Nog voor de COVID-19-crisis België trof in maart 2020, maakte Agoria-lidbedrijf Namahn al gebruik van een flexibele werkstructuur, eigenlijk al sinds de oprichting van het bedrijf 32 jaar geleden.


"Onze ontwerpers verplaatsen zich regelmatig tussen ons kantoor in het centrum van Brussel en hun thuiskantoor of gedeelde werkplekken, maar werken ook op het kantoor van de klant als dat noodzakelijk wordt geacht voor het project of hun individuele behoeften. Zelfs binnen de werkruimte van de Namahn-studio's mogen onze medewerkers zoveel ruilen van bureau als ze willen, zodat ze af en toe van omgeving en kantoorgenoten kunnen wisselen. Het grote verschil in de afgelopen maanden was de overschakeling naar het verplichte thuiswerken, geïsoleerd van onze normale sociale omgeving met andere collega's en samenwerkingspartners."

"Omdat wij de mens centraal stellen in de manier waarop we projecten ontwerpen en benaderen, is het van fundamenteel belang dat we het menselijke aspect behouden in deze nieuwe manier van werken waarbij we geforceerd afstand moeten behouden. Dit betekent dat we de manier waarop we moeten samenwerken met onze partners en klanten moeten blijven ontwikkelen en het fysieke en mentale welzijn van onze medewerkers moeten beschermen."

De tools die we gebruiken 

"We proberen voortdurend nieuwe tools uit: tools om te organiseren en om ons leven als projectmanager gemakkelijker maken, tools die onze creativiteit op het gebied van design stimuleren, die het gemakkelijker maken om dingen te delen in groepen of die gewoon leuk zijn om te gebruiken! Met deze nieuwe stijl van werken op afstand hebben we onszelf uitgedaagd om de tools die we gebruiken te beoordelen en bespreken, aangezien we meer afhankelijk zijn geworden van deze digitale hulpmiddelen en ermee communiceren tussen de verschillende thuiskantoren. Hieronder vind je een selectie van onze favorieten en de redenen waarom ze favoriet zijn bij ons."

Zoom

  • Vergaderingen: "de COVID-19-crisis is ongetwijfeld gunstig geweest voor de makers van Zoom. We moeten eerlijk toegeven dat wij de interface voor normale vergaderingen en de gebruiksvriendelijkheid voor workshops (zie hieronder) ook erg prettig vinden. Ook de "touch up my appearance"-functie is in combinatie met een kop koffie een goede boost voor je zelfvertrouwen voor vergaderingen op de vroege ochtend. Het dient wel gezegd te worden dat we gevoelig zijn voor potentiële veiligheidsproblemen en afzien van het gebruik van Zoom als dit in strijd is met het beleid van onze klanten."
  • Workshops en online trainingen: "door het wijdverbreide gebruik van Zoom is het een van de beste manieren om workshops met klanten te organiseren of online trainingen te hosten. Het is een pluspunt dat de initiatiefnemer van de vergadering werkgroepen kan creëren in aparte "kamers" en zich tussen deze groepen kan verplaatsen om te kijken hoe het gaat met de deelnemers. Sommige functies zijn wel voor verbetering vatbaar, zoals de mogelijkheid om workshops te cohosten met meer dan één facilitator."

Microsoft Teams

  • Vergaderingen: "in onze ervaring als Office 365-gebruikers kan Teams goed gesynchroniseerd worden met onze agenda's om vergaderingen in te plannen of om een nog niet afgerond gesprek automatisch toegemaild te krijgen. Daarnaast is de mogelijkheid om je achtergrond te vervagen tijdens een videoconferentie zeer nuttig voor iedereen die de was niet heeft opgevouwen of het huis niet heeft opgeruimd."
  • Gelijktijdige communicatie: "omdat het een van onze belangrijkste middelen is om online te vergaderen, is het berichtensysteem heel handig om een discussie op gang te houden."

