De plus en plus d'entreprises, mais aussi de maisons de repos ou résidences-services, sont tenues d’assurer une identification de tous leurs visiteurs. Une mission lourde à gérer d’autant que de les organisations sont de plus en plus nombreuses à ne pas avoir de personnel de réception.


Up Trace, nouveau membre d’Agoria, est une société de services spécialisée dans la traçabilité digitale, principalement dans le domaine de la production. Fondée il y a 15 ans, elle propose plusieurs solutions de gestion centralisée, d’identification et de pilotage de flux (de produits, de matériel, etc.) Elle propose tant des softwares d’intégration des supply chain aux systèmes ERP, que du hardware d’étiquetage/marquage.

Comme de nombreuses entreprises actives dans le secteur industriel, la période du confinement a provoqué un ralentissement de l’activité. Certains membres du personnel ont dû être mis en chômage temporaire suite à la suspension de plusieurs projets. Mais la traçabilité étant le cœur de métier d’Up Trace, ses dirigeants ont très rapidement détecté la possibilité d’appliquer leurs technologies de suivi et d’identification à la problématique du suivi des contacts dans le cadre de la lutte contre la pandémie de covid-19.

Des entreprises, mais aussi des maisons de repos, des résidences-services ou autres, sont tenues d’assurer une identification de tous leurs visiteurs. Une mission assez fastidieuse et lourde à gérer d’autant que de plus en plus de sociétés n’ont plus de personnel de réception et que la fonction ‘accueil’ est de plus en plus souvent digitalisée.

Pas d’app à télécharger

C’est ainsi qu’Up Trace a développé Seriane, Protect People.  Pour l’utilisateur/visiteur, pas d’app à télécharger mais juste un QR code à scanner avec son smart phone lorsqu’il arrive sur son lieu de rendez-vous.

Lorsqu’il a scanné le QR code, le visiteur commence par remplir ses coordonnées, il sélectionne la personne qu’il doit rencontrer et répond à un questionnaire rédigé par l’entreprise. «  Il s’agit en l’occurrence de questions liées à son état de santé, »  explique Thierry van Ravestyn , CEO d’Up Trace. « Nous garantissons bien entendu la confidentialité de ses réponses » .

Le visiteur doit en effet confirmer qu’il a bien lu le texte conforme au RGPD qui explique les conditions d’utilisation des données. Dans ce cas précis de crise sanitaire, le texte spécifie que ses données seront supprimées après 2 mois. « Mais à l’avenir, lorsque cette épidémie sera derrière nous, on pourrait imaginer d’autres questions et d’autres objectifs de suivi. Si l’entreprise souhaite faire un autre usage de la solution et collecter d’autres données, à des fins commerciales notamment, le texte RGPD apparaissant pourra être adapté, » poursuit Thierry van Ravestyn.

Dès que ces étapes sont réalisées, le visiteur reçoit un e-mail avec les informations d’accès.

En fonction des réponses faites par le visiteur, un code couleur - vert ou orange - est édité. Vert signifiant que la personne est ‘sans risque’, orange signifiant que la personne présente un risque de contamination.

Une solution personnalisable

De son côté l’entreprise dispose d’une plateforme lui permettant de configurer le formulaire et les questions (la solution existe actuellement en français, néerlandais, anglais, allemand et espagnol), d’ajouter son logo, etc... Elle choisit également à quelle(s) autres(s) personne(s) l’e-mail de confirmation est envoyé, par exemple à la personne visitée pour la prévenir de l’arrivée de son visiteur. On peut également activer une fonction de suivi : un e-mail est alors automatiquement envoyé au visiteur x jours après la visite pour savoir où en est son état de santé.

Les entreprises peuvent affiner la solution en éditant des QR codes spécifiques pour les ‘lieux communs’, par exemple les salles de réunion ou la cafétéria. L’objectif étant de savoir qui a occupé quelle salle et à quel moment.

Thiery van Ravestyn : « Notre solution est hébergée dans le cloud et grâce au cryptage, la sécurité des données est totalement garantie. »

La plateforme comprend enfin un outil de consultation permettant de retrouver toutes les données grâce à de nombreux filtres : par personne, par date de visite, par salle, par code couleur...

« Notre solution est déjà utilisée par une série d’entreprises et maisons de repos en Belgique et au Luxembourg, d’autres demandes sont en cours et nous avons des marques d’intérêt de l’étranger et du secteur de l’horeca », conclut le CEO d’Up Trace.

« Nous avons lancé ce projet très rapidement, en réaction au contexte, pour apporter notre pierre à l’édifice dans la lutte contre le coronavirus. Mais cela a aussi permis de remettre au travail plusieurs personnes, de challenger les équipes et de créer de la motivation durant cette période si particulière. » 

Plus d’info : https://www.up-trace.com

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