Veel werknemers zitten vandaag thuis en niet alle bedrijven hebben procedures klaarstaan om met hen te communiceren over eventuele nieuwe maatregelen of werkhervatting. Bovendien is het daarbij zoals altijd belangrijk om rekening te houden met juridische aspecten van privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Wij vroegen aan 2 bedrijven hoe zij met die uitdaging omgaan.


Een portaal voor sms-communicatie bij Aleris

Aluminium-producent Aleris uit Duffel stelt zo’n 1.000 mensen tewerk. De productie loopt momenteel verder aan een lagere capaciteit en er is een gedeeltelijke technische werkloosheid. Bij het begin van de crisis heeft Aleris snel gereageerd en in samenwerking met zijn telecomprovider Orange een Orange Enterprise Messaging platform opgezet waarmee het zijn medewerkers automatisch kan sms’en. In een tweede fase werd dit portaal uitgebreid met een extra applicatie die het ook mogelijk maakt om in de sms’en links naar een beveiligde website te plaatsen, waar de medewerkers dan documenten in pdf-formaat kunnen downloaden. Er werd gekozen voor pdf, omdat dit kleinere en door iedereen leesbare bestanden zijn. Documenten kunnen ter beschikking staan van één specifieke medewerker of groep van medewerkers. Deze functionaliteit werd reeds gebruikt om documenten rond technische werkloosheid te verdelen. Medewerkers kunnen ook reageren op vragen en hun input wordt verzameld in een specifieke mailbox. Voor het portaal betaalt Aleris een maandelijkse abonnementskost, plus een extra kostprijs per sms. Verschillende niveaus van abonnementen zijn mogelijk.

Uitdaging bij de start was uiteraard het verzamelen van de gsm-nummers van alle medewerkers. Zo'n 250 medewerkers hebben een gsm van het bedrijf. Van de anderen waren gsm-nummers niet altijd bekend, en in veel personeelsdossiers zaten nog vaste telefoonnummers. De dienst Human Resources heeft dan de inspanning geleverd om alle medewerkers op te bellen om hun gsm-nummer te vragen én ook hun toestemming om dit hiervoor te gebruiken. Een aantal mensen heeft dit geweigerd, maar vandaag zitten reeds 900 medewerkers op het platform. Dit was een hele krachttoer, maar Aleris is tevreden met de respons. Het bedrijf is ervan overtuigd dat de up-to-date gegevens en de ervaring met het sms-platform ook in de toekomst nog hun nut zullen bewijzen.

Een app voor personeelscommunicatie bij Campine

Campine, een bedrijf met 200 werknemers in België dat actief is in metaalrecyclage en specialty chemicals, plukt vandaag de vruchten van de ontwikkeling van de Campine Moments app in 2019. Deze app was het gevolg van een digitalisatieproject, waarbij een groep jonge medewerkers van Campine zijn app-idee verder mocht uitwerken.

De app werd op maat gemaakt voor Campine, maar met de overeenkomst dat de app-ontwikkelaar deze later ook bij andere bedrijven kan uitrollen. De arbeiders bij Campine werken in een volcontinu systeem en de app helpt om de communicatie te vereenvoudigen en beter contact te houden tussen medewerkers. Zo krijgen ze vandaag elke dag een update over de coronasituatie en -maatregelen binnen het bedrijf. Mede door een gaming element in te bouwen, waarbij medewerkers die het meest berichten lezen of het meest complimenten geven een virtuele beloning krijgen, werd de app snel opgepikt.

Ook hier gaat het om een vrijblijvende app, waarbij medewerkers de keuze hebben om deze al dan niet op hun persoonlijke smartphone te installeren. Door de nuttige functionaliteit – het is bv. mogelijk om via de app verlof of ploegwissels aan te vragen en bv. ook in te schrijven voor bepaalde bedrijfsactiviteiten (terwijl dit anders schriftelijk of telefonisch moet), werd echter snel een uptake van 70-80% bereikt. Vandaag merkt Campine dat, gelet op de hoge nood aan communicatie, nog steeds nieuwe medewerkers hun login aanvragen.


Coronavirus: ontdek hier nog meer ‘best practices’!

Het coronavirus heeft een grote impact op de activiteiten van de Belgische technologiebedrijven. Deel zelf uw 'best practices' door te mailen naar coronavirus@agoria.be of bekijk hier nog andere getuigenissen van bij Agoria aangesloten bedrijfsleiders en laat u inspireren door hun tips om de continuïteit van hun onderneming te verzekeren.

Lees meer