De Ministerraad heeft onlangs een wetsontwerp inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten goedgekeurd. Het zal naar verwachting zeer binnenkort aan de Kamer worden voorgelegd.


In tal van grote ondernemingen is elektronische facturatie al geruime tijd een gangbare praktijk. Dankzij de elektronische stromen die ze hebben opgezet, is de administratieve verwerking van hun aankoopactiviteiten geautomatiseerd en is – behoudens in uitzonderlijke gevallen – geen menselijke interventie meer vereist, wat een aanzienlijke efficiencywinst oplevert.

Die praktijk zal binnenkort worden veralgemeend voor overheidsopdrachten. 

De Ministerraad heeft onlangs een voorontwerp van wet betreffende elektronische facturatie bij overheidsopdrachten goedgekeurd. Dit voorontwerp zou heel binnenkort worden voorgelegd aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers. Met het wetsontwerp wordt Europese richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten omgezet. De Europese Commissie wil van elektronische facturatie de meest gangbare facturatiemethode in de Europese Unie maken. De dematerialisatie van facturen sluit aan bij de wil om het overheidsbeheer te moderniseren en biedt grote voordelen op het vlak van vereenvoudiging, besparingen, milieu-impact en verlichting van administratieve lasten.

Volgens de Dienst Administratieve Vereenvoudiging zal de omschakeling naar de elektronische factuur een aanzienlijke winst betekenen, zowel voor de ondernemingen die de facturen uitreiken als voor de aanbesteders die ze ontvangen. 

  • Zo zou het volgens de DAV gemiddeld 1,20 euro kosten om een digitale factuur te versturen terwijl een factuur die via e-mail wordt verzonden 2,02 euro kost en een papieren factuur 4,44 euro. 
  • Aan aanbestedingszijde zou het volgens de DAV gemiddeld 8 minuten kosten om een papieren factuur te verwerken tegenover slechts 2 minuten voor een geautomatiseerde factuur. Voor een administratieve dienst zou dit neerkomen op een potentiële besparing van gemiddeld 169 werkdagen per jaar!

Als de wet snel wordt goedgekeurd, kunnen vanaf 1 april 2019 alle ondernemers elektronische facturen sturen naar aanbesteders. De aanbesteders zullen dan verplicht zijn om de toegestuurde elektronische facturen te ontvangen en door te sturen, ook al hebben ze in dat verband niets in de opdrachtdocumenten bepaald.

Na een overgangsperiode die bij koninklijk besluit moet worden bepaald, zullen de marktdeelnemers – waarschijnlijk tegen 2020 – verplicht moeten overstappen op elektronische facturatie. De aanbesteders zullen dan logischerwijs verplicht zijn om papieren of pdf-facturen die ze ontvangen te weigeren. Het is dan ook goed om zich voor te bereiden om vertragingen en administratieve moeilijkheden als gevolg van de weigering van papieren facturen te vermijden.

Elektronische facturen moeten in overeenstemming zijn met de Europese norm inzake elektronische facturatie EN16931-1:2017 en CEN/TS 16931-2:2017. De Europese normen inzake elektronische facturatie kunnen gratis worden gedownload op de website van het NBN (en de andere Europese normalisatie-instellingen). 

Opgelet: een e-mail met een pdf-factuur als bijlage wordt niet algemeen aanvaard als elektronische factuur en wordt afgeraden! Een pdf-bestand biedt namelijk geen voordelen inzake automatische en elektronische verwerking van de factuur. Alleen een xml-datastroom zal geldig zijn. 

Er wordt echter in uitzonderingen voorzien voor:

  • opdrachten die worden geplaatst door autonome overheidsbedrijven of door personen die bijzondere of uitsluitende rechten genieten;
  • opdrachten die worden geplaatst in het kader van ontwikkelingssamenwerking of die worden geplaatst door diplomatieke vertegenwoordigingen of consulaten;
  • opdrachten met een heel gering bedrag, waarbij een koninklijk besluit de drempel nog moet bepalen. 

Meer informatie op https://efactuur.belgium.be/nl en op https://www.publicprocurement.be/nl/federale-diensten/e-facturatie-voor-aanbesteders

Wij raden u aan om nu al contact op te nemen met uw leverancier van boekhoudsoftware en hen te vragen om na te gaan:

  • of hun software Peppol-compliant is, en
  • of hun software door de FOD BOSA wordt erkend om facturen af te leveren op het Mercurius-platform.