Elektronische factuur, e-handtekening, e-archivering, elektronisch aangetekende zending... Agoria gaf eind november in Cercle du Lac in Louvain-la-Neuve een stand van zaken en verduidelijkte enkele begrippen waar de meeste ondernemingen en particulieren nog niet mee vertrouwd zijn. Een overzicht in twee delen.


Elektronische factuur, e-handtekening, e-archivering, elektronisch aangetekende zending ... De achterliggende technologieën bestaan al verschillende jaren, maar de markt is nog heel jong. Het Belgische en Europese juridische kader is volop in beweging en krijgt geleidelijk aan vorm. Over drie of vier maanden zal de situatie wellicht anders zijn dan vandaag. Het eerste deel van ons overzicht.

Kent u eIDAS?

Verschillende deelnemers aan de informatiesessie geven aan dat ze niet weten wat eIDAS is, en sommigen hebben er zelfs nog nooit van gehoord. "eIDAS is de Europese verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties. Die verordening is er gekomen om de Europese regelgeving inzake elektronische handtekeningen te harmoniseren", steekt Agoria-expert Ferdinand Casier van wal. "Het gaat niet om een richtlijn maar om een verordening, die meteen van toepassing is in de hele Europese Unie." De verordening steunt op twee pijlers: elektronische identificatie en verleners van vertrouwensdiensten. Het doel van eIDAS is om het noodzakelijke vertrouwen te scheppen bij iedere elektronische transactie.

Gekwalificeerde of niet-gekwalificeerde dienstverlener?

Niet-gekwalificeerde dienstverleners? Laat u niet misleiden door die toch wel bedrieglijke benaming. Wat het aanmaken van elektronische documenten betreft, maakt de eIDAS-verordening een onderscheid tussen twee types dienstverleners: gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde dienstverleners. Hoewel 'gekwalificeerde' verleners van vertrouwensdiensten (Qualified Trusted Providers) voldoen aan heel hoge eisen en aan een bijzonder zware audit worden onderworpen, hoeft de kwaliteit van de oplossingen van zogenaamde 'niet-gekwalificeerde' verleners van vertrouwensdiensten niet onder te doen.

Het verschil tussen de diensten van gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde verleners is niet de kwaliteit van de geleverde dienst maar hoofdzakelijk het feit dat de bewijslast geen deel uitmaakt van de diensten van niet-gekwalificeerde verleners. "Verleners van vertrouwensdiensten bieden oplossingen aan die het vertrouwen in de uitgewisselde documenten vergroten. Al geniet de dienstverlener niet het label 'gekwalificeerd', toch zijn de aangereikte oplossingen volstrekt ontvankelijk bij de rechter. Die laatste kan eventueel een expert vragen om de 'robuustheid' van het gebruikte product te certificeren. Momenteel zijn er overigens nog maar heel weinig gekwalificeerde verleners van vertrouwensdiensten in Europa."

E-archivering: België gaat een stap verder

Op de vele toestellen die we gebruiken draaien altijd een heleboel applicaties, die – onvermijdelijk – ooit verouderd zullen zijn. Als gevolg van die veroudering dreigen documenten op een dag niet meer toegankelijk te zijn. Door de vermenigvuldiging van documenten weet niemand nog waar de originele of definitieve versie te vinden is. De desorganisatie van informatie – en dus het verlies van informatie – is een bedreiging voor tal van organisaties ... Een inbreuk op de veiligheid (ook door een verloren USB-stick of pc!) of afhankelijke kennis (bijv. de enige persoon met toegang tot documenten verlaat de onderneming) kunnen de zaak nog verergeren.

Kortom: elektronische archivering is van cruciaal belang in onze digitale maatschappij. Het gaat om de toekomst en de bewaring van documenten op lange termijn. Maar het heeft ook betrekking op de betrouwbaarheid van een document: Wie is de auteur? Kun je er zeker van zijn dat de inhoud niet is veranderd? Wat is de wettelijke waarde van een document? Hoe kun je in overeenstemming zijn met de wettelijke bewaringstermijnen?

De Digital Act, die iets meer dan een jaar geleden werd goedgekeurd, biedt een antwoord op die vragen. Die wetgeving maakt de correcte toepassing van de eIDAS-verordening in het Belgisch recht mogelijk, maar gaat nog een stapje verder door een wettelijk kader voor elektronische archivering te creëren. De Belgische wetgever heeft er nl. voor gekozen om e-archivering al in de wetgeving op te nemen en daarbij zelfs te overwegen dat verplicht een beroep moet worden gedaan op een gekwalificeerde dienstverlener. "Dat punt is nog behoorlijk vaag", vertelt Florian Delabie, Information Manager bij Docbyte, "te meer omdat een dergelijk KB zou ingaan tegen de geest van de eIDAS-verordening, die steunt op de vrijheid om een aanbieder te kiezen, of die nu gekwalificeerd is of niet."

Met zo'n beslissing zou België zich echter wel kunnen opwerpen als voorloper en concurrerende e-archiveringsoplossingen kunnen aanbieden, waardoor het voorsprong zou kunnen nemen op eIDAS.

Er moet ook nog op worden gewezen dat je ook je eigen interne e-archiveringsoplossing kunt uitwerken i.p.v. een beroep te doen op een externe dienstverlener. Ook daar wordt een onderscheid gemaakt tussen gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde dienstverleners.

Moet uw onderneming nu snel op zoek naar een e-archiveringsoplossing of is het beter om te wachten? "Tegen het einde van het jaar zullen we al wat meer weten over de standaarden die zullen worden aangenomen. Maar het is zeker aanbevolen om al te starten met sorteren en selecteren in je archief om vervolgens de best mogelijke archiveringsoplossing te kunnen implementeren", aldus Florian Delabie.

In het tweede deel focussen we op de e-handtekening, de elektronische aangetekende zending en facturatie. Volg ons op www.agoria.be of via de nieuwsbrief!