De modernisering van de burgerlijke stand heeft op 5 december de zestiende editie van de Agoria e-gov Awards gewonnen. Met één big bang startten op 31 maart van dit jaar alle 581 Belgische gemeenten en 102 consulaire posten met de Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS). Het project Modernisering Burgerlijke Stand maakte komaf met de papieren akte uit de tijd van Napoleon en rolde de digitale akte meteen over het ganse land uit.


Met de e-gov Awards beloont Agoria overheden die met digitale projecten de dienstverlening aan de bevolking en de bedrijfswereld verbeteren. De prijsuitreiking vond donderdagavond 5 december plaats in het Koloniënpaleis in Tervuren.

 

Het met de hoofdprijs bekroonde project Modernisering Burgerlijke Stand is een project van het Beheerscomité Burgerlijke Stand (dat bestaat uit de vertegenwoordigers van FOD Justitie, FOD Binnenlandse zaken, FOD Buitenlandse zaken en tal van andere betrokken overheidsdiensten) en werd gecoördineerd door de Dienst Administratieve Vereenvoudiging.

Daarnaast reikte Agoria ook prijzen uit voor gebruiksvriendelijkheid, rendabiliteit, innovatie, samenwerking en open data. Die gingen naar respectievelijk:

  • Woningpas, Vlaams Energieagentschap/Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij/Departement Omgeving/Wonen-Vlaanderen (award 'gebruiksvriendelijkheid'),
  • Modernisering Burgerlijke Stand : “Van ganzeveer van Napoleon naar de 21ste eeuw” , Beheerscomité Burgerlijke Stand & Dienst Administratieve Vereenvoudiging (award 'rendabiliteit'),
  • Naar een “Parallel Universum Gent”, Stad Gent (award 'innovatie'), 
  • BE-Alert – Nationaal Crisiscentrum/FOD Binnenlandse Zaken (award 'samenwerking')
  • Lokale besturen als gelinkte open data,  Agentschap Binnenlands Bestuur (award 'open data'). 

Federale overheid in lopende zaken

Ondanks bezuinigingen en een federale overheid in lopende zaken worden in ons land nog steeds projecten rond e-government ontwikkeld op alle beleidsniveaus. Voor Agoria is het belangrijk om te zien dat de regionale regeerakkoorden en beleidsnota’s het nodige belang van digitale investeringen voor de overheid weergeven. We hopen dan ook dat dit zich zal vertalen in de nodige budgetten en investeringen in nieuwe en innovatieve e-government projecten die uiteindelijk de kosten van onze overheden zullen reduceren. 

Trends: niet enkel artificiële intelligentie en blockchain 

We merken dit jaar dat nieuwe trends en technologieën werden geïntegreerd in heel wat van de ingediende projecten. Agoria deed de voorbije jaren herhaaldelijk de oproep om binnen de overheid onder andere de mogelijkheden van cloud computing, big data en geo te benutten, en tevens een oproep voor projecten rond artificiële intelligentie en blockchain. Geo en cloud zijn ondertussen vaste waarden geworden die in heel wat ingediende projecten terug te vinden zijn. Maar dit jaar zien we naast artificiële intelligentie en blockchain ook technologieën zoals augmented reality/virtual reality, IoT, chatbots en big data analytics in de inzendingen.

Kosten-baten niet altijd berekend

We blijven dit herhalen, maar in de dossiers constateren we nog steeds dat in heel wat gevallen een degelijke kosten-batenanalyse ontbreekt. Ondanks dat we hier voor het criterium rendabiliteit specifiek naar vragen, wordt het rendement op de investering soms slechts gedeeltelijk of helemaal niet berekend. We merken hierbij ook nog steeds het spanningsveld tussen een overheid die graag wil besparen enerzijds, en de uitdaging om nieuwe diensten met (hoge) toegevoegde waarde te ontwikkelen anderzijds. De budgetten die dit moeten mogelijk maken, blijven volgens ons in heel wat gevallen ontoereikend en vandaar dan ook onze oproep om de nodige budgetten hiervoor vrij te maken.

 België moet omhoog in de Europese ranking

 We zien immers in de Digital Economy & Society Index die Europa elk jaar opstelt, dat België dit jaar in de totaalscore een 9de plaats bekleedt. Voor het e-government luik zakken we van plaats 12 naar plaats 13. Meer investeringen in e-government kunnen er dus zeker toe bijdragen dat ons land het beter gaat doen in deze Europese rangschikking, waar onze overheid een plaats in de top 3 ambieert. Het blijft een enorme opportuniteit voor de overheid om te investeren in digitale oplossingen die het mogelijk efficiënter te werken en een betere dienstverlening aan te bieden aan burgers, bedrijven en andere overheidsdiensten. We hopen bovendien dat de overheden ook inzien dat de industrie hen hier met heel wat raad en daad kan bijstaan om best practices te implementeren. 

