Een digitaliseringstraject binnen een bedrijf laat zich voelen op elke afdeling, ook op het legal departement. De juristen van logistiek bedrijf H.Essers vertellen hoe overschakelen naar legal software hun werk efficiënter maakte.


In een notendop 

  • H.Essers is een Belgisch transport- en logistiek bedrijf met klanten in heel Europa.
  • In het kader van een bedrijfsbrede digitalisering zocht de juridische afdeling een tool om de workflow van de juristen te optimaliseren.
  • Ze kozen voor de implementatie van het softwareplatform van Knowliah, een legal tech speler gekend om zijn AI-toepassingen.
  • De resultaten gaan niet onopgemerkt voorbij: tijdsbesparing voor de juristen, een verbeterde samenwerking en minder papierverbruik.

H.Essers is logistiek dienstverlener met transport- en logistieke oplossingen in heel Europa. Met een vloot van meer dan 1.400 trekkers en 3.400 aanhangwagens bedienen ze een scala aan bedrijven in o.a. de chemie- en farmaceuticamarkt. Ter ondersteuning van die activiteiten en om continu de service voor zijn klanten naar een hoger niveau te brengen, zet H.Essers hard in op innovatie en digitalisering. Vanuit die optiek maakt het legal departement sinds kort gebruik van een nieuw softwareplatform.

Stijgende complexiteit van juridische dossiers

H.Essers kende de afgelopen jaren een sterke groei. Dat gaat gepaard met nieuwe uitdagingen, die ook op de juridische afdeling voelbaar zijn. Niet alleen groeide de afdeling evenredig met het bedrijf, ook hun dossiers kenden een toename in complexiteit en diversiteit. 

Bovenop het vaste takenpakket van de juridische afdeling, zijnde corporate housekeeping (het invullen van wettelijke verplichting van vennootschappen, zoals het organiseren van jaarvergaderingen), zorgde dat voor een stijgende werkdruk. De juridische afdeling bij H.Essers heeft zich altijd heel efficiënt georganiseerd, en om dat ook in de toekomst vol te kunnen houden leek overschakelen naar een digitale tool de aangewezen oplossing. Daarbij hadden de juristen van H.Essers enkele specifieke eisen: enerzijds wilden ze bepaalde contracten selectief beschikbaar maken, anderzijds wilden ze zoveel mogelijk papierloos werken.

De nood ontstond om de volledige werkwijze te optimaliseren.  Overschakelen naar een digitale tool leek de aangewezen oplossing.

Gecentraliseerde software als oplossing

De combinatie van beide eisen vonden ze terug in de softwareoplossingen van Knowliah, een legal tech bedrijf uit Boortmeerbeek. Hun software combineert dossiermanagement en contractmanagement met een systeem voor het beheer van vennootschapsinformatie, alledrie prioriteiten voor H.Essers. 

Dankzij het platform beschikt het legal team te allen tijde over een duidelijk overzicht van de lopende projecten, terwijl ze alle details van een bepaalde zaak of onderneming onmiddellijk ter beschikking hebben. Manueel zoeken naar gegevens, e-mails en documenten is daarmee verleden tijd.

Extra context bij documenten

Bijkomend voordeel is dat het Knowliah-platform relevante informatie aan de documenten toevoegt: alle informatie die je erin opslaat wordt op de achtergrond automatisch gecontextualiseerd. Zo herkent de software bijvoorbeeld of een bepaald document een factuur, e-mail, contract, klacht of certificaat is. Daarnaast wordt er bijkomende data toegevoegd, zoals de vervaldatum, de procedure van de bijhorende cliënt, voor welke jurist dit document interessant is en nog veel meer. Ondertussen houdt het platform rekening met wetten zoals GDPR en privacyregelgeving.

Van workshop via testfase naar migratie

H.Essers stelde intern een projectteam samen, bestaande uit medewerkers uit IT en de juridische afdeling. Aan de start van het project organiseerde Knowliah eenworkshop om uit te zoeken waar de noden lagen. Daarna werd het platform ingesteld en geoptimaliseerd, gevolgd door een testfase. Achteraf vond de migratie van de documenten plaats en kregen de gebruikers een training van het platform. Voor de eindgebruikers was deze overschakeling van papier naar digitaal even wennen, maar ondertussen is het platform helemaal ingeburgerd. 