Slack

  • Gelijktijdige communicatie: "wij maken graag gebruik van Slack, vanwege de eenvoudige gebruikersinterface en de mogelijkheid om een "thread" met iemand uit een groepsdiscussie te starten zonder het gesprek van de groep te verstoren. Bovendien kun je gemakkelijk reageren en emoji's toevoegen."

Miro 

  • Samen aan een ontwerp werken: "volgens ons is dit het beste programma om samen te cocreëren, vooral dankzij de functionaliteiten voor het werken aan sjablonen en het maken van systeemkaarten. Het voelt bijna alsof we in de ontwerpstudio aan het werk zijn!"
  • Workshops en online trainingen: "een geweldige basis voor workshopsjablonen en een plek voor deelnemers om samen te werken."

Figma 

  • Samen aan een ontwerp werken: "zeer nuttig om wireframes te beoordelen. Iedereen die de link heeft, kan het bestand bekijken, en iedereen met een gratis account kan opmerkingen plaatsen. Mensen kunnen je cursor volgen terwijl je de ontwerpen presenteert, zodat ze de draad niet kwijtraken."
  • Workshops en online trainingen: "een geweldige tool voor het ontwerpen van interfaces en voor cocreatie in workshops."

Trello 

  • Projectmanagement: "met het oude vertrouwde Trello, dat uitblinkt door gebruiksgemak en een eenvoudig ontwerp, kun je taken op volgorde van prioriteit zetten en gemakkelijk delen."

Het verplaatsen van onze klantworkshops naar een online omgeving 

"We zijn al geruime tijd bezig met het verkennen en houden van online workshops en trainingen. De huidige crisis heeft onze inspanningen om onze kennis online over te dragen nog eens extra versneld. Een groot deel van ons ontwerpproces bestaat uit het faciliteren van workshops met verschillende betrokkenen in verschillende fases van een project. We hebben echte input nodig van onze klanten en zijn afhankelijk van workshops om deze informatie te verzamelen en onze ontwerpmethoden over te dragen aan iedereen die erbij betrokken is."

"Een van de grootste uitdagingen als workshops met klanten volledig digitaal georganiseerd worden, is het tijdsmanagement en de interactie van scherm tot scherm. Bij een persoonlijke ontmoeting is het gemakkelijker om een gevoel te krijgen bij hoe een idee wordt geïnterpreteerd, om gevoelens of suggesties te delen en om de hele dag samen over één onderwerp te praten met voldoende ingeplande koffie- en eetpauzes. Als iedereen achter zijn eigen computer zit, zijn tijd en comfort de eerste menselijke basisbehoeften waar rekening mee moet worden gehouden. Wat is, gezien het onderwerp en het aantal deelnemers, de maximale tijdsduur die we voor de groep kunnen inplannen voor een videoconferentie? Hoe moeten we groepsdiscussies en groepsopdrachten inplannen? Wat is het beste moment voor een pauze? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we de aandacht van de deelnemers vasthouden en hoe kunnen we flexibel genoeg zijn om de agenda ad hoc te veranderen als mensen afhaken?"

Kristel Van Ael, ontwerper en partner bij Namahn, is van essentieel belang geweest om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de workshops worden behouden, zelfs wanneer ze plaatsvinden in een virtuele ruimte. Kristel stelt dat de voorbereiding het belangrijkste is bij het plannen van een online workshop. Zeker bij het verkennen van een ontwerp moeten de verschillende richtingen en ideeën veel explicieter worden gemaakt dan in een fysieke workshop het geval zou zijn. Het is nog belangrijker om van tevoren een agenda te hebben met duidelijk vastgestelde doelstellingen en de stof die behandeld en besproken moet worden.

Om te voorkomen dat mensen alleen maar naar hun scherm staren en niet actief meedoen, is Kristel voorstander van werkgroepen. In een online workshop is het veel moeilijker om mensen aan het werk te zetten. Daarom gebruikt ze Miro-whiteboards met heldere en korte instructies aan de hand van vooraf opgestelde sjablonen, zodat de deelnemers direct weten wat ze moeten doen.