De digitalisering heeft immers een impact op de hele arbeidsmarkt. 4,5 miljoen werkenden zullen we regelmatig moeten upskillen, weten we uit de studie ‘Be the Change’ van Agoria. Sommige jobs zullen verdwijnen, andere jobs zullen veranderen. Maar er komen vooral veel vacatures bij. Zonder maatregelen zullen in 2030 in België maar liefst 584 000 vacatures niet ingevuld geraken. Op die manier lopen we een extra toegevoegde waarde van 60 miljard euro van het BBP in 2030 mis. Daarnaast hebben 310 000 werkenden en werklozen omscholing nodig naar een nieuwe, duurzame job. Gebeurt dit, dan vermijden we een verlies van jobs dat overeenkomt met een waarde van 35 miljard euro van het BBP. In totaal komt zo, in 2030 alleen al, 95 miljard euro of 16,5% van het BBP in de weegschaal te liggen.

Dit zijn de winnaars in de vijf categorieën:

Award 'gebruiksvriendelijkheid'

Woningpas, Vlaams Energieagentschap/Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij/Departement Omgeving/Wonen-Vlaanderen

Het Vlaams Energieagentschap, OVAM, Wonen-Vlaanderen en Departement Omgeving ontwikkelden in 2018 samen de woningpas. Elke wooneenheid in Vlaanderen (ruim 2,5 miljoen) heeft ondertussen een woningpas: een digitaal paspoort. De eigenaar krijgt via dit instrument gratis toegang tot alle relevante gebouw-, grond- en  omgevingsgebonden informatie waarover de overheid beschikt en daarbovenop nog onafhankelijk renovatieadvies.

Deze snelle en gebruiksvriendelijke toepassing wordt stapsgewijs verder uitgebouwd. Sinds 2018 centraliseert de woningpas informatie over energie, isolatie, installaties, de bodem, het zonnepotentieel, algemene gebouwgegevens en nuttige omgevingsinformatie. Een grote meerwaarde voor iedereen die met verkoop, verhuur of renovatie te maken krijgt, is dat alle nodige attesten hierin verzameld zijn. In 2019 werd ook de mobiscore toegevoegd. Vanaf het najaar kan de eigenaar ook de woningkwaliteitstest uitvoeren, meer attesten (bodemattest, conformiteitsattest) raadplegen en mogelijke premies bekijken in de woningpas. Bovendien werd om de gebruiksvriendelijkheid van de woningpas naar een maximaal niveau te tillen, vanaf de start van het traject ingezet op User Experience Design: een ontwerptraject met de focus op de beleving van gebruikers. 

Meer informatie: https://woningpas.vlaanderen.be. 

Award 'rendabiliteit' (tevens hoofdwinnaar) 

Modernisering Burgerlijke Stand : “Van ganzeveer van Napoleon naar de 21ste eeuw” , Beheerscomité Burgerlijke Stand & Dienst Administratieve Vereenvoudiging

Met één big bang startten op 31 maart 2019 alle 581 Belgische gemeenten en 102 consulaire posten met de Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS). Het project Modernisering Burgerlijke Stand maakte komaf met de papieren akte uit de tijd van Napoleon en rolde de digitale akte meteen over het ganse land uit. Het is een project van het Beheerscomité Burgerlijke Stand (dat bestaat uit de vertegenwoordigers van FOD Justitie, FOD Binnenlandse Zaken, FOD Buitenlandse Zaken en tal van andere betrokken overheidsdiensten) en werd gecoördineerd door de Dienst Administratieve Vereenvoudiging.  

Zeer innoverend was in de eerste plaats de multidisciplinaire aanpak van het globale project. Vertrekkende vanuit het oude wettelijk kader werden in nauw overleg met alle partijen de overbodig geworden bepalingen geschrapt, de bestaande procedures geremodelleerd en het elektronisch beheer ingevoerd. Dit alles werd in een volledig nieuw wettelijk kader gegoten.

Burgers moeten geen uittreksel meer van de ene naar de andere administratie brengen door een betere toegang van de overheden tot de akte-informatie. Burgers dienen ook geen verre verplaatsingen meer te maken om een uittreksel te bekomen. Ze kunnen terecht in hun woonplaats of via een e-loket. De verplichte digitalisering maakt komaf met de ongemakken van het bewaren en actualiseren van miljoenen papieren akten in de gemeentehuizen en rechtbanken. Het archief kan naar minder toegankelijke (en goedkopere plaatsen). Bijwerkingen op de bestaande akten als gevolg van een nieuwe akte of van een vonnis gebeuren automatisch, wat de werkingskosten van de gemeenten verlaagt. Bij de federale overheid besparen de griffies op het opmaken en verzenden van vonnisbulletins naar de burgerlijke stand. Ook de opslagkosten voor de dubbels van de akten en de dubbele bijwerking ervan vallen weg. De parketten kunnen hun toezichtsfunctie op een moderne en gecentraliseerde manier uitvoeren. Hun werklast daalt ook door het feit dat de gemeenten fouten zelf kunnen verbeteren. 

