Wat oorspronkelijk begon als een intranet om de interne communicatie te stroomlijnen, groeide al snel uit tot een all-in-one tool die meerdere bedrijfsprocessen bundelt en automatiseert. Voor verlichtingsontwerper en -producent Delta Light werd al snel duidelijk dat de mogelijkheden van een doordacht intranet legio zijn. Na enkele succesvolle testcases binnen bepaalde departementen, is het project uitgegroeid tot een waar traject dat wekelijks nieuwe toepassingen krijgt.


In een notendop 

  • Verlichtingsproducent Delta Light is op relatief korte termijn internationaal sterk gegroeid en zocht een manier om interne communicatie te stroomlijnen, ook buiten de landsgrenzen
  • 'De grootste motivator was het feit dat heel wat data en informatie in verschillende silo's zat; het beter samenbrengen van die data zou heel wat tijd besparen
  • Een intranet met overzichtelijk dashboard werd opgezet op basis van SharePoint software, in samenwerking met IT-expert Savaco
  • Een van de uitdagingen was user adoption: hoe zorg je dat je gebruikers de tool gebruiken?
  • Het project evolueerde stilaan naar een traject: al 5 jaar worden nieuwe toepassingen ontwikkeld, mét resultaat

Belgisch familiebedrijf Delta Light uit Moorsele is marktleider en trendsetter in architecturale verlichting. Al 30 jaar ontwerpen en produceren ze verlichting voor allerlei bouwprojecten, van woningen voor particulieren tot publieke gebouwen en spectaculaire hotelcomplexen. Delta Light is vandaag actief in 120 landen en telt zo'n 450 medewerkers wereldwijd.

Groei en internationalisering brengen uitdagingen met zich mee

Die groei tot wereldspeler kwam er op relatief korte termijn, en deze expansie naar het buitenland bracht de nodige uitdagingen met zich mee. Een van de grotere opgaven was zorgen dat alle medewerkers betrokken blijven enerzijds, en dat ze altijd toegang hebben tot de meest recente documenten anderzijds. Het centrale vraagstuk in deze kwestie: hoe communiceer je naar een steeds groter wordende organisatie? Het antwoord daarop kwam in de vorm van het gedeeltelijk digitaliseren van cruciale bedrijfsprocessen, wat de efficiënte en productiviteit bij Delta Light verbeterde.

Data in aparte silo's werkt inefficiënt

Eerst werd gekeken naar waar de meeste tijd verloren werd. Bleek dat heel wat productinformatie zich op verschillende plaatsen in verschillende systemen bevond; marketinginfo kwam van de website, configuratie-info zat in een Access database en productie-info vond je in het ERP-pakket van Delta Light. Deze verdeeldheid van informatie zorgde soms voor fouten, tijdverlies en kosten die vermeden hadden kunnen worden. Een van de eerste problemen die aangepakt werd, was dus het zo goed mogelijk samenbrengen van die informatie.

Databronnen gebundeld in intranet

Voor het samenbrengen van die databronnen keek Delta Light in de richting van een intranet op basis van SharePoint. SharePoint is een veelgebruikt Microsoft platform dat het doorgeven van informatie binnen een organisatie ondersteunt. Voor de uitrol en integratie deden ze beroep op technologische partner Savaco. De IT-dienstverlener uit West-Vlaanderen heeft heel wat ervaring in het automatiseren van bedrijfsprocessen aan de hand van geavanceerde IT-oplossingen.

SharePoint is een veelgebruikte Microsoft software die het doorgeven van informatie binnen een organisatie ondersteunt.

Overzichtelijk en altijd up-to-date

Het resultaat? De belangrijkste functionaliteiten van het intranet staan gebundeld op een overzichtelijke homepage met aantrekkelijke look-and-feel. Een van die functionaliteiten is de Product Search tool, waarmee werknemers aan de hand van een productnummer heel wat data uit verschillende systemen kunnen ophalen. Een tijdsbesparing die geapprecieerd wordt door menig medewerker.

 In een latere fase werden extra functionaliteiten toegevoegd, zoals links naar handleidingen, producttekeningen, certificaten, opmerkingen voor het gebruik van het product en meer. Zo werd Product Search op korte tijd de centrale vindplaats voor de belangrijkste productgerelateerde informatie.

Van project naar traject

Typisch bij een gelijkaardig softwareproject is dat je bij elke extra toepassing of integratie weer andere mogelijkheden ontdekt. Het intranet begon als een kleinschalige tool die alledaagse taken (zoals het bestellen van broodjes) automatiseerde. Gemotiveerde medewerkers die de tijdsbesparing opmerkten, begonnen zelf nieuwe workflow-ideeën te bedenken. Zo is het intranet bij Delta Light geëvolueerd van een kleinschalig project naar een heus traject dat ondertussen al 5 jaar loopt, met de steun van IT-partner Savaco. Om daarbij te helpen, biedt Savaco Improve & Accelerate services aan, waarbij een expert op locatie samen met Delta Light uitzoekt waar er nog ruimte is om te verbeteren.

