Op januari 2019 zal de European Registry for Energy Labelling (EPREL) officieel in gebruik genomen worden. Vanaf dan zal een selectie aan gegevens van alle producten die onder de energie etikettering vallen en op de markt geplaatst zijn, geüpload moeten zijn in de database. Hoe je dit doet, leggen wij stap voor stap uit.


Lees ook het vorige artikel van 27 juli 2018 voor een stand van zaken van de EPREL database: Energy Labelling: herziening vormgeving energie-etikettering en stand van zaken EPREL-database

In dit artikel ligt de focus op toelichting op de huidige testfase en de voorgestelde uploadprocedure. Zelf testen is zeker mogelijk; in dit artikel wordt kort toegelicht hoe de verschillende uploadmanieren in EPREL werken op basis waarvan het mogelijk zou moeten zijn om zelf aan de slag te gaan. Wel is sterk aangeraden om niet te testen met reële data, omdat de database zelf momenteel nog niet beveiligd is. Ook is handig om in het achterhoofd te houden dat de ingevoerde gegevens bij de regelmatige updates van de database worden gewist.

Update 14/12/2018: De EPREL database is online voor productregistratie: https://energy-label.ec.europa.eu.

Update op 03/12/2018: Introductie van een nieuwe testomgeving, die veilig is voor het testen van gevoelige data. De links is het artikel zijn bijgewerkt.

Waarom een database?

Zoals in het vorige artikel is besproken, komt de opdracht om een product database te ontwikkelen voort uit de Verordening 2017/1369/EU. Deze Verordening is opgesteld naar aanleiding van een herziening van de Richtlijn 2010/30/EU en stelt dat de database per 1 januari 2019 geïmplementeerd moet zijn.

Wie moet de producten uploaden?

In de Verordening 2017/1369/EU wordt verwezen naar de verplichtingen van de leverancier. De leverancier is in deze Verordening gedefinieerd als 'een in de Unie gevestigde fabrikant, de officiële vertegenwoordiger van een fabrikant die niet in de Unie is gevestigd of een importeur die een product in de Unie in de handel brengt'.

Welke gegevens moeten er geüpload worden?

In Artikel 12 en Annex I van de Verordening 2017/1369/EU staat gespecificeerd hoe de database eruit moet komen te zien en welke data erin geüpload moet worden. Voor de leverancier betreft het de volgende data:

  • de naam of het handelsmerk, het adres, de contactgegevens en andere juridische gegevens van de leverancier (publiek deel);
  • de typeaanduiding (publiek deel);
  • het etiket in elektronisch formaat (publiek deel);
  • de energie-efficiëntieklasse(n) en andere parameters op het etiket (publiek deel);
  • de parameters van het productinformatieblad in elektronisch formaat (publiek deel);
  • de typeaanduiding van alle gelijkwaardige modellen die reeds in de handel zijn gebracht (conformiteitsgedeelte);
  • de volgende technische documentatie (conformiteitsgedeelte):
    • een algemene beschrijving van het model aan de hand waarvan dit duidelijk en gemakkelijk kan worden herkend;
    • verwijzingen naar de toegepaste geharmoniseerde normen of andere gehanteerde metingsnormen;
    • de te nemen specifieke voorzorgsmaatregelen voor de assemblage, de installatie, het onderhoud of het testen van het model;
    • de gemeten technische parameters van het model;
    • de met de gemeten parameters gemaakte berekeningen;
    • de testomstandigheden indien niet voldoende beschreven onder b).

Hoe moeten de gegevens geüpload worden?

Als leverancier is het eerst noodzakelijk om een organisatie aan te maken om doorverwezen te worden naar de startpagina. Vervolgens moet een keuze gemaakt worden tussen twee manieren waarop data geüpload kan worden; handmatig en seriematig. Bij een handmatige upload worden moeten alle velden voor de registratie van een model apart worden ingevuld. Bij een seriematige upload wordt een zip-file aangemaakt met daarin de gegevens van meerdere modellen en de bijbehorende technische documenten. Deze kunnen in een keer worden ingeladen in de EPREL database.

