Comment garder contact avec ses collaborateurs ? Deux entreprises témoignent | Agoria

Comment garder contact avec ses collaborateurs ? Deux entreprises témoignent

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Publié le 09/04/20 par Carine Lucas
De nombreux travailleurs sont aujourd’hui à la maison et toutes les entreprises ne disposent pas de procédures leur permettant de communiquer avec eux pendant cette période, afin de les tenir informés de nouvelles mesures ou de la reprise du travail. En outre, il est important, comme toujours, de prendre en compte les aspects juridiques liés à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel. Nous avons demandé à deux entreprises - Aleris et Campine - comment elles gèrent cette communication.

Un portail de communication par SMS chez Aleris

Le fabricant d’aluminium Aleris à Duffel emploie environ 1000 personnes. La production est actuellement maintenue à une capacité inférieure, avec un chômage technique partiel. Au début de la crise, Aleris a rapidement réagi et mis en place, en collaboration avec son opérateur télécom Orange, une plateforme Orange Enterprise Messaging lui permettant d’envoyer automatiquement des SMS à ses collaborateurs.

Dans une seconde phase, ce portail a été complété par une application supplémentaire permettant aussi d’insérer dans les SMS des liens vers un site internet sécurisé sur lequel les collaborateurs peuvent ensuite télécharger des documents au format PDF. Ce format a été choisi car il s’agit de fichiers de plus petite taille, lisibles par tous. Des documents peuvent être mis à la disposition d’un collaborateur spécifique ou d’un groupe de collaborateurs. Cette fonctionnalité a déjà été utilisée pour transmettre des documents relatifs au chômage technique. Les collaborateurs peuvent également réagir à des questions, leurs réponses étant collectées dans une boîte mail spécifique. Aleris paie un abonnement mensuel pour le portail, ainsi qu’un coût supplémentaire par SMS. Il existe différents niveaux d’abonnement.

Le défi a évidemment été, au départ, de réunir les numéros de GSM de tous les collaborateurs. Environ 250 d’entre eux ont un GSM fourni par l’entreprise. Les numéros de GSM des autres collaborateurs n’étaient pas toujours connus, de nombreux dossiers contenant toujours des numéros de téléphone fixe. Le service des ressources humaines a pris la peine d’appeler les collaborateurs afin de leur demander leur numéro de GSM ainsi que leur autorisation pour l’utiliser à cette fin. Un certain nombre d’entre eux ont refusé mais aujourd’hui, 900 collaborateurs sont déjà inscrits sur la plateforme.

Ce fut un véritable tour de force, mais Aleris est satisfaite du résultat et convaincue que les données actualisées et l’expérience acquise avec la plateforme SMS s’avéreront également utiles à l’avenir.

Une application pour la communication avec le personnel chez Campine

Campine est une entreprise active dans le recyclage de métaux et de produits chimiques de spécialités qui occupe 200 travailleurs en Belgique. Elle récolte aujourd’hui les fruits du développement de l’application Campine Moments en 2019. Cette dernière est le résultat d’un projet de numérisation dans le cadre duquel un groupe de jeunes collaborateurs de l’entreprise avaient la possibilité de développer leur idée d’application.

L’application avait été réalisée sur mesure pour Campine, mais il avait été convenu que le développeur pourrait la déployer plus tard dans d’autres entreprises également. Les ouvriers de Campine travaillent dans un système de travail en continu et l’application aide à simplifier la communication et à garder un meilleur contact entre les collaborateurs. Ainsi, ils reçoivent aujourd’hui une mise à jour quotidienne concernant la situation liée au coronavirus et les mesures en vigueur au sein de l’entreprise. L’adoption a été rapide, notamment grâce à l’intégration d’un élément de gaming octroyant une récompense virtuelle aux collaborateurs qui lisent le plus de messages ou font le plus de compliments.

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Ici aussi, il n’y a aucune obligation ; les collaborateurs ont le choix d’installer ou non l’application sur leur smartphone personnel. Cependant, 70-80% d’entre eux l’on rapidement adoptée en raison de ses fonctionnalités utiles : elle permet par exemple de demander un congé ou des changements d’équipes ou de s’inscrire à certaines activités de l’entreprise, au lieu de devoir le faire par écrit ou par téléphone. Aujourd’hui, étant donné le grand besoin de communication, Campine constate que de plus en plus de collaborateurs demandent leur accès.

Si vous souhaitez de plus amples informations concernant ces cas ou avez vous-même de bonnes pratiques que vous aimeriez partager, faites-le nous savoir via coronavirus@agoria.be


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