Comment devient-on une scale-up ? Voilà une question que se posent de nombreuses start-ups. Voilà pourquoi Scaleup.vlaanderen, une initiative conjointe d'Agoria et Sirris, tient à rassembler des témoignages de start-ups qui sont sur la voie de l’industrialisation. Leurs récits pourront vous inciter à leur emboîter le pas. Aujourd'hui, nous donnons la parole à l'entreprise Yesplan.


Fondée en 2011, Yesplan est le leader des marchés belge et néerlandais de la planification de centres culturels. Nous nous sommes entretenus avec Wouter Vermeylen, cofondateur et CEO de Yesplan.

 

Comment Yesplan a-t-elle vu le jour ?

Wouter Vermeylen : « En 2004, le centre culturel Vooruit s’intéressait déjà à l’impact de la numérisation sur l’expérience culturelle en général et sur ce qu’il allait signifier pour son organisation. L’IBBT, qui venait d’être fondé, cherchait lui aussi sa place dans la société. Le directeur du Vooruit à l’époque, Erik Temmerman, avait de bonnes relations avec l’université. Cette combinaison de facteurs a entraîné l’apparition de plusieurs projets de recherche. Ils portaient principalement sur trois grands domaines : l’impact de la numérisation sur les visiteurs, sur les artistes et sur les collaborateurs des centres culturels. Le Vooruit a réalisé un certain nombre de tests. Ainsi, il a été l’une des premières organisations à créer sa propre communauté ; dès 2006, il disposait d’un site Web communautaire. Le centre a également travaillé avec des artistes sur l’expérience immersive et les possibilités du multimédia. Pour ses collaborateurs, le Vooruit a par exemple veillé à ce que le wifi soit disponible partout. En 2006, j’ai été élu IT Manager de l’année, un titre qui doit beaucoup aux efforts de toute mon équipe. Nous avons eu la possibilité d’aller expliquer partout dans le monde comment le Vooruit gérait la numérisation. »

« Un beau jour, Wim Casier, directeur du Planning du Vooruit, m’a demandé de créer un système pour son planning. Il avait de nombreux fichiers Excel et des documents qui généraient du travail en double et où les erreurs n’étaient pas rares. Nous avons estimé qu’il n’était pas intelligent de créer quelque chose nous-mêmes pour le Vooruit. Nous avons donc exploré le marché et nous avons constaté qu’il n’existait en fait aucune solution : de grands systèmes comme SAP pouvaient convenir, mais étaient bien trop chers, notamment en raison de frais de déploiement élevés. Les petits systèmes bon marché, pour leur part, étaient souvent développés pour une petite entreprise et étaient statiques ou obsolètes. Nous avons donc décidé de créer notre propre système, en considérant qu’il devait aussi convenir pour d’autres organisations comparables. Nous avons connu des hauts et des bas et nous avons vu défiler de nombreuses versions. En 2010, forts de l’expérience acquise lors de ce projet, nous avons jeté les bases de ce qui allait devenir Yesplan en collaboration avec Inceptive, fondée par trois docteurs en informatique de la VUB, et nous avons réalisé une étude de marché sur la viabilité du produit logiciel. Cette étude s’est avérée positive et Yesplan a donc été créée en 2011. À l’époque, nous étions sept : quatre personnes du Vooruit et trois d’Inceptive. La première personne que nous avons engagée était Wim Casier, celui qui m’avait demandé un système de planning en 2006. » 

Yesplan a-t-elle connu la réussite dès le début ? 

 « A posteriori, c’est un petit miracle que nous ayons trouvé nos dix premiers clients, répond Wouter en riant. Nous avons eu la chance de bien connaître le marché grâce au Vooruit et de disposer d’un énorme savoir-faire technique par l’intermédiaire d’Inceptive. Mais nous avons dû travailler dur, car à ce moment-là, nous étions encore en train de tenter de savoir qui étaient au juste nos clients. Au début, nous tirions sur tout ce qui bougeait : centres culturels, mais aussi musées, voire hôtels qui organisaient des événements de temps à autre. Nous avons heureusement opté dès le début pour le modèle SaaS, ce qui nous a donné de l’avance sur certains concurrents qui proposaient un produit de bureau. Ils ont eu des difficultés à faire la transition vers SaaS. Yesplan était au bon endroit au bon moment. Dans le secteur culturel, tout le monde organisait encore son planning dans Excel, mais les gens commençaient à prendre conscience qu’il devait exister de meilleures façons de le faire. Nous incarnions cette meilleure façon de faire. »

Comment avez-vous géré la croissance au cours de cette période ?

Wouter : « Nous sommes fiers d’avoir été très ambitieux dès le départ. J’observe souvent un manque d’ambition chez d’autres start-ups. Cela a pour effet de freiner leur croissance. Nous savions que nous possédions une bonne connaissance du marché et le savoir-faire technique requis, mais nous avions trop peu de planches en ventes, marketing, finance, etc. Nous nous sommes donc mis à la recherche de personnes qui connaissaient mieux ces domaines et nous les avons invitées à siéger dans notre comité consultatif. Ainsi, Piet Buyck a amené sa connaissance du modèle commercial SaaS. »

Une société en croissance a aussi besoin de collaborateurs. Comment trouvez-vous les bonnes personnes ?

« C’est une question de feeling, lance Wouter en riant. Ce qui nous importe, c’est que ces personnes aient pour ainsi dire le bon ADN et qu’elles partagent les valeurs de Yesplan. Ainsi, l’un des éléments qui nous importent est que le client soit toujours au centre des préoccupations. Nous apprécions cette caractéristique chez un account manager, mais aussi chez un développeur ou un office manager. Cette valeur prend des formes différentes dans chaque rôle. Un directeur financier sera plutôt motivé par la valeur que nous créons pour un client, alors qu’un développeur se focalisera plutôt sur la beauté de l’application qu’il fournit. Je ne veux pas que chaque collaborateur soit mon meilleur ami, mais ces valeurs sont importantes. Chaque collaborateur ne doit pas non plus être une copie de moi ; je cherche plutôt des gens qui sont complémentaires. Moi-même, je suis plutôt chaotique. J’ai donc besoin de m’entourer de personnes capables d’amener de l’ordre et de la structure dans leur travail. »

Où en est Yesplan aujourd'hui ?

Wouter : « Actuellement, nous sommes leaders du marché en Belgique et aux Pays-Bas. Nous avons un ‘churn’ (rotation) inférieur à 2 pour cent. Cela ne signifie pas que nous n’avons pas encore perdu de clients : certains de nos premiers clients nous ont quittés, notamment parce qu’ils n’étaient en fin de compte pas dans notre groupe cible. Pour moi, ce n’est pas si grave que cela. Au début, une start-up doit oser viser un public très large, tout en étant bien consciente qu’il va falloir avoir une idée très précise de ce que vous ferez et pour qui. Cette idée, on ne peut l’identifier qu’en faisant des essais. Depuis 2012, nous sommes aussi actifs aux Pays-Bas, et nous sommes délibérément restés très longtemps dans ces deux pays. Il fallait encore beaucoup travailler sur notre produit, dont le déploiement exigeait encore beaucoup de travail manuel. Il s’agit en effet d’un logiciel qui doit couvrir à peu près tous les workflows d’une organisation. Nous avions besoin de beaucoup de temps pour faire en sorte qu’une organisation soit fonctionnelle. Il ne faut pas non plus sous-estimer le « change management » au sein de l’organisation. Il prend du temps et de l’argent, et en nous tournant vers d’autres pays, nous n’aurions fait que dépenser plus de temps et d’argent. En 2016, nous avons engagé Erik Temmerman, qui est devenu responsable de notre business development international. Depuis, nous sommes actifs au Royaume-Uni, en Irlande, au Luxembourg, en Suisse et en Autriche. Nous travaillons donc d’arrache-pied à consigner toutes les connaissances et le savoir-faire que nous avons en tête, de façon à ce que les clients dans ces pays puissent les appliquer. Cette professionnalisation interne est notre priorité en 2018, après quoi nous tenons à poursuivre notre croissance dans de nouvelles régions en 2019. » .

Vous ne manquez donc clairement pas d’ambition.

Wouter : « Certainement. D’ici fin 2018, nous voulons avoir 30 clients anglophones et 30 clients francophones. D’ici 2021, nous voulons que nos systèmes soient déployés chez 500 clients de par le monde. »

Devrez-vous encore relever de nombreux défis pour y arriver, ou cela va-t-il aller de soi ?

Wouter : « Nous sommes convaincus que le marché existe. Le secteur culturel est en pleine évolution dans le monde si on s’intéresse à l’utilisation d’outils ERP professionnels. Outre les obstacles spécifiques au marché, notre défi majeur sera toutefois notre propre organisation interne. Par exemple, d’une entreprise uniquement néerlandophone, nous avons dû devenir une entreprise internationale. Toute notre communication doit désormais se faire en anglais. Cela peut sembler un détail, mais l’impact sur une entreprise est considérable. Nous avons en outre encore beaucoup à faire avec les retombées de tout le savoir-faire dans les manuels et les formations. Nous venons d’ailleurs de procéder à une augmentation de capital, en grande partie investie dans la poursuite de la professionnalisation et de l’automatisation de notre organisation. »

Vous avez participé à Scaleup.vlaanderen. Comment avez-vous eu connaissance de cet événement, et cela vous a-t-il aidés ?

Wouter : « Nous avons participé à Scaleup.vlaanderen grâce à quelqu’un qui travaillait pour un venture fund. Je lui ai expliqué notre problématique, et il m’a répondu : ‘En Belgique, il n’y a qu’une personne qui connaît vraiment cette matière : Omar Mohout.’ Omar m’a ensuite proposé de m’inscrire à Scaleup.vlaanderen. Si nous connaissions déjà certains thèmes des ateliers, d’autres étaient tout à fait nouveaux pour nous. Ce qui m’a agréablement surpris, c’est ce réseau qui s’est créé tout à coup. En fin de compte, on se retrouve avec dix entreprises quoi sont exactement dans la même phase de croissance que vous et avec lesquelles il est donc possible d’échanger un savoir-faire considérable. Je suis d’ailleurs toujours en contact avec quatre ou cinq personnes de ce groupe. »

En collaboration avec Agoria, Sirris a lancé l’initiative Scaleup.vlaanderen, un trajet d’encadrement pour entreprises numériques innovantes disposant d’un modèle commercial éprouvé et qui sont sur le point d’accélérer leur croissance. Dans ce programme, les scale-ups reçoivent un encadrement collectif et individuel au sujet des différents aspects de l’industrialisation des modèles commerciaux numériques. Intéressé ? Contactez isabel.michiels@agoria.be!

 

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