Surf naar de EPREL database (testomgeving)

Voor het inloggen dient gebruik gemaakt te worden van de persoonlijke European Commission Authentication Service account (EU Login). Deze is gratis aan te maken via deze link. 

Figuur 1: Startpagina EPREL database (testversie) (datum: 24/8/2018)

Voor de handmatige upload, is het noodzakelijk om eerst de juiste productgroep te selecteren. Binnen de productgroep kan vervolgens een nieuw model worden aangemaakt, waarna alle gegevens kunnen worden toegevoegd. In het geval van seriematige upload kan de zip-file met de benodigde gegevens direct vanaf de hoofdpagina worden ingeladen.

Aanmaken organisatie

Bij de eerste inlog is het noodzakelijk om een organisatie aan te maken om doorverwezen te kunnen worden naar de database zelf. Ga hiervoor naar 'create a new supplier organisation' en vul de relevante gegevens in. In de huidige versie (0.0.14) kan slechts één gebruiker per organisatie worden geregistreerd. In de toekomst zal die gebruiker collega's kunnen toevoegen door hen een uitnodiging vanuit de database te sturen. Het is mogelijk om in de database twee organisaties met dezelfde naam aan te maken, maar niet twee organisaties met dezelfde naam en hetzelfde BTW-nummer.

Update 14/12/2018: Een aantal functionaliteiten zijn toegevoegd met betrekking tot de organisatie:
- Nieuwe gebruikers moeten een privacy statement accepteren voor het aanmaken van een organisatie.
- De 'Supplier Admin' kan een lijst met contacten voor een bedrijf aanmaken. Bij het toevoegen van contacten per model kan er uit deze algemene lijst met contacten geselecteerd worden.

Update op 03/12/2018: Meer informatie wordt gevraagd voor 'Supplier organisation' voor het type leverancier en de optie om collega's uit te nodigen als 'backup Supplier Admin' of 'Supplier User'is nu beschikbaar in 'User management'.

Handmatige upload

Voor een handmatige upload is het noodzakelijk om eerst de relevante productgroep te selecteren. Klik vervolgens op de basispagina van de productgroep op 'create' en 'new'. Er verschijnt nu een nieuw scherm waarin 'model identifier' en 'supplier name or trademark' ingevuld moeten worden. 

Update op 03/12/2018: De mogelijkheid om een trademark referentie toe te voegen is nu beschikbaar via de 'trademarks' lijst of handmatige toevoeging.

Figuur 2: Pagina voor aanmaken nieuwe model bij handmatige invoer productgegevens (datum: 24/8/2018)

Vervolgens wordt een pagina voor het model aangemaakt. Op deze pagina kunnen de overige gegevens toegevoegd worden, zoals de datum van plaatsing op de markt, de energieklasse en de energie efficiëntie index. Het is niet noodzakelijk om 'date of end of placement on the market' in te vullen (dit hoeft pas ingevuld te worden op het moment dat een product van de markt wordt gehaald). Ook is het niet noodzakelijk om 'specific procedures' in deze sectie in te vullen, aangezien er onder 'technical documents' een mogelijkheid is om het document voor 'specific procedures' direct te uploaden.

Figuur 3: Pagina voor handmatige invoer gedetailleerde productgegevens (datum: 24/8/2018)

Een 'technical document' toevoegen kan door op de pagina 'Technical Documentation' aan de linkerzijde van de pagina te klikken op 'edit' en vervolgens rechts bovenin in de titelbalk 'Technical Documentation' op 'add'. Er verschijnt dan een nieuwe venster waarin het document kan worden toegevoegd. Per document moeten zowel de taal, een titel als de omvattende onderdelen worden aangegeven met keuze uit: 'General description', 'Reference to harmonised standards', 'Specific precautions', 'Measured technical parameters', 'Calculations', 'Testing conditions' en 'Additional part'. De documenten kunnen eventueel versleuteld bewaard worden. 

Figuur 4: Pagina voor de technische documentatie (29/9/2018) 

Wanneer alle gegevens zijn ingevuld, is het mogelijk op de pagina 'Label/ Fiche' het energie etiket te genereren. Tot slot is het nog belangrijk de contactgegevens met betrekking tot het energie etiket toe te voegen onder 'Contact'. De overige beschikbare pagina's geven een overzicht van de ingevulde informatie (Versions) of van de gelinkte gelijkwaardige modellen (Equivalent Models). 