De ultieme tip?

"Bepaal een duidelijke scope en weersta aan de verleiding om het project te groots aan te pakken of te veel ineens te doen. Think big, start small but keep growing is hier het motto."

 Die constante uitbreiding van mogelijkheden is ook Delta Light IT-manager Jan Blomme niet ontgaan. Zijn advies om aan de slag te gaan met een gelijkaardig project? "Bepaal een duidelijke scope en weersta aan de verleiding om het project groots aan te pakken of te veel ineens te doen. Think big, start small but keep growing is hier het motto."

Zorg dat je gebruikers mee zijn

Weerstaan aan de verleiding om te veel te willen doen is niet de enige uitdaging. Een tweede struikelblok is de user adoption & retention. Stijn Vandebuerie, Marketing & Communications Manager bij Savaco, vertelt: "Hoe ingenieus en tijdsbesparend je nieuw systeem ook is, zorg dat je de user adoption niet onderschat. Maak tijd voor het trainen van enkele key users, en stel een SharePoint Administrator aan, zodat zij andere werknemers kunnen trainen." Delta Light volgde dat advies en stelde intern een eigen SharePoint-expert aan.

Ideaal voor op maat gemaakte producten

Om nog sneller te groeien, besliste Delta Light om meer in te zetten op de projectbusiness – een strategische zet die in de verlichtingssector niet onopgemerkt voorbijgaat. Want hoe uitgebreid je catalogus ook is, voor grote en prestigieuze projecten willen architecten toch liever iets uniek en op maat gemaakt. De mate waarin je op die wens om te personaliseren kan inspringen is bepalend voor je succes in dat marktsegment. Zo zag Delta Light Specials het leven: verlichting op maat ontworpen en geproduceerd.

Het productieproces van deze Specials was een beetje omslachtig: bij de aanvraag kwam er heel wat mailverkeer aan te pas tussen de salesmedewerkers en R&D. Vandaag wordt die flow echter volledig geautomatiseerd.

 Maar het productieproces van deze Specials was een beetje omslachtig: bij de aanvraag kwam er heel wat mailverkeer aan te pas tussen de salesmedewerkers en R&D. Vandaag wordt die flow echter volledig geautomatiseerd. De salesmedewerker vult een aanvraagformulier in, R&D valideert de haalbaarheid en bezorgt de kostprijs terug aan Sales voor de offerte. En de resultaten mogen er zijn: in anderhalf jaar tijd kreeg Delta Light meer dan 5441 aanvragen voor Specials. Dat zijn meer dan 300 aanvragen per maand!

De toekomstplannen: wereldwijde uitrol en verbetering

Hoewel SharePoint bij Delta Light heel wat informatie makkelijker toegankelijk heeft gemaakt en enkele administratieve zaken heeft weten automatiseren, is het traject nog niet af. Op de planning staat o.a. de wereldwijde uitrol van het intranet naar de volledige organisatie. Ook de invoer van een nieuw ERP-pakket staat eraan te komen, waarvoor nieuwe connecties voorzien moeten worden. Daarna is het kwestie van de overige flows verder te stroomlijnen en te kijken hoe de masterdata nog beter beheerd kan worden. 

De conclusie is alvast duidelijk. Hoewel er altijd ruimte voor verbetering is, hebben de geautomatiseerde workflows en datacentralisatie hun meerwaarde alvast bewezen.


Over Delta Light

Delta Light is een Belgisch familiebedrijf uit Moorsele. Sinds hun oprichting in 1989 zijn ze steevast gegroeid tot marktleider en trendsetter in architecturale verlichting. Delta Light is actief in 120 landen en telt zo'n 450 medewerkers wereldwijd.

Over Savaco

Savaco is een IT-dienstverlener met als missie bedrijven warm te maken voor digitale transformatie en de technologie van de toekomst. Denk datawarehouses, intelligent cloud, Internet of Things, Artificial Intelligence, Augmented Reality en nog veel meer. Savaco werkt vanuit Kortrijk, telt 140 IT professionals en is actief bij 300+ Vlaamse ondernemingen in diverse sectoren.


Hoe ziet u digitalisering binnen uw bedrijf? Welke tactieken kunt u toepassen en wat leveren ze op?

Ontdek de mogelijkheden met de Digital Journey Tracker.