belangrijk. Elke medewerker moet ook zeker geen kopie van mezelf zijn, ik zoek eerder mensen die complementair zijn. Zo ben ik zelf redelijk chaotisch; daarom heb ik mensen rond mij nodig die orde en structuur kunnen brengen in hun werk.”

Waar staat Yesplan nu?

Wouter: “Momenteel zijn we marktleider in België en Nederland. We hebben een ‘churn’ (d.i. verloop) van minder dan 2 procent. Dat wil niet zeggen dat er nog geen klanten zijn weggegaan: een aantal van onze eerste klanten zijn intussen weg, onder meer omdat zij uiteindelijk niet in onze doelgroep zaten. Ik vind het ook niet erg dat dat zo gelopen is: in het begin moet je met een startup heel breed durven gaan - maar je moet je er wel van bewust zijn dat je een zeer heldere focus gaat moeten brengen in wat je doet voor wie. Wat die focus juist is, kan je maar leren door trial and error. Sinds 2012 zijn we ook in Nederland actief en we zijn heel bewust heel lang in die twee landen gebleven: er was nog veel werk aan het product, en de implementatie van ons product vergde nog veel manueel werk. Het gaat immers om software die zowat alle workflows in een organisatie moet bevatten. We hadden heel wat tijd nodig om een organisatie up-and-running te krijgen. Ook het ‘change-management’ binnen de organisatie mag je niet onderschatten. Dat kost allemaal tijd en geld, en door naar andere landen te gaan, zouden we alleen maar meer tijd en geld spenderen. In 2016 hebben we Erik Temmerman aangenomen als verantwoordelijke voor onze internationale business development, en ondertussen zijn we nu actief in het VK, Ierland, Luxemburg, Zwitserland en Oostenrijk. Daarom zijn we nu heel hard bezig met alle kennis en knowhow die in onze hoofden zit neer te schrijven, zodat die door mensen in die landen kan toegepast worden. Onze focus ligt in 2018 op deze interne professionalisering, waarna we weer willen verder groeien naar nieuwe regio’s in 2019.

Jullie hebben dus duidelijk nog meer ambities.

Wouter: “Jazeker. Tegen eind 2018 willen we 30 Engelstalige klanten en 30 Franstalige klanten hebben. Tegen 2021 willen we wereldwijd bij 500 klanten uitgerold zijn.”

Zie je nog veel uitdagingen om dat te bereiken, of gaat dat vanzelf gaan?

Wouter: “We zijn ervan overtuigd dat de markt er is. De cultuursector is wereldwijd nog in volle ontwikkeling als je kijkt naar het gebruik van professionele ERP tools. Naast specifieke marktbelemmeringen, zal onze grootste uitdaging echter onze eigen interne organisatie zijn. Zo hebben we nu al een omslag moeten maken van een enkel Nederlandstalige organisatie, naar een internationale - dus al onze communicatie moet nu in het Engels gebeuren. Dat lijkt een detail, maar dat heeft heel veel impact op een bedrijf. Ook met de neerslag van alle knowhow in handleidingen en trainingen hebben we nog veel werk. We hebben trouwens net een kapitaalsverhoging doorgevoerd, die grotendeels geïnvesteerd wordt in de verdere professionalisering en automatisering van onze eigen organisatie.

Jij hebt deelgenomen aan Scaleup.vlaanderen. Hoe ben je daar terechtgekomen en heeft dat je geholpen?

Wouter: “Wij zijn bij Scaleup.vlaanderen terechtgekomen via iemand van een venture fund. Ik legde hem onze problematiek voor en hij antwoordde: ‘In België is er eigenlijk maar één persoon die die materie echt kent en dat is Omar Mohout.’ Omar heeft me dan voorgesteld om me in te schrijven voor Scaleup.vlaanderen. Een paar onderwerpen van de workshops waren ons al bekend, een paar waren helemaal nieuw. Waar ik blij verrast door was, was door het netwerk dat ineens openging. Je zit daar tenslotte met tien bedrijven samen die zich in precies dezelfde groeifase als jij bevinden en waarmee je dus heel veel knowhow kan uitwisselen. Ook nu nog heb ik regelmatig contact met vier à vijf mensen uit die groep.”

Samen met Sirris zette Agoria de schouders onder Scaleup.vlaanderen, een begeleidingstraject voor innovatieve digitale bedrijven met een bewezen bedrijfsmodel, die aan de vooravond staan van een groeiversnelling. Binnen het programma worden de scale-ups zowel collectief als individueel begeleid rond de verschillende aspecten van het opschalen van digitale bedrijfsmodellen. Interesse? Neem contact met isabel.michiels@agoria.be.

Andere artikels in deze reeks: