De jaarlijkse evaluatieronde zorgt in veel bedrijven voor een gespannen sfeer onder de medewerkers. Vaak leidt hij tot demotivatie en minder engagement, terwijl dat net omgekeerd zou moeten zijn. Ook bij Picanol Group merkten ze dat de jaarlijkse performance reviews hun doel voorbij schoten. Daarom introduceerde het HR-team er vorig jaar een digitaal evaluatiesysteem om de medewerkers permanente feedback en coaching te geven. Wij gingen even langs bij HR-manager Els Thieren.


Wilt u zelf aan de slag met digitalisering binnen HR? Laat u inspireren tijdens de studiedag Digital 4 HR op 20 april in Brussel.

Waarom zijn jullie met dit project gestart?

Els Thieren: "Uit literatuur blijkt dat 1 op 3 evaluatiegesprekken tot verminderde prestaties leidt. De oorzaken hiervan zijn enerzijds tegenstrijdige  doeleinden: personeelsbeheer (loonevolutie, dossieropbouw, doorstroom…) versus de ontwikkeling van de werknemer (bijsturing, training, verbetering…). Anderzijds staan leidinggevenden vaak ook niet te springen om dergelijke gesprekken te voeren. Ze willen feedback vermijden of uitstellen en de boodschap verzachten. Ook bij medewerkers zien we soms defensieve reacties bij negatieve feedback."

Els Thieren: "Het performance systeem afschaffen was voor ons geen optie. We merken immers dat medewerkers blijven vragen naar feedback en dat vooral jongeren nood hebben aan coaching."

"Daarom zijn we op zoek gegaan naar een systeem dat de nodige ondersteuning kon bieden. We zijn vertrokken vanuit de transformatie naar meer frequente gesprekken met het accent op feed forward, korter en op maat van de medewerkers. De nieuwe strategie past ook in het grotere geheel: 'Hoe maken we ons als bedrijf klaar om de toekomstige uitdagingen aan te kunnen'. Talent management, transparantie en efficiëntie zijn hierbij steeds belangrijker wordende factoren."

Voor welke oplossing hebben jullie gekozen?

Els Thieren: "Picanol Group ging niet enkel op zoek naar een tool, maar ook naar een verandering in de organisatie. De softwaretool Intuo biedt alvast een antwoord op de eerste vraag. Dit online platform werpt een nieuwe kijk op de traditionele HR-modellen door de werknemer centraal te stellen. Picanol Group zet deze tool in om zijn medewerkers frequenter online feedback te geven en te coachen met de webapplicatie."

"De leidinggevende gebruikt de check-in feature om afspraken met de teamleden te plannen rond een bepaald coachingonderwerp. Tijdens de check-ins wordt er gesproken over de persoonlijke doelen en ontwikkeling van de werknemer. Het past binnen het verhaal van persoonlijke groei en tevredenheid over en op het werk. Dit verhoogt de performantie van en de interactie met de werknemer. De feedback die gegeven wordt, goed of slecht, draagt bij tot het leervermogen en verbeterpotentieel van de medewerker."

Hoe hebben jullie dit project aangepakt?

Els Thieren: "In 2017 hebben we een pilootproject uitgerold. Vijf teams volgden een workshop rond changing habits en gingen met de tool aan de slag."

"Na een jaar werd de aanpak geëvalueerd. Al snel bleek dat de nadruk minder moet gelegd worden op de verandering en meer op het ondersteunen van de leidinggevenden om van hen echte coaches te maken. Ook de introductie van de tool gebeurt via workshops. Digitalisering wordt immers niet zomaar opgepikt en mensen hebben ondersteuning nodig bij het gebruik van de tool."

"De deelnemers van het pilootproject hebben ook enkele vereenvoudigingen en personalisaties voorgesteld die Intuo in de tool verwerkt heeft. Het platform biedt zeer veel mogelijkheden, maar er werd gekozen om te starten met een subset waar later bijkomende features kunnen aan toegevoegd worden. In eerste instantie richten we ons op de essentie van de software: het faciliteren van het geven en krijgen van feedback."

"Er wordt ook extra tijd besteed aan de opvolging van het gebruik van de tool, en aan de communicatie over de verandering: "Wat verlaten we? Wat komt in de plaats? Waar willen we hiermee naartoe?". "

Wat zijn de next steps?

Els Thieren: "We zijn ervan overtuigd dat we de juiste weg zijn ingeslagen door de HR-processen te digitaliseren. Nu start de uitrolfase. Het project is volop bezig en wordt gespreid over een jaar voor een totaal van 450 bedienden. Op termijn zal dit het klassieke, jaarlijkse reviewproces vervangen."

Els Thieren: "Het geven en krijgen van feedback moet een gewoonte worden waar iedere medewerker en leidinggevende zich goed bij voelt"

"Voor elke medewerker zullen er in het introductiejaar 4 check-ins plaatsvinden. Dit biedt hen de mogelijkheid om het platform te ontdekken en het gebruik te stimuleren. We willen ertoe komen dat het geven en krijgen van feedback en coaching een gewoonte wordt waar iedere medewerker en leidinggevende zich goed bij voelt, zodat het niet beschouwd wordt als iets dat wordt opgelegd door HR."

"Het doel is om een cultuur tot stand te brengen waarin coaching en permanente feedback de kern vormen, met focus op de groei en ambities van de medewerkers. Dit moet leiden tot gedeeld leiderschap en een hogere zelfredzaamheid."

Hebben jullie nog verdere digitaliseringsplannen binnen HR? 

Els Thieren: "De tool zal zich verder ontwikkelen, samen met de medewerkers. We hebben geleerd dat verandering tijd vraagt, dus one step at a time."

Over Picanol Group 

Picanol Group is een internationale, klantgerichte groep die gespecialiseerd is in de ontwikkeling, productie en verkoop van hoogtechnologische weefmachines (divisie Weaving Machines), engineered casting solutions en custom-made controllers (divisie Industries). Naast de hoofdzetel in Ieper (België) beschikt Picanol Group over productiefaciliteiten in Azië en Europa, gekoppeld aan een eigen wereldwijd diensten- en verkoopnetwerk. In 2017 realiseerde Picanol Group een geconsolideerde omzet van 688,93 miljoen euro. Picanol Group telt wereldwijd bijna 2.300 medewerkers en is sinds 1966 genoteerd op Euronext Brussel (PIC). 

Meer weten over Digital 4 HR? Ontdek de nieuwste trends en technologische ontwikkelingen tijdens de Digital 4 HR-studienamiddag op 20 april waar diverse bedrijven hun ervaringen met u delen. Schrijf in!