La mise en œuvre d’un processus de digitalisation au sein d’une entreprise exerce un impact sur l’ensemble des départements, y compris le département juridique. Les juristes de l’entreprise de logistique H.Essers expliquent comment le passage à un logiciel juridique leur permet aujourd’hui de travailler de manière plus efficace.


En bref 

  • H.Essers est une entreprise belge de transport et de logistique qui compte des clients dans toute l’Europe.
  • Dans le cadre de la mise en œuvre d’un processus de digitalisation à l’échelle de l’entreprise, le département juridique était à la recherche d’un outil qui permettrait d’optimiser le flux de travail des juristes.
  • Le département a finalement opté pour la plateforme logicielle de Knowliah, un acteur de la LegalTech (technologie juridique) connu pour ses applications basées sur l’IA.
  • Les résultats se font clairement sentir : gain de temps pour les juristes, meilleure collaboration et réduction de la consommation de papier.

H.Essers est un prestataire de services logistiques proposant des solutions de transport et de logistique dans toute l’Europe. Avec une flotte de plus de 1.400 tracteurs et 3.400 remorques, l’entreprise dessert un large éventail d’entreprises dans les secteurs chimique et pharmaceutique, entre autres. Afin de soutenir ces activités et amener le service à nos clients à un niveau toujours plus élevé, H.Essersmise pleinement sur l’innovation et la digitalisation en interne. Dans cette optique, le département juridique utilise depuis peu une nouvelle plateforme logicielle.

Complexité croissante des dossiers juridiques

H.Essers a enregistré une forte croissance ces dernières années, laquelle s’est accompagnée de nouveaux défis dont l’impact s’est également fait sentir au sein du département juridique. Non seulement le département s’est développé proportionnellement à l’entreprise, mais il s’est également retrouvé confronté à des dossiers toujours plus complexes et divers.

Cette complexité est venue s’ajouter aux tâches habituelles du département juridique, à savoir le corporate housekeeping (exécution des obligations légales des entreprises, telles que l’organisation des assemblées annuelles), ce qui s’est traduit par une charge de travail accrue. Le service juridique de H.Essers s'est toujours organisé de manière très efficace et, pour pouvoir continuer à le faire à l'avenir, le passage à un outil numérique semblait être la solution appropriée. Les juristes de H.Essers avaient deux exigences spécifiques à cet égard : d’une part, ils souhaitaient rendre certains contrats disponibles de manière sélective et d’autre part, ils voulaient travailler le plus possible sans papier.

Le besoin s'est fait sentir d'optimiser la manière de travailler dans son ensemble. Le passage à un outil numérique est apparu comme la solution idéale.

La solution : un logiciel centralisé

La solution logicielle  de Knowliah, une entreprise de la LegalTech établie à Boortmeerbeek, permettait précisément de satisfaire à ces deux exigences. Le logiciel de Knowliah combine la gestion des dossiers et la gestion des contrats avec un système de gestion des informations de l’entreprise, trois priorités pour H.Essers.

Grâce à la plateforme, l’équipe juridique dispose à tout moment d’une vue d’ensemble claire des projets en cours et d’un accès immédiat à l’ensemble des informations relatives à une affaire ou une entreprise spécifique. La recherche manuelle de données, d’e-mails ou de documents appartient donc désormais au passé.

Des documents contextualisés

Autre avantage, la plateforme de Knowliah ajoute des informations pertinentes aux documents : toutes les informations que vous y introduisez sont automatiquement contextualisées en arrière-plan. Le logiciel reconnaît par exemple si un document donné est une facture, un e-mail, un contrat, une plainte ou un certificat. Des données supplémentaires sont également ajoutées, telles que la date d’échéance, la procédure du client en question, les juristes pour lesquels le document présente de l’intérêt et bien d’autres encore. Par ailleurs, la plateforme tient compte de réglementations telles que le RGPD et la réglementation en matière de protection de la vie privée.

Un workshop suivi d’une phase de test avant la migration

H.Essers a constitué une équipe de projet en interne, composée de collaborateurs des départements informatique et juridique. Au début du projet, Knowliah a organisé un workshop afin d’identifier les besoins. La plateforme a ensuite été configurée et optimisée, après quoi une phase de test a débuté. À l’issue de celle-ci, la migration des documents a été opérée et les utilisateurs ont été formés à l’utilisation de la plateforme. Il a fallu un peu de temps aux utilisateurs finaux pour s’habituer à cette transition du papier au numérique mais aujourd’hui, la plateforme est pleinement intégrée.

