Participation in CEN standardisation meetings - CEN meeting management tool | Agoria

Participation in CEN standardisation meetings - CEN meeting management tool

Publié le 05/06/20 par Dirk De Moor
L'outil de gestion CEN Meeting est une application informatique disponible sur le portail du CEN depuis janvier 2018 et deviendra obligatoire à partir du 1er juillet pour ceux qui souhaitent participer aux réunions de normalisation du CEN.

L’objectif de CEN Meetings est de gérer les réunions physiques et virtuelles de manière centralisée et de permettre l’inscription des participants aux réunions par leur institut de normalisation national (National Standards Body – NSB) -  ou l’organisation de liaison respective ou par les participants eux-mêmes. L’utilisation de CEN Meetings sera obligatoire à compter du 1er juillet 2020. Cela signifie que seules les personnes inscrites dans le Global Directory peuvent y assister.

  • Les membres du comité du CEN peuvent s’inscrire en tant que délégué ou chef de délégation (Head of Delegation - HoD) jusqu’à la date limite d’inscription.
  • Le responsable de l’approbation des participants à la réunion (Meeting Participant Approver - MPA, généralement un membre du personnel du NSB) peut inscrire les délégués et HoD jusqu’au début de la réunion et peut refuser leur inscription.
  • Les experts (d’un GT) doivent s’inscrire eux-mêmes (avant que la réunion ne commence).

NOTE : Le principe de délégation nationale continuera d’être respecté, car le responsable de l’approbation des participants à la réunion (MPA) du NSB possède le dernier mot : il peut inscrire des personnes supplémentaires et/ou refuser les inscriptions effectuées par certains utilisateurs.

La période d’inscription (Registration period) est le moment pendant lequel les participants peuvent s’inscrire à une réunion en particulier. Les inscriptions ne peuvent être ouvertes que si le statut de la réunion est « Confirmée ». La période d’inscription aux réunions confirmées débute automatiquement 24 semaines (6 mois) avant la date de début de la réunion. Le but de la date limite d’inscription est d’indiquer aux participants jusqu’à quand ils peuvent s’inscrire à la réunion, et non quand la période d’inscription se termine. L’objectif est d’octroyer à l’organisateur de la réunion un certain temps pour les arrangements logistiques. La date limite d’inscription est fixée par défaut à deux semaines avant la date de début de la réunion.

NOTE : Après la date limite d’inscription, les personnes ayant reçu le rôle de membres du comité CEN d’un TC (comité technique) et d’un SC (sous-comité) ne peuvent plus s’inscrire en tant que délégué ou HoD à une réunion. Ils doivent être inscrits par leur MPA respectif (le NSB, p. ex.).

Cliquez ici pour télécharger le guide complet (en anglais)

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