Kristel verwacht dat als de situatie over een tijdje weer normaal is, mensen het werken in workshops op afstand meer zullen accepteren, omdat klanten hebben ervaren dat het echt werkt. "Nu zijn we er klaar voor. De coronacrisis heeft ons de kans gegeven om te experimenteren, en we zien nu dat mensen uit landen over de hele wereld ook zonder internationaal reisverkeer kunnen samenwerken."

Kennis delen in de digitale ruimte 

"Wat onze cursussen betreft, maakte het doorbrengen van de dag in onze ontwerpstudio's in het centrum van Brussel altijd onderdeel uit van de ervaring. Zo kregen onze deelnemers de kans om hun eigen kantoor te ontvluchten en deel uit te maken van het team van Namahn. Daar hebben we bovendien een volledig uitgeruste thee- en koffiebar en heerlijke gezonde lunches. Nu we alle komende trainingen hebben moeten verplaatsen naar de online omgeving (en nog niet de mogelijkheid kunnen aanbieden om lunches van onze cateraar te leveren) hebben we een aantal basiswijzigingen aan moeten brengen om de structuur van onze online cursus vergelijkbaar te maken met die van onze workshops. We richten ons hierbij op tijdsmanagement en comfort, en maken tijd vrij voor gepaste pauzes en check-ins in de structuur van onze cursussen om ervoor te zorgen dat de deelnemers gedurende het hele proces betrokken worden en het gevoel hebben dat ze de aandacht hebben van onze facilitators."

Sabrina Tarquini, ontwerper bij Namahn, heeft zich sterk gemaakt voor de opzet van deze online trainingen en heeft onderzocht hoe ze aangepast kunnen worden om ze boeiend en interessant te houden. Sabrina benadrukt dat het het belangrijkste is om de energiestroom te reguleren door korte plenaire presentaties te houden, in combinatie met interactieve groepsactiviteiten.

"Door de activiteiten te variëren, door bijvoorbeeld te schakelen tussen online onderzoek, brainstormen, werken met foto's en vormen of misschien het uploaden van handgemaakte schetsen, hou je de aandacht van mensen vast. Virtuele whiteboards zijn een fantastisch hulpmiddel om deze verschillende soorten activiteiten mogelijk te maken. Het is belangrijk om momenten van interactie tussen de deelnemers te creëren, waarbij ze kunnen kijken naar elkaars werk, feedback kunnen geven of inspiratie kunnen opdoen. We proberen deze basisleermomenten altijd op te nemen in de trainingen."

"Een goede tip om te zorgen voor betrokkenheid tijdens een training is om te kiezen voor casussen waar mensen zich mee kunnen identificeren. In plaats van te kiezen voor een gecompliceerde zaak die ver van de mensen af staat, kiezen we voor thema's waar mensen zich verwant mee voelen, zoals het verbeteren van de kwaliteit van leven tijdens de lockdown. Het is ook belangrijk dat de facilitator altijd aanwezig is. We noteren instructies op het Miro-whiteboard (of op een andere tool die we gebruiken), assisteren de groepen in verschillende werkgroepruimtes en zorgen ervoor dat we de mensen genoeg tijd geven om op te warmen en de oefeningen te doen. We houden er rekening mee dat niet iedereen dezelfde vaardigheden heeft, en bieden ook alternatieve activiteiten aan voor gebruikers die minder vaardig zijn op digitaal gebied. Het basisidee is om iets op te zetten dat de creativiteit van mensen kan stimuleren en te zorgen voor een leuke manier van leren. Casussen, tools en de juiste keuze van activiteiten kunnen hierbij helpen en creëren samen een gedenkwaardige trainingservaring."

Gezond blijven 

We worden allemaal met onze eigen uitdagingen geconfronteerd in onze thuiskantoren, of het nu gaat om kinderen, het delen van een werkplek met je echtgenoot (en dus ook het meeluisteren met alle videoconferenties) of proberen te voorkomen dat de kat over het toetsenbord gaat lopen tijdens Zoom-vergaderingen met een klant.

