Au sein de nombreuses entreprises, l'entretien d'évaluation annuel est source de tensions parmi les collaborateurs. Souvent, cela conduit à une baisse de la motivation et de l'implication, alors que cela devrait précisément être l'inverse. Le groupe Picanol a constaté, lui aussi, que les entretiens d'évaluation annuels manquaient leur cible...


Pour y remédier, l'équipe RH a adopté l'an dernier un système d'évaluation numérique grâce auquel les collaborateurs reçoivent un coaching et un feedback permanent.

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Pourquoi vous êtes-vous lancés dans ce projet ?

La littérature révèle qu'un entretien d'évaluation sur trois conduit à de moins bonnes prestations. Cela s'explique notamment par des objectifs contradictoires : gestion du personnel (évolution des salaires, constitution des dossiers, évolution, ...) versus développement du travailleur (correction, formation, amélioration, ...). D'autre part, les responsables sont souvent réticents à l'idée de mener de tels entretiens. Ils veulent éviter de donner un feedback ou le différer et préfèrent modérer leurs propos. Du côté des collaborateurs également, on observe parfois une attitude défensive en cas de feedback négatif.

Toutefois, supprimer le système d'évaluation n'était pas une option à nos yeux. En effet, nous constatons que les collaborateurs sont demandeurs de feedback et que les jeunes, en particulier, ont besoin de coaching.

C'est pourquoi nous nous sommes lancés à la recherche d'un système pouvant offrir le soutien nécessaire. Nous sommes partis d'une transformation des entretiens actuels en des entretiens plus fréquents, mettant l'accent sur le feed forward, plus courts et sur mesure. La nouvelle stratégie s'inscrit également dans une vision plus large : " Comment pouvons-nous, en tant qu'entreprise, nous préparer aux défis à venir ? " L'importance de facteurs tels que la gestion des talents, la transparence et l'efficacité ne cesse de croître à cet égard.

Pour quelle solution avez-vous opté ?

Le groupe Picanol ne cherchait pas seulement un outil mais visait aussi un changement au sein de l'organisation. Pour ce qui est de l'outil, nous avons opté pour le logiciel Intuo, qui répondait à nos attentes. La plateforme en ligne présente sous un autre angle les modèles RH traditionnels en mettant le travailleur au centre. Cet outil permet au groupe Picanol de donner plus régulièrement un feedback à ses collaborateurs, en ligne, et de les coacher via l'application web.

Les responsables utilisent la fonctionnalité check-in pour planifier des rendez-vous avec les membres de leur équipe afin de discuter d'un thème de coaching déterminé. Durant les check-ins, les objectifs personnels et l'évolution du travailleur sont abordés. Ces discussions contribuent de manière plus générale au développement personnel et à la satisfaction au travail et concernant le travail. Cela permet d'améliorer les performances du travailleur et de renforcer l'interaction avec ce dernier. Qu'il soit positif ou négatif, le feedback qui est donné contribue à la capacité d'apprentissage et au potentiel d'amélioration du collaborateur.

Quelle approche a été adoptée dans le cadre de ce projet ?

En 2017, nous avons lancé un projet pilote. Cinq équipes ont suivi un workshop sur le thème " changing habits " et ont commencé à utiliser l'outil.

L'approche a été évaluée un an plus tard. Rapidement, il s'est avéré que l'accent devait moins être mis sur le changement et plus sur le soutien des responsables afin de faire de ceux-ci de véritables coachs. L'introduction de l'outil s'effectue également par le biais de workshops. En effet, la numérisation ne s'improvise pas et les collaborateurs ont besoin d'un accompagnement pour apprendre à utiliser l'outil.

Les participants au projet pilote ont également suggéré diverses simplifications et personnalisations qu'Intuo a intégrées à l'outil. La plateforme offre de multiples possibilités mais il a été décidé de commencer par un ensemble de base, auquel de nouvelles fonctionnalités pourraient être ajoutées par la suite. Pour l'heure, nous nous concentrons sur l'essence même du logiciel : faciliter le feedback, tant du point de vue de celui qui le donne que du point de vue de celui qui le reçoit.

Nous prenons également le temps de suivre l'utilisation de l'outil et de communiquer concernant le changement : " Quel était l'ancien système ? Quel est le nouveau système ? Quel objectif souhaitons-nous atteindre ? "

Quelles sont les prochaines étapes ?

Nous sommes convaincus que nous avons pris la bonne voie en numérisant les processus RH. Nous entrons à présent dans la phase de déploiement. Le projet est en plein développement et 450 employés au total utiliseront cet outil d'ici un an. À terme, cet outil remplacera le processus d'évaluation annuel classique.

Els Thieren : " Donner et recevoir un feedback doit devenir une habitude avec laquelle chaque collaborateur et chaque responsable doit se sentir à l'aise "

Pour chaque collaborateur, 4 check-ins seront planifiés durant la première année. Cela leur permettra de découvrir la plateforme et d'encourager son utilisation. Donner et recevoir un feedback ou un coaching doit devenir une habitude avec laquelle chaque collaborateur et chaque responsable doit se sentir à l'aise et cela ne doit plus être considéré comme une obligation imposée par les RH.

L'objectif est de développer une culture d'entreprise axée sur le coaching et le feedback permanent et mettant l'accent sur le développement et les ambitions des collaborateurs. Cela doit conduire à un leadership partagé ainsi qu'à une plus grande autonomie.

Avez-vous d'autres projets de numérisation au sein des RH ?

Nous allons continuer à faire évoluer l'outil avec les collaborateurs. Nous avons appris que le changement demandait du temps et qu'il fallait procéder étape par étape.

À propos du groupe Picanol

Le groupe Picanol est un groupe international orienté client spécialisé dans la conception, la production et la vente de machines à tisser haute technologie (division Weaving Machines), d'engineered casting solutions et de custom-made controllers (division Industries). Outre son siège social établi à Ypres (Belgique), le groupe Picanol possède également des installations de production en Asie et en Europe, reliées à un réseau de vente et de services propre à travers le monde. En 2017, le groupe Picanol a réalisé un chiffre d'affaires consolidé de 688,93 millions d'euros. Le groupe Picanol emploie près de 2.300 collaborateurs à travers le monde et est coté sur Euronext Bruxelles (PIC) depuis 1966. 

 

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