De Beleyr-Engineering uit Zele is expert in het herstellen en produceren van machineonderdelen. Hun belofte aan de klant? Kwaliteit en flexibiliteit. Om dat te kunnen waarmaken, moet hun productieproces op wieltjes lopen. Daarvoor gebruiken ze het ERP-pakket Ridder iQ en vertrouwen ze op de expertise van Trivest Software Group.


In een notendop 

  • De Beleyr uit Zele produceert en repareert machineonderdelen. Aangezien klanten op hen rekenen in noodsituaties, moeten ze kort op de bal kunnen spelen.
  • Met hun vroegere productie-ondersteuning was dat niet altijd evident. Een duidelijk overzicht van de productieflow was noodzakelijk.
  • De Beleyr experimenteerde met een ERP-pakket, maar dat voldeed niet aan de wensen. Enkele jaren later probeerden ze opnieuw, en mét resultaat.
  • Elke werknemer weet nu op elk moment waar elk onderdeel zich bevindt, wat de workflow versnelt.

“We make your parts better.” Met die slogan werpt De Beleyr-Engineering nv zich op het produceren, aanpassen en repareren van cruciale onderdelen voor allerhande machines. Beschadigde en versleten machineonderdelen worden hersteld of naar hun originele staat teruggebracht. Ook nieuwe onderdelen worden naar wens van de klant vervaardigd, waarbij De Beleyr-Engineering nv zijn knowhow inschakelt om samen met de klant tot de meest optimale oplossing te komen. 

Het klantenbestand van De Beleyr omvat vooral bedrijven uit de petrochemie, textiel, automotive sector en machinebouw. Om hen optimaal te bedienen, rekent het bedrijf uit Oost-Vlaanderen op meer dan 50 jaar ervaring in draaien, frezen, thermisch opspuiten, vonkerosie en slijpen. We praten met zaakvoerder Mathieu Vuylsteke (foto).

Nood aan een duidelijk overzicht

“Op ieder moment lopen er bij ons honderden werkorders over de verschillende afdelingen. We misten een duidelijk overzicht van wie met wat bezig was.”

“Wanneer een machine kapot is, dan is het logisch dat je als bedrijf zo snel mogelijk een oplossing wilt. Die oplossing zit vaak in één enkel onderdeel dat vervangen of hersteld moet worden. Omdat het bedrijf onmiddellijk terug aan de slag wil, moet De Beleyr kort op de bal kunnen spelen. Daarom is het belangrijk dat ons productieproces nauwkeurig georganiseerd wordt.” Maar zo voor de hand liggend is dat niet, ook niet voor De Beleyr. “Onze maakstukken en hun gevraagde bewerking verschillen zo hard dat een duidelijke flow moeilijk af te lijnen was. Op ieder moment lopen er bij ons honderden werkorders over de productievloer en de verschillende afdelingen. We misten een duidelijk overzicht van wie waarmee bezig was.”

Biedt ERP de oplossing?

Net zoals vele andere bedrijven die met een gelijkaardig vraagstuk worstelen, keek De Beleyr voor de oplossing naar een ERP-pakket. “Jaren geleden hebben we geïnvesteerd in een ERP-pakket, maar dat was voor ons helaas te beperkt en niet flexibel genoeg. Onze productie kreeg niet de ondersteuning die we verwacht hadden. Dat lag deels aan onszelf. We hadden op voorhand niet genoeg nagedacht over wat we van de ERP-software verwachtten. De nodige informatie zat wel in het systeem, maar die terugvinden was niet altijd even makkelijk.” Deze korte ervaring met ERP was voor De Beleyr een cruciaal leermoment. “We beseften des te meer dat een doorgedreven digitalisering nodig was, en dat je daarvoor best samenwerkt met een geschikte softwareleverancier.”

Tweede keer goede keer

“Twee jaar geleden hebben we de stap gezet om opnieuw te proberen. Mét nieuwe mindset deze keer. We zijn vertrokken vanuit een andere ingesteldheid, namelijk vanuit onze bedrijfsvoering: wat doen we, en op welke manier?” Om daarbij te helpen werkte De Beleyr samen met Trivest Software Group. “Zij hebben een structuur op maat uitgewerkt voor ons, in de software van Ridder iQ. We waren direct overtuigd na enkele demo’s.”

Geleidelijke aanpak

“Onze geleidelijke uitrol heeft ervoor gezorgd dat we onze mensen niet overvallen met nieuwe tools en procedures.”

“Met ERP-software kan je zelf beginnen puzzelen, want de software bestaat uit verschillende modules; voor aankoop, voorcalculatie, productieplanning, facturatie, … Wij hebben ons pakket samen met Trivest opgebouwd, module per module. Dat deden we deels om het werkbaar te houden. We zijn een klein bedrijf; we hebben geen volledig team om op dit project te zetten. Ook heeft de geleidelijke aanpak ervoor gezorgd dat we onze mensen niet overvallen met nieuwe tools en procedures.” Het eindresultaat is een flexibel en overzichtelijk programma. “We filteren onze resultaten met één muisklik. Zo komt de juiste informatie bij de juiste personen terecht. Ook de werknemers zijn enthousiast. Ze komen nog bijna dagelijks vragen om nieuwe features toe te voegen die hun werk makkelijker maken.”

Het resultaat? Orde in de chaos

“Iedereen weet perfect waar elk onderdeel zich bevindt, in welke fase van het productieproces het zit en wat er nog moet gebeuren.”

“Dankzij Ridder iQ hebben we zicht op het hele productieproces. De software geeft per gebruiker – 15 bij ons – aan wat hij of zij moet doen, zonder onnodige data. Daardoor weet iedereen perfect waar elk onderdeel zich bevindt, in welke fase van het productieproces het zit en wat er nog moet gebeuren. Het stelt ons ook in staat om bij elke stap het benodigde materiaal klaar te leggen, wat zorgt voor een meer efficiënte manier van werken.”

Lessons learned: software is een proces

Wat Vuylsteke meegeeft als één van de lessen die hij geleerd heeft? “Het is een continu proces. Je moet constant in dialoog gaan met je werknemers om de software bij te stellen, om hen het leven nog makkelijker te maken. Ook merkten we dat veel kleine verbeteringen een echt sneeuwbaleffect hebben. Hoe meer gegevens je binnenkrijgt, hoe meer info je eruit kan halen. De kracht van data verbaast me nog elke dag. De tijd die je erin steekt, verdien je dubbel en dik terug.”

Nog op de planning: magazijnbeheer

“Met een programma als Ridder blijf je continu nieuwe mogelijkheden ontdekken. De volgende grote stap is om het magazijnbeheer aan te pakken. Dat neem ik zelf in handen. Daarbij heb ik wekelijks contact met de helpdesk of onze consultant bij Trivest. Zij leven zich volledig in in ons bedrijf en het traject wordt nauwkeurig opgevolgd.”

Over De Beleyr-Engineering nv

De Beleyr telt 27 werknemers, waarvan 16 in de werkplaats staan. De afzetmarkt omvat voornamelijk grote industriebedrijven uit België aangevuld met enkele grote klanten uit het buitenland. 

Over Trivest Software Group

Trivest uit Zele is gespecialiseerd in IT-oplossingen voor productiebedrijven in de maakindustrie. Met behulp van ERP-software trachten ze de productiviteit van hun klanten kracht bij te zetten.

Nog meer inspiratie nodig?

Ga naar www.agoria.be/nl/digicoach voor nog meer getuigenissen, tools en andere nuttige informatie om met succes uw eigen digitale projecten aan te vatten.