Très vite, les réunions virtuelles ont connu un succès sans précédent en raison de la crise du coronavirus et de l'obligation de télétravailler qui en découlait. Il s’agissait tout simplement de la seule possibilité de se réunir. Cette technologie comporte certes des avantages, mais présente également certains inconvénients dont il vaut mieux tenir compte.


Réunions physiques versus réunions virtuelles

Cette technologie doit son succès actuel au fait que la crise du coronavirus a obligé les entreprises à organiser des réunions en ligne (celles-ci devant maintenir leurs activités). Ces réunions existent déjà depuis un certain temps, mais étaient auparavant délaissées au profit des réunions physiques.

Entretemps, nous sommes tous passés maîtres dans l'art de se réunir virtuellement. Aujourd’hui, l’heure est venue de dresser un premier bilan. Les réunions virtuelles sont-elles aussi efficaces que les réunions en face à face et créent-elles des relations professionnelles tout aussi profondes ? La variante en ligne génère-t-elle autant de leads commerciaux ? Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages et inconvénients des réunions virtuelles.

Les avantages des réunions en ligne

  • Un accès facile et planétaire : les participants originaires d'autres provinces, pays et même continents peuvent prendre part à votre réunion virtuelle en quelques clics. La distance ? Plus besoin de la prendre en compte !
  • Économie de temps et de coûts : les embouteillages, les longs voyages en train ou en avion ? En organisant des réunions en ligne, vous dites adieu à ces contraintes et réalisez des gains de temps considérables. Et vu que le temps, c'est de l'argent, vous réalisez une double économie.
  • Taux de participation plus élevé : il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il est impossible d'assister à une réunion physique. Si vous optez pour la variante en ligne, plusieurs de ces raisons disparaissent. Vous pouvez facilement rejoindre une réunion et la quitter tout aussi facilement si nécessaire. Ces réunions offrent une grande flexibilité et les participants pourront et voudront donc assister à un plus grand nombre de réunions.
  • Bon pour l'environnement : en partageant votre écran et en enregistrant votre présentation en ligne, vous ne devez plus distribuer de documents papier. Et, comme évoqué ci-dessus, les réunions virtuelles nécessitent moins de déplacements.

Réunions virtuelles : les inconvénients

Les réunions physiques font-elles donc partie du passé ? La réalité est plus nuancée. La variante virtuelle présente tout de même certains inconvénients. En voici quelques-uns :

  • Compréhension interpersonnelle moins aisée : ce n'est pas seulement ce que vous dites qui est important, c'est aussi la façon dont vous le dites. Une expression faciale ou un langage corporel spécifique en disent long. Le meilleur moyen de comprendre quelqu'un en profondeur est de lire son visage. L'absence de langage corporel dans les réunions virtuelles peut entraîner des malentendus.
  • Problèmes de connexion : sans technologie, impossible d’organiser des réunions virtuelles. Mais elle peut parfois vous jouer des tours. Rien de tel pour gâcher votre réunion virtuelle ! En tant qu'organisateur, vous avez le contrôle sur votre matériel, mais malheureusement, vous devez vous fier aveuglément à la connexion ou à l'équipement des participants.
  • Aucune interaction humaine : le maintien des relations sociales est extrêmement important. Mais les contacts sociaux disparaissent quand on utilise un logiciel de réunion en ligne. Les réunions deviennent plus professionnelles et les possibilités de réseautage restent limitées. Dès lors, il convient de bien songer aux réunions qu'il vaut mieux organiser en ligne et à celles qu'il est préférable de maintenir en présentiel.
  • Les hackers à l’affût : bien entendu, les réunions en ligne comportent un risque plus important en matière de sécurité, ce qui peut compromettre la confidentialité d'une réunion.

Combiner réunions en ligne et réunions physiques

Cela va de soi : organiser des réunions en ligne est pratique, fait gagner du temps et réduit les coûts, mais cette méthode est vulnérable aux problèmes de connexion et aux hackers tout en limitant les relations interpersonnelles. Ces réunions semblent également entraîner une baisse de l'implication et une diminution des leads commerciaux. La variante virtuelle n'est donc pas toujours la meilleure solution. Le conseil de BluePoint ? Combinez le meilleur des deux mondes et optez pour les réunions hybrides !

Vous souhaitez obtenir les conseils des experts de BluePoint en matière de réunions virtuelles, hybrides et physiques pour vos réunions en ligne et hors ligne ou souhaitez demander une visite ? Dans ce cas, n'hésitez pas à nous contacter sur http://www.bluepoint.be/ ! 

Cet article a initialement été publié sur www.kmoinsider.be.