Op vrijdag 13 maart kondigde de Vlaamse regering extra maatregelen aan voor Vlaamse bedrijven die in financiële moeilijkheden zijn gekomen door de coronacrisis. In een recordtijd van 10 werkdagen bouwde het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO), samen met zijn IT-partner DXC Technology, een webapplicatie om de aanvragen te registreren. Tijdens de eerste zes dagen na de go-live op 27 maart dienden al 70.901 ondernemers hun aanvraag in.


Alhoewel de meerderheid van de dossiers werd goedgekeurd zonder manuele tussenkomst, diende ongeveer de helft van de dossiers door VLAIO verder behandeld te worden. Hierbij werd gekozen om, na aanvulling en verificatie door VLAIO-medewerkers, de afwikkeling van deze dossiers te automatiseren met behulp van UiPath Robotic Process Automation (RPA) technologie. Op 7 mei werden zo al 50.000 van de +110.000 geregistreerde aanvragen verwerkt in een samenwerking tussen mens en robotsoftware.

Agoria sprak met Bram Wauters (Managing Consultant Data & Intelligence bij DXC Technology Technology) en Dirk Alshuth (Marketing Lead Benelux UiPath), over hoe ze dit huzarenstukje realiseerden.

Hoe ging het project van start?

Bram Wauters: DXC Technology werkte al voor VLAIO en bouwde onder andere de applicatie voor de bestaande hinderpremie openbare werken. Met mijn team waren er al plannen voor een proefproject om de mogelijkheden van Intelligent Automation, waaronder RPA te demonstreren, maar het project stond nog in de startblokken. De invoering van de corona-hinderpremie, met de wetenschap dat er minstens 100.000 aanvragen verwacht werden en dat het cruciaal was voor de ondernemers om deze snel te verwerken, zorgde voor een 'sense of urgency' waarbij in overleg met VLAIO gekozen werd om RPA in te zetten om de strakke timing te halen.

Wat is Robotic Process Automation?

Dirk Alshuth: Bij Robotic Process Automation (RPA) denken veel mensen al gauw dat er sprake is van fysieke robots. RPA is echter een softwareoplossing voor de automatisering van repetitieve taken die medewerkers meestal op hun desktops uitvoeren.  De technologie stelt organisaties in staat om softwarerobots te configureren die de acties van de menselijke medewerkers nabootsen, en met name om repetitieve en/of weinig uitdagende workflows op een gestructureerde en autonome manier te automatiseren. Denk bv. aan processen die met verschillende ERP-systemen te maken hebben of de manipulatie van gegevens tussen applicaties waarbij weinig tot geen interpretatie komt kijken. Hier biedt RPA de geschikte oplossing. Een van de belangrijkste voordelen van het werken met RPA is dat de technologie het beste is uitgerust om met bestaande systemen (legacy) te kunnen werken, zodat er geen noodzaak is om te investeren in het veranderen of bijwerken daarvan.

Bram Wauters: RPA-systemen zijn zogenaamde low-code platformen gebaseerd op visuele ontwikkeling van applicaties. Er hoeft (quasi) niet geprogrammeerd te worden, het business proces dat geautomatiseerd wordt dient geconfigureerd te worden in de software. We zetten daarvoor vooral profielen in met sterke functionele skills die de business flows kunnen tunen voor automatisatie en kunnen omzetten naar een sequentie van automatiseerbare taken voor de robot.

De verwerking van de aanvragen verloopt dus voor een groot deel automatisch?

Bram Wauters: Ja, de snelle afhandeling van de aanvragen werd mogelijk gemaakt door het proces te digitaliseren en te automatiseren, waarbij de softwarerobots bijkomend worden ingezet om een aantal repetitieve controles en ingave van data over te nemen van de VLAIO-medewerkers. Hierdoor worden zij vrijgemaakt voor het beantwoorden van vragen en adviesverstrekking aan ondernemingen. Ook bij het uitbetalen van de dagpremies na verlenging van de sluitingsperiode werden robots ingezet om dit snel en efficiënt te kunnen verwerken. Het was steeds een samenspel tussen applicatie, robotisatie en menselijke inbreng.

Hoe lukte het jullie deze robotisatie zo snel te realiseren?

Bram Wauters: Vanwege de ambitie om snel de premies te kunnen uitbetalen aan de ondernemers, hebben we hier anders gewerkt dan hoe we dit typisch doen. Daarom hebben we beslist om zowel met de ontwikkeling van de robot als met de analyse van de business logica tegelijk te starten. Met behulp van een data scientist hebben we alle informatie verzameld om de juiste business rules op te stellen, om deze vervolgens te automatiseren. Om de aanvraag te behandelen moeten immers allerlei informatie gecheckt worden met authentieke bron informatie zoals NACE-codes en gegevens uit de KBO en VKBO. Normaal gebeurt de analyse van de automatisatieregels en functionaliteit eerst, en worden deze door de klant goedgekeurd vooraleer de robot wordt ontwikkeld. Maar in dit geval, vanwege de dringendheid en de ervaring die er was vanuit voorgaande projecten tussen VLAIO en DXC Technology, kon dit parallel gebeuren in samenwerking met VLAIO. Daarnaast is de snelle afhandeling ook het resultaat van het gebruik van de SaaS-diensten die UIpath heeft geboden voor het platform. Niet alle projecten zullen in het vervolg zo verlopen, maar het toont wel duidelijk aan dat op zeer korte termijn veel mogelijk is met deze technologie.

Wordt hier nog aan voortgewerkt?

Bram Wauters: Om het aantal manuele ingrepen nog verder te verminderen, worden sommige taken nog verder geautomatiseerd: invoer heropeningsdatum, herziening van steunbedragen, inspectiedossier aanmaken in back-office, annuleringen van dossiers in Compensatiepremie

En daarnaast zijn er ook reeds plannen om RPA eveneens in te schakelen om de behandeling van aanvragen voor de Compensatiepremie te automatiseren. Dit steeds in een aanvullende rol naast de applicatie en de VLAIO-medewerkers.

Welke lessen kunnen we hieruit trekken voor het post-coronatijdperk?

Dirk Alshuth: Organisaties die reeds sterk bezig waren met digitalisering, waren duidelijk het best gewapend om snel te schakelen in deze periode. Maar de sense of urgency om zaken te veranderen heeft voor veel bedrijven aangetoond dat veel meer mogelijk is dan ze vooraf dachten. De uitzonderlijke situatie liet organisaties toe om berekende risico’s te nemen om vooruit te gaan, waar er anders veel langere processen overgaan en organisaties langer twijfelen. Ik hoop dat we deze mindset meenemen naar het post-corona tijdperk.  

Vind uw digitale dienstverleners

Bij de digitalisatie van uw onderneming is het niet altijd evident om de juiste gespecialiseerde leveranciers te vinden. Met onze tool DigiConnect vindt u in een handomdraai de perfecte contacten voor uw digitale transformatie. Probeer het zelf!

Ontdek DigiConnect!