Hoe kunnen digitale werkprocessen ons beter en efficiënter doen samenwerken? Partena Professional ging de uitdaging aan en vond samen met het Belgische ICT-bedrijf Knowliah de ideale oplossing. De case zal uitvoerig worden toegelicht tijdens de Digital Workplace Convention op 25 oktober. Hier alvast een voorsmaakje.

 


Henk Van Parys (Partena Professional): "Omdat alle kennis voorhanden is, kunnen nieuwe medewerkers zich veel sneller inwerken.".

 “Het Legal Department van Partena Professional geeft dagelijks een 100-tal juridische adviezen aan klanten en medewerkers”, schetst manager Henk Van Parys. “We doen dat vanop twee locaties: Gent en Brussel. Mede door die aparte locaties beschikten we tot voor kort niet over een gedeelde databank. Jammer, want zo misten we een belangrijke kans om kennis en ervaringen te delen. Bovendien deden we al eens dubbel werk zonder dat te weten van elkaar.”

De oplossing vond Partena Professional bij het Belgische Knowliah, een lidbedrijf van Agoria met hoofdkantoor in Boortmeerbeek. Knowliah creëert digitale documentmanagementsystemen en voegt er een extra laag ‘artificial intelligence’ aan toe.

“De Knowliah-software plaatst en bewaart onze documenten automatisch in virtuele en contextgebonden folders”, legt Henk Van Parys uit. “Zo vinden we alle documenten snel terug. Bovendien beschikt onze nieuwe databank over een hyperintelligente zoekmachine die op dezelfde contextuele manier zoekt. Sommige zaken doet de databank automatisch: op het gepaste tijdstip informatie doorsturen naar de juiste gebruiker bijvoorbeeld, wanneer een onderwerp weer actueel wordt.”

Start van een kenniscommunity?

Een dure en tijdrovende implementatie? Allesbehalve. In een eerste fase schiep het Legal team van Partena Professional orde in zijn bestaande archief. Het bezorgde Knowliah een lijst van de belangrijkste trefwoorden uit zijn sector zodat die de juiste filters kon instellen. Tegelijk selecteerde Partena Professional de 30.000 meest relevante documenten en distilleerde het daaruit de belangrijkste trefwoorden. Die input laadde Knowliah vervolgens in zijn software in. Anderhalve week later was het archief operationeel.

Enkele maanden later is de balans erg positief. “De software doet precies wat Knowliah heeft beloofd”, zegt Henk Van Parys, “en dat is snel en volledig de juiste informatie terugvinden. Voor de kwaliteit en de uniformiteit van onze adviezen is dat een uitstekende zaak. Positief is ook dat onze nieuwe medewerkers zich veel sneller kunnen inwerken omdat alle kennis voorhanden is. Voortaan is het de bedoeling dat medewerkers elk nieuw, relevant document naar de zogenaamde Knowliah-corner op hun computerscherm slepen. Het wordt dan verwerkt en bewaard door het documentmanagementsysteem. In een volgende stap kunnen we ook onze klanten misschien laten delen in onze kennis?

Inspiratie nodig?


Bij Agoria zijn we ervan overtuigd dat de digitale werkomgeving op termijn de concurrentiepositie van de bedrijven sterk zal beïnvloeden.

Inspiratie nodig over hoe u die uitdaging kunt aanpakken in uw bedrijf? Hoe u uw werknemers, klanten en stakeholders kunt betrekken door ze een wendbare ('agile') en betrouwbare informatie- en samenwerkingsstrategie aan te bieden? Kom op 25 oktober naar onze Digital Workplace Convention en verruim in één namiddag uw inzicht! Volledig programma en inschrijven: www.agoria.be/digitalworkplace