Update op 03/12/2018: Verwijdering van de verplichte volgorde van de publicatie van modellen voor 'Equivalent models'.

Figuur 5: Pagina voor automatische aanmaak energie etiket (datum: 24/8/2018) 

Meer toelichting is beschikbaar in de 'User guide – 02 Manual upload of models'. 

Seriematige upload

Voor de seriematige upload is het noodzakelijk om eerst een zip-file voor te bereiden met daarin een bestand 'registration-data.xml' en een folder 'attachments'. Voorbeelden van de zip-files per productgroep zijn te vinden in de EPREL workspace. Nadat alle benodigde gegevens aan de zip-file zijn toegevoegd, kan deze worden opgeladen op de basispagina van de EPREL compliance website door te gaan naar 'upload models'. Er verschijnt dan een apart venster waar kan worden gekozen uit een normale of versleutelde upload. 

Update op 26/10/2018: the upload knop is verplaatst naar de selectieoptie 'upload page' onder instellingen (radar symbool rechts bovenaan de pagina).

Figuur 6: Pagina voor seriematige invoer productgegevens (datum: 24/8/2018)

In de 'registration-data.xml' file is het de bedoeling om de gegevens voor alle up te loaden modellen te specificeren. De basistemplate voor deze file is te zien in Figuur 6. De template kan worden ingedeeld in zeven onderdelen: 

Figuur 7: Basistemplate voor de file 'registration-data.xml' (datum: 29/8/2018) 

Stap 1 - Invoer identificatie codes

  • Request ID: Dit omvat ruimte voor vrije tekst van maximaal 32 karakters om bijvoorbeeld een intern referentienummer toe te voegen voor het verzoek tot registratie (bijvoorbeeld 20180829jansen127)

Stap 2 - Invoer basisgegevens model

  • Operation ID: Dit omvat het referentienummer voor de aanvraag van de registratie vane en model. In het geval van de registratie van twee modellen, moeten er dus ook twee keer een operation ID aangemaakt worden.

  • SupplierTypeEnum: Hierin moet het type leverancier aangegeven worden op basis van drie opties 'manufacturer', 'legal_representative' of 'importer'. In het voorbeeld template staat nu automatisch 'manufacturer' aangegeven.

  • Model identifier: Hier moet het referentienummer van het (product)model ingegeven worden.

  • Supplier name or trademark: Hier moet de naam van de leverancier of het merk toegevoegd worden.

  • Delegated act: Hier moet de corresponderende regelgeving voor energie etikettering worden aangegeven. Het doel hiervan is om het (product)model in de juiste categorie te plaatsen. Voor een lamp is de regelgeving bijvoorbeeld (EU) No 874//2012. Dit wordt in het template vertaald naar EU_874_2012.

Stap 3 - Generatie energielabel wel of niet via database

  • Energy label xsi:type: Dit dient om aan te geven of er nog handmatig een apart energie etiket zal worden toegevoegd of dat het energie etiket alleen automatisch vanuit de database gegenereerd dient te worden. In het voorbeeld template (ns6:GeneratedEnergyLabel) staat automatisch aangegeven dat er geen apart energie etiket geupload zal worden (en dat het etiket dus automatisch vanuit de database gegenereerd zal worden).

Stap 4 -Datum plaatsing op de markt

  • On_Market_start_date: Dit dient om aan te geven wanneer het (product)model op de markt geplaatst zal worden. Het is mogelijk om hier een datum uit het verleden toe te voegen in het geval dat het product al op de markt is geplaatst.

