Documents et identification électroniques : où en est-on ? (1) | Agoria

Documents et identification électroniques : où en est-on ? (1)

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Publié le 04/01/18 par Sibylle Dechamps
Facture électronique, e-signature, e-archivage, recommandé électronique... Bien que les technologies qui se cachent derrière ces concepts existent depuis plusieurs années, le marché est encore très jeune. Fin novembre, au Cercle du Lac de Louvain-la-Neuve, Agoria présentait un état des lieux de ce secteur et mettait au clair certaines notions encore mal connues de la plupart des entreprises. Voici un tour d'horizon (en deux parties).

Le cadre juridique - belge ou européen - des documents et de l'identification électroniques sont en pleine évolution et se mettent progressivement en place : la situation d’aujourd’hui ne sera probablement plus la même d’ici 3 ou 4 mois. Première partie de notre tour d'horizon.

Connaissez-vous eIDAS ?

Première observation : plusieurs participants à la séance d’information admettent ne pas savoir ce qu’est l’eIDAS. Certains n’en ont même jamais entendu parler. « L’eIDAS est le Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Il a été créé dans le but d’harmoniser les réglementations européennes relatives aux signatures électroniques, » explique Ferdinand Casier, expert Agoria. « Il ne s’agit pas d’une directive mais bien d’un règlement. Il est donc directement d’application dans toute l’Union européenne. »

 

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Ce règlement repose sur deux piliers : l’identification électronique et les prestataires de confiance. Objectif de l’eIDAS : créer la confiance indispensable dans toute transaction électronique.

Prestataires qualifiés ou non qualifiés ?

Des prestataires de services non qualifiés ? Ne vous laissez pas influencer par cette dénomination plutôt trompeuse. En effet, en matière de création de documents électroniques, le Règlement eIDAS fait la distinction entre deux types de prestataires de services : qualifiés ou non qualifiés. Si les prestataires de confiance « qualifiés » (Qualified Trusted Providers) répondent à des exigences très élevées et subissent un audit extrêmement lourd, la qualité des solutions proposées par les prestataires de confiance dits « non qualifiés » n’en est pas moins bonne.

Ce qui distingue les services de ces deux types de prestataires, ce n’est pas la qualité du service rendu mais principalement le fait que les services proposés par les prestataires « non qualifiés » n’incluent pas la charge de la preuve. « Les prestataires de confiance offrent des solutions qui génèrent une plus grande confiance dans le document échangé. Même si ce prestataire ne dispose pas du label « qualifié », ses solutions sont tout à fait recevables devant un juge, qui peut éventuellement demander à un expert de certifier la robustesse du produit utilisé, » assure Ferdinand. « Il y a d’ailleurs, à l’heure actuelle, encore très peu de prestataires de services de confiance qualifiés en Europe. »

e-Archivage : la Belgique va un pas plus loin

Une foule d’applications tournent en permanence sur nos nombreux appareils et finissent forcément, un jour ou l’autre, par devenir obsolètes. Cette obsolescence fait que tout document risque de devenir inaccessible. Les documents se multiplient, on ne sait plus où se trouve la version originale ou la version définitive, la désorganisation informationnelle - et donc la perte d’information - menace la plupart des organisations... Et une faille de sécurité (y compris la simple perte d’une clé USB ou d’un PC !) ou la connaissance dépendante (c’est-à-dire la centralisation d’informations ou documents chez une seule personne, toujours susceptible de quitter l’entreprise) peuvent aggraver ces situations.

Bref, dans notre société numérique, l’archivage électronique est vraiment une question cruciale. C’est la question du futur et de la préservation à long terme des documents. Cela concerne aussi la fiabilité d’un document : qui en est l’auteur ? Peut-on être certain que son contenu n’a pas été altéré ? Quelle est la valeur légale d’un document ? Comment être en conformité avec les délais légaux de conservation ?

Adopté en Belgique il y a un peu plus d’un an, le « Digital Act » apporte des réponses à ces questions. Le Digital Act est la loi qui permet une bonne application du Règlement eIDAS en droit belge, mais il va un pas plus loin en apportant un cadre légal à l’archivage électronique. Le législateur belge a en effet choisi de déjà inclure l’e-archivage dans sa loi, en envisageant même d’y introduire l’obligation de passer par des prestataires de services qualifiés. « Ce point est encore assez flou, » explique Florian Delabie, Information Manager chez Docbyte, « d’autant qu’un tel AR serait contradictoire avec l’esprit de l’eIDAS, qui repose sur la liberté de choisir son fournisseur, qu’il soit qualifié ou non. »

Mais avec une telle décision, la Belgique pourrait faire office de précurseur, proposer des solutions d’e-archivage compétitives, en ayant un temps d’avance sur l’eIDAS.

Notons également qu’il est tout à fait possible de mettre en place sa propre solution interne d’e-archivage plutôt que d’avoir recours à un prestataire externe. Là aussi, une distinction est faite entre prestataires qualifiés et non qualifiés.

Votre entreprise doit-elle se mettre en chasse d’une solution d’e-archivage ? Ou vaut-il mieux attendre ? « D’ici la fin de l’année, on en saura un peu plus sur les standards qui seront adoptés. Mais commencer à mettre en place des processus de tri et de sélection de vos archives est certainement conseillé afin de pouvoir procéder, par la suite, à un archivage aussi correct que possible, » assure Florian Delabie.

La seconde partie sera consacrée à la signature, au recommandé et à la facturation électroniques. Suivez-nous sur www.agoria.be ou via AOL.

 

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