De fiscus aanvaardt dat de vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen forfaitair worden bepaald. Wat zijn deze kosten? En welke nieuwe bedragen zijn van toepassing?


De fiscus aanvaardt reeds lange tijd dat onkostenvergoedingen voor binnenlandse dienstreizen forfaitair bepaald worden. De bedragen die de overheid zelf aan haar ambtenaren toekent, worden geacht overeen te stemmen met 'ernstige normen' en kunnen belastingvrij worden uitgekeerd als terugbetaling voor de verblijfskosten die een werknemer maakt tijdens beroepsverplaatsingen in België. Bijgevolg wordt deze vergoeding niet belast indien het bedrag ervan niet hoger is dan de overeenkomstige vergoedingen die de overheid aan haar eigen personeel toekent. 

Onder verblijfskosten moet worden verstaan: de andere kosten dan de eigenlijke verplaatsingskosten, namelijk de kosten van maaltijden als gevolg van prestaties die buiten de onderneming maar voor haar rekening worden geleverd. 

Vanaf 1 april 2020 gelden de hiernavolgende bedragen:

 

Basisbedrag

Geïndexeerd bedrag (vanaf 1.04.2020)

Dagelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten)

10 €/dag

17,41 €/dag

Maandelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten)

Max. 16 x 10 €/maand (voltijdse prestatie)

Max. 16 x 17,41 €/maand

Aanvullende dagelijkse  forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting)

75 €/nacht

130,57 €/nacht

De hierboven vermelde dagelijkse forfaitaire vergoeding voor maaltijden kan als een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever kwalificeren onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

  • het bedrag van de vergoeding wordt vastgesteld met inachtneming van het werkelijke aantal verplaatsingen;
  • de duur van de verplaatsing bedraagt meer dan 6 uur;
  • de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kosten van de maaltijd op zich neemt (bijvoorbeeld: de werknemer volgt tijdens de werkuren een cursus, seminarie, enz. waarbij de prijs van de maaltijd begrepen is in het inschrijvingsrecht betaald door de werkgever of wanneer de inrichter van de cursus, het seminarie, enz. een gratis maaltijd aanbiedt);
  • de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken (bijvoorbeeld: via een restaurantticket, waarvan een deel van de kosten door de werkgever of een derde wordt gedragen).

Als de aard en de functie van het personeelslid regelmatige prestaties buiten de bedrijfszetel impliceert (m.n. personeelsleden met een reizende functie), kan een maandelijkse forfaitaire vergoeding voor maaltijden worden toegekend die gelijkstaat met een aantal keren de dagelijkse forfaitaire vergoeding. Deze maandelijkse forfaitaire vergoeding mag evenwel nooit hoger liggen dan zestien keer de dagelijkse vergoeding. Voor toekenning van deze maandelijkse forfaitaire vergoeding geldt de voorwaarde dat de verplaatsing minimaal 6 uur moeten duren niet.

Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.

Wat de aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) betreft, moeten volgende voorwaarden zijn vervuld:

  • de aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) kan niet worden toegekend als de werknemer ter plaatse over gratis huisvesting beschikt;
  • de verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de huisvestingskosten op zich neemt;
  • de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

In de mate dat de toegekende vergoedingen de voormelde maximumbedragen overschrijden, vormen zij in principe belastbare bezoldigingen.

Wanneer de dienstverplaatsingen niet beantwoorden aan de ter zake opgelegde minimumduur, vormen zij in principe eveneens een belastbare bezoldiging. De toekenning van een hogere niet-belastbare verblijfsvergoeding blijft evenwel mogelijk op voorwaarde dat de werkgever of vennootschap het dubbel bewijs levert dat:

  • de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
  • die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

Hetzelfde geldt voor vergoedingen die worden toegekend als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap voor dienstverplaatsingen van minder dan 6 uur. 

Wij vestigen uw aandacht op het feit dat de belastingadministratie in antwoord op een schriftelijke vraag van een parlementslid heeft gesteld dat een door de werkgever betaalde maaltijdvergoeding niet langer als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, maar als een belastbaar loon wordt aangemerkt wanneer, bij toepassing van de 40-dagenregel, de werknemer zich naar een zogenaamde vaste plaats van tewerkstelling begeeft.

Bron: Circulaire 2020/C/67 dd 15 mei 2020