Meer informatie: https://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/dabs.

Award 'innovatie' 

Naar een “Parallel Universum Gent”, Stad Gent

Een digitaal 3D-model van Stad Gent is een boeiend instrument en laat kennisdiffusie toe die in de echte wereld niet vanzelfsprekend is. De koppeling van 3D-technologie aan GIS-technologie is vandaag onder de noemer 3D-Citymodeling gekend. Via de computer kan je allerlei databanken koppelen aan digitale 3D-voorstellingen van ruimtelijke objecten (straten, pleinen, gebouwen, bomen, enz.).

De innovatie zit niet alleen in de onderdelen die worden gebruikt maar vooral ook in de interactie, het samengaan, het holisme. Van 3D-scanning over 3D-modeling naar 3D-printing. Van het 3D-model wordt ook masterdata afgeleid. In dit land is Gent de enige overheidsinstelling die 3D op een structurele en gebiedsdekkende gedetailleerde wijze inzet. Technisch-digitaal bestaat het “Parallel virtueel universum Gent” zowel in CAD- als in GIS-formaat; het past zich door middel van Citygml ook in in de wereldstandaard van Citymodeling. Een 3D-C.A.V.E. (Computer Aided Virtual Environment) wordt aan de outputzijde ingezet. Gebruikers navigeren in een kubus van 3 meter zijde in het 3D-model. De perceptie is alsof je echt in het model wandelt. Een mobiele variant komt tot bij de mensen in hun buurt. 

Meer informatie: https://www.stad.gent/gent3D. 

Award 'samenwerking' 

BE-Alert – Nationaal Crisiscentrum/FOD Binnenlandse Zaken

BE-Alert is een alarmeringssysteem waarmee de overheid de burger kan verwittigen in een noodsituatie. 

De overheid moet burgers bij noodsituaties immers snel, duidelijk en efficiënt kunnen alarmeren. Om de overheden te ondersteunen in deze opdracht, biedt het Nationaal Crisiscentrum (FOD Binnenlandse Zaken) de mogelijkheid om in te tekenen op een performant alarmeringssysteem: BE-Alert. Dit systeem biedt een geïntegreerde alarmering via verschillende kanalen (gesproken berichten naar vaste of mobiele telefoon, SMS, e-mail, fax en sociale media), is 24u/7d operationeel en ondersteund door een helpdesk en geeft duidelijke identificatie van de alarmeringsbron. BE-Alert kan door middel van een raamovereenkomst worden ingezet door iedere overheid die bevoegd is voor deze alarmering (mogelijks iedere burgemeester, gouverneur en het Nationaal Crisiscentrum). Sinds het openstellen van het project naar alle mogelijke eindgebruikers zijn reeds meer dan 80% van alle Belgische gemeenten en alle noodplanningsdiensten van de gouverneurs aangesloten. 

Meer informatie: https://www.be-alert.be/. 

Award 'open data'

Lokale besturen als gelinkte open data,  Agentschap Binnenlands Bestuur

In het project Lokale Besluiten als Gelinkte (Open) Data creëerde het Agentschap Binnenlands Bestuur samen met lokale besturen een nieuw ecosysteem om gegevens te delen tussen overheden en (private) hergebruikers van deze data. Dagelijks neemt ergens in Vlaanderen een burgemeester, een gemeentebestuur of een gemeenteraad beslissingen: vb. welke straat afgesloten wordt voor een wielerwedstrijd, wie aangesteld wordt als mandataris, welke parkeermaatregelen en -tarieven waar gelden. Deze beslissingen worden neergeschreven in authentieke besluiten, die dus waardevolle authentieke gegevens bevatten. Alleen is het niet evident om deze gegevens en informatie vlot terug te vinden en te hergebruiken in andere contexten zoals in databanken of op websites. Via Linked data , een methode om data te publiceren en daarbij ook de betekenis ervan vast te leggen, maken de lokale besturen hun besluiten op en publiceren ze deze in één beweging als een gebruiksvriendelijke en machineleesbare webpagina met verrijkingen. Het project connecteert 300 gemeentebesturen en andere besturen op gegevensniveau met innovatieve technologieën en principes die gebruikers vooruit moeten helpen. Door het gebruik van open standaarden in notulen kunnen gegevens gemakkelijk gedeeld en hergebruikt worden en stroomt informatie over agendapunten, besluiten en mandaten automatisch door naar eigen toepassingen, naar de toezichthoudende overheid en naar burgers.

Meer informatie: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/lokale-besluiten-als-gelinkte-open-data.