Il a fallu un peu de temps aux utilisateurs finaux pour s’habituer à cette transition du papier au numérique mais aujourd’hui, la plateforme est pleinement intégrée.

Une longue migration

Cette migration ne s’est pas déroulée sans heurt. En effet, le manque de métadonnées (données relatives au contexte d’un document) disponibles a quelque peu compliqué le processus. Avant que H.Essers n’utilise un outil logiciel, les documents étaient simplement sauvegardés tels quels. Il a donc fallu compléter manuellement l’ensemble des champs d’information de la plateforme, d’où un surcroît de travail. Vu la grande quantité de documents concernés, cette étape a pris un certain temps. Un travail fastidieux mais nécessaire pour pouvoir utiliser le logiciel de manière optimale par la suite

Un flux de travail conforme aux bonnes pratiques juridiques

Cela en valait-il le coup pour les juristes de H.Essers ? Oui, sans aucun doute, surtout si l’on adopte une perspective plus large. Le flux de travail de Knowliah s’intègre parfaitement aux bonnes pratiques du monde juridique. Ainsi, pour modifier un document, vous devez le télécharger, apporter les modifications puis le télécharger à nouveau vers la plateforme. Cette manière de procéder est un peu plus longue que de travailler simplement avec un fichier partagé ou un fichier Word mis à jour mais elle est également beaucoup plus fiable pour un juriste. De cette façon, les documents et modifications sont plus facilement traçables, ce qui est essentiel dans un cadre juridique.

Un gain de temps à plusieurs niveaux

Lorsque l’on passe à un outil logiciel, le gain de temps constitue presque toujours l’un des résultats les plus visibles. C’est également le cas chez H.Essers, où le principal gain de temps a été réalisé au niveau de la gestion commune des dossiers par les différents membres de l’équipe. Aucun juriste en particulier n’est responsable du dossier mais plusieurs collaborateurs y ont accès, ce qui s’avère particulièrement utile dans le cadre de dossiers internationaux et complexes ou, naturellement, en cas d’absence pour maladie ou de congés. En outre, les membres de l’équipe peuvent facilement poursuivre le travail commencé par leurs collègues, ce qui représente également un gain de temps pour le département juridique.

Aucun juriste en particulier n’est responsable du dossier mais plusieurs collaborateurs y ont accès, ce qui s’avère particulièrement utile en cas d’absences.

Les juristes de H.Essers espèrent que le gain de temps sera plus manifeste encore à l’avenir, à mesure que leurs dossiers deviendront plus complexes et plus internationaux.

Projets futurs : en lecture seule pour les nouveaux utilisateurs finaux

Aujourd’hui, la plateforme est si bien intégrée que l’équipe juridique est prête pour un déploiement dans d’autres départements. L’objectif est de rendre les versions en lecture seule des contrats plus largement disponibles, afin de faciliter l’accès aux documents, d’alléger la charge de travail de l’équipe juridique et de renforcer le contrôle sur la diffusion des documents.

Le département juridique est également en train de réfléchir avec le département financier à une centralisation de la gestion des dossiers permanents (p. ex. sociétés du groupe) dans Knowliah.

À propos de H.Essers
H.Essers est présente dans 17 pays, sur 73 sites différents, et compte plus de 6.500 travailleurs. Le siège social de Genk est soutenu par un second siège basé en Roumanie. En 2018, l’entreprise a réalisé un chiffre d’affaires de 679 millions d’euros.

À propos de Knowliah
Knowliah est active dans l’édition de logiciels depuis 1999 et a reçu le Best Legal Tech Company Award à l’occasion des Trends Legal Awards en 2018. La plateforme de Knowliah est utilisée à la fois par des juristes au sein de diverses entreprises et par des avocats en Belgique et à l’étranger. Knowliah a été reconnue comme l’un des fournisseurs les plus emblématiques à l’échelle mondiale dans le « Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions », publié par Gartner en octobre 2019.

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