Het onkostenbeheer van Brussels Airlines is ingewikkeld. Vooral omdat de vertegenwoordigers van het bedrijf zich over de hele wereld bevinden. Om het papierwerk op een efficiŽnte manier te regelen, bundelde de luchtvaartmaatschappij haar krachten met Rydoo, een lidbedrijf van Agoria.


Technologie versterkt de groei van bedrijven in nieuwe markten en laat geografische grenzen vervagen. Slimme tools zijn van essentieel belang om processen te stroomlijnen en het reizende personeel te ondersteunen. Uiteindelijk is tijd namelijk het belangrijkste product waarmee slimme bedrijven kunnen concurreren op de hedendaagse wereldmarkt.†

"Bij Brussels Airlines was het tijd voor een moderne toepassing", zegt Jan Derycke, VP Finance Accounting. "Lange tijd verwerkten we de onkosten handmatig. Met deze app hoef je alleen maar een foto van je bonnetjes te maken." De Rydoo-app werkt niet alleen op mobiele telefoons, maar ook via een browser, en leest en selecteert automatisch de meest belangrijke informatie op het bonnetje.

"Op deze manier kan je onkosten binnen enkele minuten indienen. Onze werknemers waarderen dat sterk. Ze hoeven niet al hun bonnetjes te bewaren en ze kunnen rekenen op een snellere werkwijze en een snellere terugbetaling van hun onkosten", zegt Derycke.†

Paperless

Deze stap is onderdeel van een groter project. Het financiŽle departement moet namelijk volledig paperless worden. Brussels Airlines ontvangt nu bijvoorbeeld alle facturen digitaal. Dat vereenvoudigt de stromen binnen het bedrijf. Als gevolg daarvan kunnen het management en de sales zich richten op hun kerntaken en hoeven ze zich niet bezig te houden met de administratie.

Nog een voordeel is dat de werknemers rustiger kunnen werken. "We proberen het handmatige werk zo veel mogelijk te beperken om tijd te besparen, maar ook om het werk zo interessant mogelijk te maken. We willen goede mensen aantrekken en behouden. Als je mensen repetitief werk laat doen, blijven ze vaak niet lang en raken ze gedemotiveerd", zegt Jan De Raeymaeker, CFO bij Brussels Airlines.†

De reis van een bonnetje

Wim Derkinderen, CCO en medeoprichter van Rydoo, zag dat de onkostenstroom bij Brussels Airlines voor veel administratie zorgde. "Dat probleem kun je eenvoudig oplossen door middel van innovatieve technologie", zegt Derkinderen.

"We zijn het hele proces gaan automatiseren. We gingen na welke reis een btw-bonnetje aflegt binnen Brussels Airlines. Om elke stap te kunnen vereenvoudigen, wilden we weten wat de beste werkwijze is."

"Het resultaat is een grote tijdsbesparing", vertelt hij ons. "Vroeger moest een werknemer van Brussels Airlines na het indienen van de onkosten vier tot acht weken wachten vůůr hij het geld teruggestort kreeg. Het unieke aan ons systeem is dat je per bonnetje goedkeuring krijgt.

Voorheen moest de werknemer alle bonnetjes samenvoegen. Aan het eind van elke maand verzamelde hij zijn bonnetjes in een bestand, en als er dan een of twee afgekeurd werden, moest hij helemaal opnieuw beginnen. We regelen het nu per uitgave. Je gaat lunchen en je stuurt gelijk het bonnetje door."†

Compliance

Doordat het systeem automatisch controles uitvoert op het onkostenbeleid, kunnen ook de accountants sneller werken.

"We stellen bijvoorbeeld een alarm in voor als het bedrijfsbeleid wordt geschonden", zegt Derkinderen. "Je mag een bepaald bedrag besteden in een restaurant, maar geef je meer uit, dan zal het systeem dat aangeven."

Dit soort compliance-regels leveren Brussels Airlines een extra voordeel op. "Het begon ons op te vallen dat mensen niet altijd de regels volgen", zegt De Raeymaeker. "Als werknemers met iemand gaan lunchen, moeten ze vermelden met wie, waar, wanneer enz. De digitalisering zorgt ervoor dat mensen de regels volgen, en dat wij de onkosten beter kunnen controleren."

Dit artikel kadert in een reeks van cases rond "Partnership Driven Innovation". Meer lezen?†

†Wil je zelf aan de slag, maar zoek je verdere inspiratie en/of collega's die dezelfde aanpak willen lanceren binnen hun bedrijf? Schrijf je dan zeker in voor ťťn van de twee Academies "Partnership Driven Innovation"†