De experts van Agoria behandelen elk jaar ongeveer 30 000 vragen. In de rubriek ‘Ask an expert’ beantwoorden we geregeld een van die vragen. Hebt u ook een vraag? In de rubriek Contact kunt u via een ABC-lijst met onderwerpen de expert(s) zoeken die u kunnen helpen. U kunt ons uw vraag ook via ons Vraagformulier voorleggen.

In veel bedrijven moeten externe bezoekers en leveranciers van goederen of diensten zich identificeren. De identificatie van een persoon kan gebeuren door middel van de voorlegging van een document dat de identiteit bewijst, zoals de identiteitskaart. De eenvoudige fysieke voorlegging van de identiteitskaart is op zich geen gegevensverwerking waarop de privacywet van toepassing is. Het gaat hier niet over een automatische gegevensverwerking noch over een a priori verwerking van gegevens die bestemd zijn om in een bestand te worden opgenomen.

De identiteitskaart is een erg praktisch bewijsmiddel en is daarom de meest courant aangewende manier om iemand te identificeren. Men kan zich echter afvragen of bedrijven zomaar voorlegging van de identiteitskaart mogen vragen.

Volgens het KB van KB van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten mag de identiteitskaart enkel door daartoe bevoegde personen en enkel in welbepaalde gevallen gecontroleerd worden.

In een onderneming mogen alleen bewakingsfirma’s waaraan de beveiliging van het bedrijf wordt uitbesteed of interne bewakingsdiensten voorlegging van identiteitsdocumenten vragen. Ze mogen deze documenten enkel laten voorleggen gedurende de tijd die nodig is om de identiteit te controleren bij toegang tot niet-publiek toegankelijke plaatsen.

Hoewel het opvragen van de identiteitskaart niet geregeld wordt door de privacywet, is voorzichtigheid geboden wanneer men de informatie op de identiteitskaart leest, kopieert en in een bestand opneemt. Dat is immers een “verwerking van persoonsgegevens”. In dat geval moet de privacywet dus worden nageleefd (informatieverplichting, recht op inzage, verbetering, ...).

In afwachting van toekomstige koninklijke besluiten heeft de Privacycommissie in een themadossier ‘De elektronische identiteitskaart en onze privacy’ op haar website een aantal aanbevelingen geformuleerd.            

Volgens de Privacycommissie mag geen kopie (fotokopie of elektronische kopie) van de identiteitskaart worden gemaakt buiten de wettelijk voorgeschreven gevallen. Er zou bijvoorbeeld geen kopie mogen worden gemaakt van de identiteitskaart om binnen te komen in een openbare of private instelling om er deel te nemen aan een vergadering, aangezien een persoon voldoende geïdentificeerd kan worden met het eenvoudige verzoek zijn identiteitskaart voor te leggen. De noodzaak om een persoon te identificeren betekent niet dat een kopie moet worden gemaakt van de identiteitskaart. Een visuele controle van de identiteitskaart volstaat.

De commissie stelt vast dat in sommige gevallen aan personen wordt gevraagd hun identiteitskaart als waarborg af te geven (bijvoorbeeld gedurende de tijd waarin een audiogids wordt gehuurd voor het bezoek aan een tentoonstelling). Die praktijk is niet aanvaardbaar aangezien de houder van de identiteitskaart hierdoor zijn wettelijke verplichting om zijn identiteitskaart bij zich te hebben niet kan nakomen.

Men zou in de plaats daarvan een geldbedrag als waarborg kunnen vragen. Als dat niet mogelijk is, dan zou de persoon geïdentificeerd kunnen worden door hem te vragen om enkel zijn identiteitskaart voor te leggen waarna de relevante gegevens genoteerd worden, namelijk zijn naam, voornaam en nummer van zijn identiteitskaart. Een kopie maken van de identiteitskaart is in die omstandigheden disproportioneel. 


Meer artikels in de rubriek 'Ask an expert':

Reageer op dit artikel


  1. Qui des entreprise qui conserve la CI pendant la durée de la visite ?

  2. Hallo Erika ik vindt dit een interessant artikel en zeer nuttig. Zou het mogelijk zijn een franse versie hiervan te ontvangen?