À l'heure actuelle, plus aucune barrière technologique ne vient entraver la tenue de réunions virtuelles. Néanmoins, certaines discussions gagnent à être menées autour d’une table. Alors, à quoi prêter attention lors de l'organisation d'une réunion professionnelle ?


Certaines réunions doivent parfois se dérouler de manière physique.

Pensez à une séance de brainstorming, où tous les participants sont assis ensemble dans une même pièce et où il est beaucoup plus facile d'échanger des idées.  Une réunion physique reste également la meilleure option pour les discussions sensibles. De cette façon, vous pouvez réellement établir un contact visuel avec vos interlocuteurs, ce qui permet à chacun de se sentir beaucoup plus à l'aise.

À l'heure actuelle, pour organiser une réunion professionnelle qui garantisse la sécurité de tous les participants, il est préférable de choisir un lieu qui répond à un certain nombre de conditions spécifiques.

  1. Choisissez un lieu conforme aux directives officielles.

Les personnes qui mettent à disposition des salles de réunion doivent respecter des règles strictes pour garantir la santé des locataires. Pour s'assurer que toutes ces directives sont respectées, il est conseillé de vérifier les éléments suivants :  

  • Y a-t-il une entrée et une sortie distincte ?
  • Y a-t-il suffisamment de gel désinfectant pour les mains ?
  • Les collaborateurs gardent-ils une distance de 1,5 mètre entre eux ?
  • Comment se déroule l'enregistrement des participants ?
    Il est préférable de s'enregistrer sans contact, c'est-à-dire sans devoir le faire sur un écran tactile à l'entrée.
  • Les salles de réunion ont-elles été aménagées de manière à respecter les règles de distanciation sociale ?
  • Les salles de réunion ainsi que tout le matériel audiovisuel tel que les microphones, la télécommande des projecteurs, etc. sont-ils soigneusement nettoyés après chaque utilisation ?
  1. Le service de catering doit également répondre aux nouvelles normes de sécurité et de qualité.

    Le catering est un facteur très important pour la réussite d'une réunion. Toutefois, les règles de sécurité requièrent actuellement d'adopter une tout autre approche.

Les repas ou aliments emballés individuellement sont la norme, mais ne transigez pas sur la qualité ou le respect de l'environnement pour autant.

  1. Choisissez un lieu où vous pouvez combiner réunion physique et solutions virtuelles.

La distance obligatoire de 1,5 m exerce une énorme influence sur le nombre de participants que vous pouvez convier.  En tant qu'organisateur, comment rentabiliser pleinement l'investissement réalisé pour votre réunion ? Utilisez intelligemment les technologies disponibles ! Les logiciels de téléconférence constituent une solution intéressante pour les petites réunions, car ils permettent de faire participer davantage de personnes que celles présentes dans la salle.  Pour les réunions et conférences plus importantes, une plateforme de streaming en ligne est la solution idéale !

 

 

  1. Faites-vous assister pour l'organisation d'un événement entièrement virtuel.

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Les salles de réunion BluePoint répondent à toutes les prescriptions en matière de sécurité, sont équipées de technologies dernier cri et sont situées à des endroits stratégiques à travers le pays (Anvers, Bruxelles et Liège).

Grâce aux investissements réalisés dans la technologie et forts de leurs années d'expérience en matière d'événements hybrides, les collaborateurs de BluePoint se spécialisent désormais également dans l’organisation d’événements entièrement virtuels à un coût abordable. Ils s'engagent à réduire vos dépenses de 10 % tout en vous permettant d'atteindre vos objectifs. Les spécialistes de BluePoint s'occupent de la partie technique et intègrent vos desiderata dans la plateforme virtuelle !

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