Stap 5 – Toevoegen technische documentatie

  • Technical documentation: Dit dient om aan te geven welke files rond technical documentation voor het (product)model geüpload dienen te worden. Deze files moeten worden toegevoegd in de map 'attachments'. Per los document dat zal worden toegevoegd dient een apart <DOCUMENT> te worden aangemaakt. Het FILE_PATH (de naam van de file zoals in de 'attachments' folder) en de LANGUAGE (de taal waarin de file is aangemaakt) dienen per document aangepast te worden. Daarnaast dienen de onderdelen van technische documentatie waar de file over gaat aangegeven te worden door het weghalen van de niet relevante; door bijvoorbeeld het verwijderen van de regel <TECHNICAL_PART>CALCULATIONS</TECHNICAL_PART> zal er op de 'Technical Documentation' pagina geen vinkje komen te staan onder 'e' (zie Figuur 4).

Stap 6 – Invoer contactgegevens

  • Hier dienen de contactgegevens relevant voor het energie etiket te worden ingevuld.

Stap 7 – Invoer energie classificatie

  • Deze twee velden dienen om de energieklasse en de gewogen energieconsumptie in kWh per 1000 uur toe te voegen. Voor het toevoegen van de energieklasse is het noodzakelijk om een van de vaste waarden van A++ tot en met G te selecteren.

Eén file onder de naam 'registration-data.xml' moet altijd in de zip-file onder deze naam zijn opgenomen. Daarnaast moet er altijd een folder worden toegevoegd genaamd 'attachments'. Hierin kunnen de bestanden worden toegevoegd, die bijvoorbeeld onder 'Technical Documentation' moeten komen te staan. De naam van de files in deze folder moet altijd corresponderen met de naam aangegeven voor 'FILE_PATH'. Voor het toevoegen van een tweede model, moeten de gegevens vanaf 'productOPERATION' worden gekopieerd en aangepast. Een groot vraagteken binnen de huidige testprocedure is nog hoe de gegevens vanuit de database van een leverancier automatisch vertaald kunnen worden naar het format van de file registration-data.xml.

Een aantal invoergegevens kunnen verschillen per productgroep afhankelijk van de productspecifieke eisen gesteld in de regelgeving voor energie etikettering. Meer informatie over deze invoergegevens is te vinden in de handleiding.

Update op 26/10/2018: Een overzicht van de invoergegevens is ook te vinden in het bestand 'EPREL - Compliance site - Exchange model v1.10.xlsx' op de pagina 'EPREL Exchange Model Documentation v2.1.0' van de European Product Registry for Energy Labelling (EPREL) Workspace.

Update op 03/12/2018: The volgende aanpassingen zijn gemaakt aan de xml file voor seriematige registratie:
- De volgende (optionele) onderdelen zijn verwijderd uit 'ModelSpecificContactDetails': FAX_NUMBER, SOCIAL_NETWORK_ACCOUNT, FIRST_NAME, LAST_NAME.
- In de xml registratie file kan 'EPREL' (gemarkeerd in 'bold' en 'strikethrough') worden verwijderd uit de file: xmlns:ns3="http://eprel.ener.ec.europa.eu/services/eprel/productModelService/modelRegistrationService/v2.

Nieuw: System-to-system registratie

Update op 03/12/2018: De system-to-system functionaliteit is nu beschikbaar voor het testen in de EPREL testomgeving. System-to-system is een optie voor een automatische uitwisseling van gegevens tussen de databases van de leverancier en EPREL via eDelivery. Stuur voor aansluiting een email naar: ENER-EPREL-HELPDESK@ec.europa.eu.  

Support en helpdesk

Voor het delen van feedback op de database en de uploadprocedures heeft de Europese Commissie een speciaal forum opgezet. Dit forum is te vinden op de EPREL workspace. Over het algemeen worden vragen op het forum binnen een dag beantwoord. In de EPREL workspace zijn tevens handleidingen, basis templates voor de seriematige upload en een overzicht van de eerder gestelde vragen tijdens de EPREL stakeholder overleggen te vinden. Tot slot bevat de workspace nog een verwijzing naar de Technical helpdesk: ENER-EPREL-HELPDESK@ec.europa.eu.

Meest relevante links

De inhoud van dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Eurovent.

Op donderdag 25 oktober organiseert Agoria voor de vijfde keer een infodag over regelgeving en normen. Tijdens het #RSEVENT2018 'Reveal what's hidden' staat in de namiddag o.a. een sessie 'Ecodesign & Energy labelling' op het programma.

Bekijk het volledige programma en schrijf in.