Voor de eindgebruikers was deze overschakeling van papier naar digitaal even wennen, maar ondertussen is het platform helemaal ingeburgerd.

Migratie neemt meeste tijd in beslag

Deze migratie ging niet geheel zonder slag of stoot. De reden waarom ze iets moeizamer verliep, is omdat er maar beperkte metadata (data die meer vertelt over een document) beschikbaar was. Vooraleer H.Essers gebruik maakte van een softwaretool, werden documenten enkel opgeslagen. Dat resulteerde in extra werk waarbij alle mogelijke infovelden in het platform manueel ingevuld moesten worden. Aangezien het over een grote hoeveelheid documenten gaat, nam deze fase enige tijd in beslag. Een lastig taakje, maar broodnodig om de software achteraf optimaal te kunnen gebruiken.

Workflow sluit aan bij juridische best practices

Was het de moeite waard voor de juristen van H.Essers? Toch wel, zeker met oog op the bigger picture. De workflow van Knowliah sluit namelijk naadloos aan bij de best practices in de juridische wereld. Zo moet je een document aanpassen door het te downloaden, aan te passen en terug te uploaden. Deze werkwijze is iets omslachtiger dan pakweg werken met een gesharede file of geüpdatet Word-bestand, maar is veel betrouwbaarder voor een jurist. De documenten en aanpassingen zijn op deze manier namelijk beter traceerbaar, wat bij een juridische materie cruciaal is. 

Tijdsbesparing op meerdere fronten

Bij de overschakeling naar een softwaretool is tijdsbesparing bijna altijd een van de meest zichtbare resultaten, ook bij H.Essers. Voor hen zit de besparing vooral in hetgezamenlijk dossierbeheer door verschillende teamleden. Niet één jurist is verantwoordelijk voor een dossier, maar verschillende medewerkers hebben toegang. Dat komt vooral van pas bij complexe, internationale dossiers en uiteraard ook tijdens afwezigheden bij ziektes of verlof. Ook bespaart de juridische afdeling tijd doordat teamleden makkelijk kunnen verderwerken op het geleverde werk van collega’s. 

Niet één jurist, maar verschillende medewerkers hebben toegang tot de dossiers, wat vooral van pas komt tijdens afwezigheden.

De juristen van H.Essers hopen de tijdsbesparing in de toekomst nog harder te voelen naarmate hun dossiers nog complexer en internationaler worden.

Toekomstplannen: read-only voor nieuwe eindgebruikers

Ondertussen is het platform zodanig ingeburgerd dat het juridisch team klaar is voor een verdere uitrol naar andere departementen. De bedoeling is om read-only-versies van contracten breder beschikbaar te maken, om de toegankelijkheid van de documenten te vergemakkelijken, de workload voor het legal team te verkleinen en tegelijkertijd de controle op de verspreiding van documenten te vergroten.

Daarnaast is het juridisch departement samen met de financiële afdeling aan het brainstormen om het beheer van permanente dossiers (vb. groepsvennootschappen) te centraliseren in Knowliah.

Over H.Essers

H.Essers is actief in 17 landen op 73 verschillende locaties en telt meer dan 6.500 werknemers. De hoofdzetel in Genk wordt bijgestaan door een tweede thuisbasis in Roemenië. Het bedrijf boekte in 2018 een omzet van € 679 miljoen. 

Over Knowliah

Knowliah is werkzaam als softwarebedrijf sinds 1999 en haalde in 2018 nog de Best Legal Tech award binnen op de Trends Legal Awards. Hun platform wordt gebruikt door zowel juristen binnen ondernemingen als door advocaten, dit in binnen- en buitenland. Knowliah is erkend als één van de representatieve aanbieders wereldwijd in de Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions, uitgebracht door Gartner in oktober 2019.

Nog meer inspiratie nodig?

Ga naar www.agoria.be/nl/digicoach voor nog meer getuigenissen, tools en andere nuttige informatie om met succes uw eigen digitale projecten aan te vatten.