"Omdat we een vrij hechte groep collega's zijn, hebben we geprobeerd om onze normale sociale werkgewoontes te vertalen naar de digitale ruimte. De wekelijkse yogasessie is verplaatst naar Zoom, sommigen van ons ontmoeten elkaar een paar keer per week voor een "virtuele lunch" om niet alleen te hoeven eten en we hebben zelfs een speciaal Slack-kanaal gewijd aan het delen van recepten en maaltijdideeën. Ook checken we een keer per week in bij onze algemene vergadering om werkzaamheden en projecten te organiseren, maar ook om te zien hoe het met iedereen gaat, om te horen welke quarantainehacks mensen hebben ontdekt of welke supermarkt nog gist op voorraad heeft."

"Rustig aan doen en voor jezelf zorgen, is onze aanpak om goed om te kunnen gaan met deze periode van thuiswerken. Door het meer als marathon dan als sprint te zien, ontwikkelt iedereen gezonde werkgewoontes die een lange periode van thuiswerken kunnen doorstaan. Hoe graag we ook zo snel mogelijk weer bij elkaar op kantoor willen zitten – in werkelijkheid is het zo dat zelfs nu de maatregelen versoepeld worden, veel collega's of klanten hun werkzaamheden vanuit huis zullen blijven voortzetten vanwege gezondheidsredenen of andere redenen."

Wat de toekomst brengt 

"Wie weet wat de toekomst brengt? Als de huidige maatregelen versoepeld worden, hoe weten we dan dat een versoepeling van de regel "blijf thuis" permanent is? Hoe lang duurt het voordat we op ons gemak met meer dan tien mensen in een kamer kunnen zijn? Of handen kunnen schudden? Of – probeer het je voor te stellen – een Belgische begroeting met twee kussen kunnen geven? Het zal waarschijnlijk nog een tijdje duren voordat alles wat we ooit als vanzelfsprekend beschouwden weer als normaal voelt, maar het belangrijkste is dat we zoveel mogelijk proberen om ons dagelijkse ritme te behouden en onze taken en onze verplichtingen te vervullen."

"De COVID-19-crisis is aan het begin van 2020 onze levens binnengeslopen zoals overal elders ter wereld, en heeft alle sectoren en iedere bevolking getroffen. In die zin is deze crisis een van de meest inclusieve en verenigende gebeurtenissen die de wereld ooit is overkomen. Op een gekke manier herinnert het ons eraan hoeveel we met elkaar gemeen hebben – we zijn allemaal menselijk, kwetsbaar en op zoveel manieren met elkaar verbonden door onze dagelijkse interacties, zowel op professioneel als op persoonlijk vlak. Het lijdt geen twijfel dat de manier waarop we zakendoen voor altijd veranderd zal zijn door deze gebeurtenis, maar hopelijk kunnen we uiteindelijk terugkijken en zeggen dat het ten goede is veranderd."

"We kunnen streven naar meer flexibiliteit in de manier waarop we problemen aanpakken, het werk organiseren en communiceren met de mensen om ons heen. We kunnen proberen om empathischer te zijn, echt begrip te hebben voor de behoeften van onze buren, collega's, vrienden en iedereen die kwetsbaar is in een gezondheidscrisis. We kunnen proberen om rekening te houden met het hele systeem, in plaats van ons alleen maar te richten op onze eigen kleine wereld. Hoe hebben de banen en acties van anderen in de diensten-, logistiek- of gezondheidssector direct invloed op de manier waarop ik moet leven en werken? We streven er in elk geval naar om rekening te blijven houden met de menselijke kant van alles, zoals we altijd gedaan hebben."


Coronavirus: ontdek hier nog meer ‘best practices’!

Het coronavirus heeft een grote impact op de activiteiten van de Belgische technologiebedrijven. Deel zelf uw 'best practices' door te mailen naar coronavirus@agoria.be of bekijk hier nog andere getuigenissen van bij Agoria aangesloten bedrijfsleiders en laat u inspireren door hun tips om de continuïteit van hun onderneming te verzekeren.

Lees meer