In weinig sectoren gaat nog zoveel papier om als in verzekeringen, meestal door wettelijke verplichtingen. “Ook bij Federale Verzekering was dat tot voor kort zo”, beaamt Olivier Halflants. Als directeur ‘Niet-Leven’ is hij verantwoordelijk voor de afdeling schadeverzekeringen (autoverzekering, brandverzekering, familiale verzekering, arbeidsongevallenverzekering ...). “Vooral onze businessklanten drongen echter aan op een volledig digitale – en liefst mobiele – communicatie. Om tegemoet te komen aan die vraag besloten we zoveel mogelijk interne werkprocessen te digitaliseren.” De keuze om dat traject te begeleiden viel op het Gentse ICT-bedrijf Docbyte, specialist in digitale transformatie.

“Change management speelde een erg belangrijke rol in het project”, duidt Olivier Halflants. “De digitalisering van de werkprocessen vroeg immers ook een grote aanpassing bij onze medewerkers. Docbyte stelde voor om een specialist in te schakelen die samen met ons de strategie ontwikkelde. Tijdens een individueel gesprek met elke medewerker werd gepeild naar weerstanden, omscholingsbereidheid, enzovoort. Dat stelde ons in staat om de nieuwe werkorganisatie uit te tekenen. Tegelijk bleven we zo dicht mogelijk bij de bestaande procedures om de overstap zo eenvoudig mogelijk te maken.”

Klaar voor het grotere werk                  

Federale Verzekering en Docbyte voorzagen een centrale rol voor de ‘mailroom’, een nieuwe dienst waar medewerkers de papieren documenten digitaliseren en nieuwe schadedossiers openen. “Die oplossing had zowel sociale als efficiëntievoordelen”, verklaart Halflants. “Het bood ons de mogelijkheid om onze papieren archiefbewaarders om te scholen. In dezelfde beweging sparen we kostbare tijd uit voor onze dossierbeheerders: zij kunnen meteen aan de slag met het dossier.”

Het argument dat de medewerkers definitief overtuigde van de digitale workflow was de mogelijkheid om thuis te werken. Maar ook voor Federale Verzekering zelf levert de digitale transformatie enorme voordelen op, zoals het wegvallen van dure transport- en archiveringskosten.

“De digitale workflow laat ons ook toe om de werklast beter te verdelen tussen onze verschillende zetels”, voegt Halflants eraan toe, “en bovendien is het veiliger: digitale dossiers staan op verschillende servers, bij papieren dossiers was er gevaar voor brand, waterschade … Het belangrijkste voordeel van al was echter de geboekte tijdwinst. Onlangs hebben we een groot contract gewonnen. Welnu, zonder digitale transformatie hadden we die extra werklast nooit aangekund.”

Inspiratie nodig?


Bij Agoria zijn we ervan overtuigd dat de digitale werkomgeving op termijn de concurrentiepositie van de bedrijven sterk zal beďnvloeden.

Inspiratie nodig over hoe u die uitdaging kunt aanpakken in uw bedrijf? Hoe u uw werknemers, klanten en stakeholders kunt betrekken door ze een wendbare ('agile') en betrouwbare informatie- en samenwerkingsstrategie aan te bieden? Kom op 25 oktober naar onze Digital Workplace Convention en verruim in één namiddag uw inzicht! Volledig programma en inschrijven: www.agoria.be/digitalworkplace